Światowe trendy w organizacji konferencji

Każdy organizator staje przed wyborem, w co warto inwestować, żeby stworzyć konferencję, która zainteresuje swoją grupę docelową. 
Jak zbudować event tak, aby przyciągnął grupę docelową i w pełni usatysfakcjonował uczestników? Jakie narzędzia wykorzystać, żeby wydarzenie stało się cenną wizytówką organizatora? Jak organizuje się konferencje na świecie? Na co zwracają uwagę eksperci? 
Warto obserwować dobrze zorganizowane wydarzenia – to ich twórcy kreują światowe trendy. 

1. Uczestnik jest najważniejszy
Każda konferencja albo spotkanie biznesowe powinno być w pierwszej kolejności dostosowywane do jego odbiorców. Oprawa graficzna wydarzeń, menu cateringu, ustawienie krzeseł w sali powinny być dopasowane do profilu publiczności. Przekłada się to zawsze na większą satysfakcję odbiorów i ich chęć uczestnictwa w kolejnych eventach organizatora. 
Drugą, potrzebną praktyką jest aktywizowanie publiczności – zapewnienie możliwości bieżącego zadawania pytań. Przekazanie uczestnikom „ruchomego” mikrofonu daje im poczucie współtworzenia konferencji i – w ramach funkcji edukacyjnej – przełamuje strach przed wystąpieniami publicznymi.

2. Informacja zwrotna od odbiorów
Skoro publiczność jest najważniejsza, to jej opinia musi być traktowana jako najcenniejsza. Dobrze sprawdza się przygotowanie dla każdego z uczestników krótkiej ankiety. Istotne jest zadawanie konkretnych pytań, które badają poziom zadowolenia uczestników i pozwalają im (np. w pięciopunktowej skali) ocenić poziom organizacji pod wieloma aspektami. Po pierwsze, łatwo jest wyciągnąć wnioski z wyników takiej ankiety, a po drugie, kolejny raz, da ona odbiorcom poczucie realnego wpływu na organizację wydarzenia.

3. Inwestycja w technologie i nieprzerwany digital
Technologie rozwijają się, cały świat czeka na kolejne nowości. Biznes czeka na kolejne narzędzia, które będą ułatwiać i usprawniać pracę i bardzo szybko adaptuje nowe rozwiązania. Organizując konferencję trzeba o tym pamiętać. Dostęp do szybkiego Wi-Fi to już absolutny standard. Ale warto zainteresować się także aplikacjami, które pozwalają m.in. na bieżąco wymieniać się materiałami konferencyjnymi, ocenić prelegentów, odebrać od uczestników Feedback z wydarzenia, czy zawiązać kontakt z potencjalnymi partnerami jeszcze przed właściwym networkingiem. Innym dobrym pomysłem jest zapewnienie transmisji na żywo z konferencji.
Zaproszenia na konferencję w social mediach, foto-relacje z komentarzem po wydarzeniu stanowią już naturalne zabiegi marketingowe. Nie można jednak zapomnieć, że uczestnicy, choć przyszli na event osobiście, cały czas są połączeni z wirtualną rzeczywistością. Komunikacja w portalach społecznościowych musi być więc prowadzona na bieżąco, także w trakcie wydarzenia. Skierowanie jej do obecnych na sali uczestników dodatkowo ich aktywizuje, pozwala im włączać się w dyskusję na szerokim forum i daje jeszcze mocniejsze poczucie przynależności do społeczności publiczności tego wydarzenia. 

4. Organizator – moderator spotkań networkingowych offline
Choć świat biznesu dostrzega, jak skutecznym narzędziem w budowaniu relacji jest networking, nie każdy potrafi odnaleźć się na spotkaniu o takim charakterze. Organizator, w miarę możliwości, powinien aranżować pewne rozmowy, tak, żeby uczestnicy jego wydarzeń czuli się usatysfakcjonowani udziałem w konferencji i wyciągnęli z niej jak najwięcej.

5. Konferencja jak warsztaty
Potrzeby współczesnego biznesu i powszechny dostęp do informacji przewartościowały cele organizacji konferencji. Dziś ciekawych wykładów można posłuchać w Internecie. To oczywiście ważny element każdego wydarzenia, jednak uczestnicy, biorąc udział w spotkaniach biznesowych oczekują nabycia realnych umiejętności, a nie tylko teoretycznej wiedzy. To doświadczenie jest teraz w cenie.

6. Wydarzenia kompleksowe
Przygotowanie programu konferencji, zaproszenie prelegentów oraz zapewnienie sali i cateringu to nie wszystko. Do docelowych odbiorców trafia tak wiele zaproszeń na różne wydarzenia biznesowe, że mogą oni przebierać w ofertach. I naturalnie, wybierają opcję, która zapewnia im najwięcej. Organizator wydarzenia powinien zadbać więc o to, żeby swoim potencjalnym uczestnikom podpowiedzieć najkorzystniejszą możliwość dojazdu na miejsce, zorganizować spotkanie przedeventowe, zwane czasem „before party”, jeśli pierwsi goście wydarzenia pojawiają wcześniej oraz zaproponować aktywności na czas „po konferencji” – np. zwiedzanie okolicy.
Dobra organizacja wymaga skupienia się, nie tylko na właściwym celu wydarzenia, ale w równym stopniu na dotyczących jego oprawy detalach. Łatwo się pogubić w ich ilości, dlatego w realizacji każdego eventu, bez względu na obowiązującą modę, warto być wiernym jeszcze jednemu, ponadczasowemu trendowi – prostocie.