Korzyści płynące z organizacji konferencji z noclegiem na miejscu

Popularnym trendem w organizacji konferencji biznesowych – nawet tych jednodniowych, jest zapewnienie noclegu uczestnikom na miejscu. Z tego powodu często hotelowe kompleksy konferencyjne cieszą się większą popularnością niż odrębne centra kongresowe. Jest wiele korzyści płynących z organizacji tego typu „przedłużonych” spotkań.

1. Utrzymywanie wyższego skupienia uczestników.

Konferencje z noclegiem w tym samym miejscu – czyli z zapewnieniem prywatnego miejsca na odpoczynek przez cały czas trwania wydarzenia pozwalają utrzymywać wysoką koncentrację uczestników tego rodzaju spotkań. Regularne przerwy, podczas których każdy może wykorzystać czas na odpoczynek (nawet drzemkę) przekładają się na stałą „świeżość” umysłów gości konferencji i większą produktywność spotkań.

2. Więcej czasu na realizację programu.

Konferencje, po których goście mogą udać się od razu na nocleg w tym samym miejscu i nie muszą przewidywać czasu na powrót do domu, pozwalają zaplanować program na cały dzień i przeznaczyć na poszczególne panele więcej czasu. Bardziej skomplikowane tematy mogą być w pełni omówione, a ewentualne opóźnienia nie wiążą się z koniecznością skracania kolejnych części.

3. Integracja.

Wzajemna znajomość zespołu zawsze przekłada się pozytywnie na jego produktywność. Konferencje z noclegiem sprawdzają się często w przypadku dużych firm, które posiadają swoje siedziby w różnych miastach. Ich pracownicy, choć współpracują ze sobą na co dzień, często nie mają okazji poznać się osobiście. Możliwość przedłużenia wydarzenia na nieoficjalne spotkanie integracyjne pozwala wszystkim uczestnikom konferencji poznać się lepiej.

4. Większa efektywność spotkań osobistych.

Badania pokazują, że uczestnicy wirtualnych konferencji w czasie ich trwania często wykonują szereg innych czynności (takich jak: wysyłanie emaili, jedzenie, przeglądanie portali społecznościowych czy nawet robienie zakupów internetowych), przez co ich koncentracja jest mocno zaburzona. Osobiste spotkania podczas konferencji, w których czas na realizację zadań, przeprowadzanie rozmów, czy networking nie są ograniczone limitami programu, a rozmówców nie dzielą ekrany komputerów, zawsze wiążą się z biznesowymi korzyściami.

Zapewnienie gościom konferencyjnym komfortu jest zadaniem każdego organizatora. Umożliwienie opcji noclegu w miejscu, w którym odbywała się konferencja niewątpliwie przekłada się na pozytywny odbiór całej organizacji. Dodatkowo, ciekawe propozycje wykorzystania czasu po oficjalnej części wydarzenia, np. nocne zwiedzanie miasta albo kolacja w nietypowym, znanym tylko mieszkańcom miejscu będą atrakcją, którą uczestnicy eventu na pewno zapamiętają na długo. Na pozytywnym wizerunku wydarzenia organizator może tylko zyskać.