Jak skutecznie wykorzystywać media społecznościowe przy organizacji konferencji?

Social media coraz mocniej wchodzą także do sfery biznesowej. Dziś, na każdym etapie przygotowywania wydarzenia, od jego planowania, poprzez promocję, działania w czasie rzeczywistym podczas konferencji, aż po podtrzymywanie kontaktu z publicznością po jej zakończeniu warto skorzystać z możliwości, jakie dają media społecznościowe. Wiele słynnych na całym świecie wydarzeń, takich jak London Fashion Week czy  Children’s Hospital’s Columbus Marathon , skutecznie zwiększa w ten sposób swoją obecność w mediach.

Niezależnie od typu organizowanego wydarzenia, związana z nim aktywność na Facebooku, Twitterze lub Youtube jest ważnym elementem jego przygotowania. Na etapie planowania konferencji, współpraca z wykorzystaniem sieci społecznościowych usprawnia przepływ informacji i pozwala zaoszczędzić czas. Platformy utworzone specjalnie w tym celu ułatwiają zbieranie informacji o udziale od zaproszonych prelegentów, a także pozwalają generować statystyki, np. dotyczące charakterystyki grupy osób zainteresowanych wydarzeniem.

Już na pierwszym etapie warto zaktywizować potencjalnych uczestników konferencji, zachęcając ich by zagłosowali na prelegenta lub propozycję tematu, który ich szczególnie zainteresował. Wypowiedzi i dyskusje wywiązujące się w sieci nie tylko przekładają się na większą rozpoznawalność wydarzenia, ale także mają szansę przyciągnąć uwagę dodatkowych osób. Analiza potrzeb zainteresowanych uczestników (wynikających też często z treści udostępnianych przez nich publicznie) może przyczynić się do pełniejszego dostosowania do nich całego eventu i tym samym, sprostania ich oczekiwaniom.

Promując konferencję, warto utworzyć wydarzenie na Facebooku, Google+ czy Eventility. Dodatkowo, odnośnik do podzielenia się treścią w serwisie społecznościowym może pojawić się na stronie, gdzie rejestrują się uczestnicy. Udostępnianie informacji o udziale przyciąga uwagę innych potencjalnie zainteresowanych osób. Dodatkowo, ustalenie oficjalnych hashtagów pozwala wszystkim pozostawać na bieżąco, a reakcje na zamieszczone przez organizatora treści mogą być początkiem interakcji pomiędzy odbiorcami komunikatów.

Ruchome obrazy przygotowane na potrzeby promowania wydarzenia zawsze przyciągają uwagę. Charakterystyczny spot, nakręcony z pomysłem i udostępniony kanałami social media, jest łatwo zapamiętywany, co przekłada się na szeroką rozpoznawalność jego przedmiotu. Dobrą formą promocji jest udostępnianie zdjęć albo filmów wideo z przygotowań do wydarzenia oraz „zajawek” z krótkimi wywiadami z prelegentami.

W czasie konferencji angażowanie publiczności do aktywności w Internecie może przyjąć formę nagradzania autorów najciekawszych wypowiedzi, wybieranie tweeta albo zdjęcia dnia. Coraz silniejszym trendem oraz ukłonem w stronę osób, które nie mogły dotrzeć na miejsce jest udostępnienie streamingu z wydarzenia. Dzięki temu treści mogą dotrzeć do szerszej publicznośći, a wydarzenie ma szansę zyskać nawet międzynarodowy zasięg, jeśli wystąpienia będą prowadzone po angielsku.

Ważne jest, aby sprawnie odpowiadać na pytania zadawane przez uczestników w serwisach społecznościowych. Szybka pomoc i reagowanie w sieci robi pozytywne wrażenie i ułatwia komunikację. Można też zachęcać gości do oznaczania się w różnych punktach na terenie organizacji wydarzenia. Przeglądający hashtag mogą dzięki temu natknąć się na informację o miejscu czy stoisku, które warto odwiedzić.

Po zakończeniu konferencji warto przygotować podsumowania w formie filmów na Youtube – przypomni to uczestnikom najciekawsze momenty, a osoby nieobecne zachęci do pełnego uczestnictwa w kolejnych wydarzeniach tego samego organizatora. Streszczenia i podsumowanie prezentacji można udostępniać także za pośrednictwem SlideShare albo na blogu. Taki zabieg sprawi, że osoby szukające informacji na dany temat, nawet długo po konferencji, będą trafiać na stronę organizatora.

Po większości wydarzeń zbierane są opinie uczestników, co angażuje ich w proces ulepszania i pokazuje im, że organizatorzy chcą poznać ich zdanie i jeszcze lepiej przygotować kolejne eventy. Jest to ważne zwłaszcza w przypadku tych, które odbywają się regularnie. Utrzymywanie kontaktu z odbiorcami przez cały okres pomiędzy kolejnymi edycjami wydarzenia pozwoli wytworzyć wartościową społeczność osób zainteresowanych podobną tematyką.

Wykorzystywanie możliwości, jakie daje social media usprawnia organizację konferencji, a korzyści z tego są odczuwalne zarówno po stronie organizatora, jak i uczestników. Wszystkie etapy przygotowania, dzięki zaangażowaniu odpowiednich narzędzi będą przebiegać płynniej, a stały kontakt online z publicznością zainteresuje więcej osób i zwiększy ich zaangażowanie.