Jak skutecznie odciążyć organizatora konferencji

Lista zadań organizatora, którą musi zrealizować od początku pracy nad projektem, aż do jego zamknięcia, wydaje się nie mieć końca. Spoczywa na nim odpowiedzialność za program, zaangażowanie gości specjalnych i prelegentów, techniczną obsługę wydarzenia, właściwą realizację na miejscu (o czym pisaliśmy w poprzednim tekście), a także przygotowanie raportów i zamknięcie całego przedsięwzięcia.

Choć tej odpowiedzialności nie da się przenieść, istnieją sposoby osiągnięcia tych samych rezultatów, przy powierzeniu pewnych zadań zewnętrznym partnerom, pracującym przy tym samym projekcie. Warto wykorzystać możliwości, jakimi dysponuje podmiot udostępniający salę konferencyjną – dobrze realizując przyjęte zamierzenia oraz ograniczając przy tym wiele formalności. Największe możliwości w tym zakresie, z naturalnych przyczyn mają hotele, dysponujące jednocześnie zapleczem konferencyjnym, noclegowym i restauracyjnym.

1. Organizacja cateringu przez podmiot udostępniający salę. Już na etapie poszukiwań właściwego miejsca można otrzymać gotową propozycję poczęstunku konferencyjnego. Dla firmy zewnętrznej, każde nowe foyer przeznaczone na catering jest wyzwaniem dobrego zorganizowania przestrzeni. Dla hotelu, który wykorzystuje to wnętrze na bieżąco, miejsce nie stanowi żadnego problemu – sprawdzone wcześniej rozwiązania znajdują swoje zastosowanie przy kolejnych wydarzeniach. Dodatkowo, organizator nie musi wyobrażać sobie, jak będzie wyglądała obsługa jego wydarzenia – ma możliwość sprawdzenia cateringu w tym miejscu przy okazji innego eventu. Co więcej, ciężar odpowiedzialności za dobrze zrealizowane zamówienie jest, w takim przypadku, częściowo zdjęty z organizatora. Podany poczęstunek będzie nie tylko wizytówką konferencji, ale także samego hotelu i innych usług, które oferuje on szerokiemu odbiorcy.

2. Skorzystanie z oferty noclegowej hotelu, w którym ma miejsce konferencja. To rozwiązanie nie tylko praktyczne z punktu widzenia organizatora. Przede wszystkim, to gwarancja wygody dla uczestników korzystających z opcji noclegu – dzięki temu łatwiej uniknąć problemów logistycznych, związanych m.in. z nieznajomością trasy z wynajętego hotelu na właściwą konferencję. To także oszczędność dla uczestników wydarzenia, którzy nie muszą zamawiać taksówki, żeby dotrzeć na miejsce noclegu z późno zakończonej gali wydarzenia. Dodatkowym atutem wyboru sali konferencyjnej z noclegiem w tym samym miejscu, jest  naturalna integracja uczestniczących w wydarzeniu osób.

3. Organizacja i zapewnienie transportu przez hotel. Kompleksy konferencyjne często mają umowy z korporacjami taksówkarskimi, dzięki którym ich klienci mogą liczyć na specjalne zniżki. To korzystne dla każdej ze stron – uczestników, dla których obniżka ceny za przejazd jest zawsze atrakcyjna, a także dla organizatora konferencji, który nie musi zastanawiać się, skąd zamówić samochód.

Hotele często mają też możliwość organizacji w dobrej cenie transportu dla większej grupy osób – co jest niezwykle wygodnym rozwiązaniem dla koordynatora konferencji, który nie musi tą sprawą zajmować się osobiście.

5. Pomoc w rozmieszczeniu materiałów na miejscu konferencji. Obiekty konferencyjne dysponują często sprzętami (takimi jak specjalne tablice, czy ekrany), które mogą się przydać organizatorom w trakcie eventu. Wiadomo, gdzie te wyświetlacze są rozmieszczone, w związku z tym możliwe jest przygotowanie odpowiednich, dopasowanych prezentacji. Wcześniejsze przekazanie tych materiałów operatorowi sali (i całego obiektu), pozwala koordynatorowi wydarzenia oszczędzić czas na miejscu i spokojnie poświęcić się innym przygotowaniom.

5. Przejęcie części roli opiekuna gości konferencji. Miejsce, w którym odbywa się konferencja może ze swojej strony zapewnić osobę – opiekuna, która na stałe będzie nadzorować przebieg wydarzeń w trakcie konferencji, zajmie się ewentualnymi technicznymi problemami gości wydarzenia, pomoże im się odnaleźć na miejscu oraz odpowie na pytania, dotyczące kwestii organizacyjnych (poza merytorycznych).

6. Usługi dodatkowe. Organizacja konferencji w hotelu, poza omówionymi wyżej zaletami, daje także dodatkowe możliwości. Hotele często oferują opracowane specjalnie dla ich gości programy zwiedzania miasta, pakiety rozrywkowe, a także usługę konsjerża dla bardziej wymagających gości. To właśnie hotel może zająć się pełną organizacją wycieczek dla uczestników konferencji.

Dobra realizacja wszystkich części każdego wydarzenia biznesowego, to oczywiście zadanie organizatora. Warto jednak, znajdując się na jego pozycji, wykorzystywać możliwości, jakie daje współpraca z partnerami. Daje to nie tylko dobre, realne rezultaty, które mogą zauważyć adresaci podejmowanych działań, ale często ułatwia formalności związane z organizacją takich eventów. Niewątpliwą zaletą jest możliwość rozliczenia się tylko z jednym kontrahentem, który na jednej fakturze zawrze wszystkie, zrealizowane w ramach kompleksowej obsługi zadania. Kompleksowa obsługa organizacyjna zapewniona przez jednego partnera zewnętrznego, często wiąże się też z obniżką kosztów, jakie trzeba by ponieść zajmując się każdym zadaniem oddzielnie.