Narzędzia wspomagające organizację pracy przy konferencji

Organizacja konferencji jest zadaniem wymagającym ogromnych nakładów czasu
i pracy. Uporządkowanie i sprawowanie pełnej kontroli nad każdym szczegółem
nie jest zadaniem łatwym, szczególnie do realizowania przez jedną osobę. Ciągle popularną metodą utrzymywania kontaktu z zarządzaną grupą jest tradycyjne wysyłanie wiadomości SMS i e-maili. To rozwiązanie coraz częściej okazuje się jednak mało praktyczne i niewystarczające, ze względu na brak automatycznych potwierdzeń odczytu każdej wysłanej informacji i łatwej możliwości archiwizacji w jednym miejscu poruszanych wątków. Z tego względu warto wykorzystać pojawiające się na rynku nowe narzędzia wspomagające pracę przy organizacji wydarzeń.

Wraz z rozwojem technologii ciągle powstają nowe aplikacje i systemy ułatwiające kontakt oraz planowanie i koordynację pracy zespołu. Pozwalają one na rozpisanie każdego etapu prac na mniejsze zadania, łatwiejsze do wykonania w niewielkich krokach. Dodatkowo narzędzia te udostępniają możliwość wspólnej komunikacji, bez względu na odległość, wielkość grupy i czas. Spośród wielu sprawdzonych i popularnych programów wyróżnić można m.in. Asanę, Trello, czy Basecamp. Funkcje każdego z nich, choć podobne, gwarantują różne możliwości, sprawdzające się przy organizacji odmiennych wydarzeń.

Wykorzystując Asanę można w prosty i przejrzysty sposób zaplanować szczegółowy harmonogram pracy przy realizacji wydarzenia. Możliwość rozszerzania kolejnych sekcji i komentowania przypisanych do nich – zaplanowanych na konkretny czas i przypisanych do konkretnych osób – zadań sprawia, że podział prac jest klarowny, a komunikacja pomiędzy wszystkimi współpracującymi – bardzo prosta. Krótki przewodnik po Asanie dla event managera -https://asana.com/guide/more/examples/event-planning.

Trello z kolei, jest platformą pozwalającą na jasne dzielenie zadań ze względu na ich charakter i przypisywanie ich do konkretnych działów. Platforma ułatwia dzielenie się inspiracjami i komunikację osób pracujących przy tych samych zadaniach w ramach przygotowywania wydarzenia. Dodatkowo daje ogląd na wiele aspektów jednocześnie, przez co łatwiej być pewnym, że nie pominęło się w ferworze przygotowań istotnej kwestii. Przykładowa tablica przygotowania konferencji z Trello - https://trello.com/b/ZBlOEih9/conference-planning.

Basecamp jest narzędziem, które w jednym miejscu łączy możliwości prowadzenia ogólnego czatu z wszystkimi członkami zespołu pracującymi przy organizacji wydarzenia, prowadzenia dyskusji na konkretne tematy, przygotowania wspólnej listy zadań do zrealizowania, ich harmonogramu, oznaczania postępów i gromadzenia wszystkich plików związanych z projektem. Film pokazujący funkcje aplikacji Basecamp - https://youtu.be/su5xAZHF114.

Jedną z podstawowych korzyści wynikających ze stosowania tych i podobnych platform jest pełen dostęp całego zespołu do aktualnej informacji na temat projektu, na każdym etapie jego przygotowywania. Dodatkowo, możliwość operowania komunikacją za pośrednictwem różnych urządzeń elektronicznych pozwala zdalnie koordynować pracę przy organizacji wydarzenia. Można przy tym z dużą dozą prawdopodobieństwa założyć, że świeżo udostępnione dane natychmiast dotrą do właściwych osób, bez względu na to, czy korzystają one w tym momencie z komputera.

Kolejnym plusem użytkowania takiego oprogramowania jest możliwość natychmiastowego dzielenia się plikami. Specjalne funkcje aplikacji pozwalają publikować wszystkie faktury, umowy i zapisy pomysłów do omówienia (oraz inne ważne dokumenty) na „wewnętrznym forum”, dzięki czemu wgląd do ważnych dokumentów mogą mieć wszyscy zainteresowani, a system komentarzy pozwali im na dopisywanie, często istotnych, uwag.

Często potrzebnej, zdalnej wymiany plików można dokonywać także za pomocą współdzielonych „wirtualnych” dysków, takich jak Dysk Googe czy Dropbox. To o tyle wygodniejsze od „ładowania” dokumentów na platformę komunikacyjną, że dostęp do plików jest bezpośredni – nie ma potrzeby odrębnego pobierania na własne urządzenie. Przydatną dla każdego organizatora konferencji funkcją jest także udostępnianie dokumentów z możliwością ich współedytowania online – takie opcje gwarantują m.in. narzędzia takie jak: Google Docs albo Microsoft Live OneDrive.

Przy okazji wielu projektów dobrze sprawdza się także wykorzystywanie dodatkowego oprogramowania komunikacyjnego, wspomagającego przesył informacji w inny sposób niż wiadomości tekstowe. Prowadzenie głosowych konferencji jest najczęściej niemożliwe za pośrednictwem aplikacji służących do porządkowania zadań związanych
z organizacją. Dla wygody i ułatwienia tego typu komunikacji, warto wykorzystać jedną  z wielu możliwych aplikacji przeznaczonych jedynie do kontaktowania się
z pozostałymi członkami grupy. Dobrymi przykładami tego typu aplikacji są Skype, Google Hangouts, WebEx i Do.

Narzędzia przeznaczone do komunikacji grup organizujących wydarzenia pojawiają się zarówno w programach płatnych, jak i darmowych. Niezależnie od kosztów użytkowania platformy, warto zapoznać się dokładnie z ich specyfiką i możliwościami. Decyzja o tym, z którego programu najlepiej skorzystać, powinna wynikać z oceny indywidualnego charakteru danego projektu i sposobu organizacji pracy przy jego realizacji. Niektóre platformy pozwalają na dokładne planowanie oraz komentowanie poszczególnych etapów realizacji zadań, inne stawiają na korzystanie z zewnętrznych źródeł i udostępnianie ich współpracownikom lub możliwość nadawania priorytetów w harmonogramie. Z dużą uwagą powinno się również analizować aplikacje komunikacyjne i ich funkcje, chcąc wybrać tę najlepiej wspierającą twórcę wydarzenia.

Warto poświęcić trochę czasu na wybór aplikacji najbardziej odpowiadającej potrzebom organizatora już na początku pracy przy projekcie, po to, aby na dalszych etapach – dzięki pełnemu wykorzystaniu możliwości programu, móc ten czas zaoszczędzić.