Ambasador konferencji jako ważne narzędzie promocji wydarzenia

Stworzenie wydarzenia biznesowego, o którym mówi się dużo i dobrze, jeszcze przed jego realizacją, to trudne zadanie. Osiągnięcie tego celu wróży często sukces konferencji, a jedną z najskuteczniejszych dróg do osiągnięcia efektu popularności jest zaangażowanie do promocji tzw. „ambasadorów”, których trzeba rozpatrywać w dwóch grupach.  To zarówno osoby znane w środowisku, szczególnie ze swoich spektakularnych sukcesów na polu związanym z tematyką planowanej konferencji, pełniące także w czasie wydarzenia funkcję keynote speakerów, jak i mocno zaangażowana w promocję grupa wolontariuszy. Ich działalność, oprócz wysokiej skuteczności działań komunikacyjnych, może znacząco odciążyć organizatora konferencji.

Na udaną konferencję składa się wiele elementów i jeszcze więcej pracy. Organizator powinien panować nad wszystkim, ale nie każde zadanie musi realizować samodzielnie (lub przy pomocy swojego zespołu). Zaangażowanie w promocję zewnętrznych „ambasadorów” nie tylko ma szansę przełożyć się na większe zainteresowanie eventem jego potencjalnych uczestników, ale także zwiększy obecność wydarzenia np. w mediach społecznościowych.

Zadaniem ambasadorów konferencji, podobnie jak ambasadorów marki jest ukazanie eventu w jak najlepszym świetle, zbudowanie jego prestiżu i popularności wśród odbiorców docelowych. Ambasador ma być swojego rodzaju personifikacją marki wydarzenia – osobą, z którą uczestnicy będą się identyfikować.

Warto zastanowić się, jak właściwie wykorzystać „narzędzie”, którym de facto jest taki ambasador konferencji.

Wybór odpowiednich osób. Ambasadorzy – keynote speakerzy wydarzenia to osoby, które są w stanie skutecznie dotrzeć do pożądanego przez organizatora odbiorcy. Powinno ich być więc tylu, ile potencjalnych grup docelowych. Najskuteczniejszy przekaz to ten, który płynie od osoby, z którą można się utożsamić. Liczba takich ambasadorów konferencji nie powinna jednak przekroczyć 3, aby komunikacja nie straciła spójności.

Jakość zamiast ilości. Nie każdy kluczowy prelegent musi być ambasadorem. Najważniejsze jest, żeby mieli oni realną możliwość dotarcia do właściwych grup docelowych i potrafili wciągnąć potencjalnych uczestników w dyskusję – zarówno w sieci (np. poprzez portale społecznościowe), jak i w czasie rzeczywistych spotkań. Sam organizator, decydując się na zaangażowanie oficjalnego ambasadora do promocji eventu powinien skupić się na popieraniu jego aktywności w sieci. Widoczne wspieranie jego działań na różnych polach może zwrócić uwagę obserwujących go fanów i przyciągnąć ich na konferencję.

Niezwykle ważną grupą, będącą swojego rodzaju „armią ambasadorów” eventu są wolontariusze. Szczególnie w obsługę międzynarodowych konferencji wyższej klasy angażują się profesjonaliści i pasjonaci, dla których możliwość uczestniczenia w evencie dużego kalibru, obok najważniejszych postaci w branży, jest szansą samą w sobie. To oni masowo publikują, poprzez swoje konta w portalach społecznościowych, informacje o konferencji oraz bieżącą relację z wydarzeń na miejscu. Warto o nich pamiętać – to przede wszystkim szeroka grupa, która posiada indywidualną, unikalną grupę obserwujących.

Ekskluzywne traktowanie ambasadorów-wolontariuszy. Wolontariusze mogą pełnić niezwykle istotną funkcję w promocji konferencji. Warto podkreślać ich znaczącą rolę w promocji marki wydarzenia.

Cały zespół pracujący nad realizacją projektu wraz z jego głównym koordynatorem powinien w sposób priorytetowy traktować promocję działań wolontariuszy na rzecz konferencji. Dzięki temu każdy będzie czuł, jak mocno jest doceniany i  potrzebny.

Wolontariusze, szczególnie Ci, mocno zaangażowani w promocję wydarzenia w internecie, w ramach ekwiwalentu za swoją pracę powinni zyskiwać dodatkowe profity. To może być np. możliwość uczestniczenia we wszystkich częściach konferencji, na które normalnie trzeba płacić (jeżeli nie kolidują z przydzielonymi obowiązkami) albo zaproszenie na zamknięty bankiet dla kluczowych gości eventu. Tego typu bonusy skutecznie zachęcają do włączania się, w ramach wolontariatu, w aktywną promocję konferencji.

Ambasador – członek zespołu, ale bez obciążenia. Jednym z powodów, dla których działalność wszystkich ambasadorów na rzecz przyciągania na konferencję grup docelowych jest tak efektywna, jest ich wiara w ideę wydarzenia. Ambasadorzy swojej funkcji nie traktują jako obowiązku zawodowego. Angażują się w event dobrowolnie, namawiając do udziału w wydarzeniu, w którym sami naprawdę chcieliby wziąć udział.

Ambasadorzy – źródło informacji. Wszyscy ambasadorzy konferencji należą niejako do dwóch grup jednocześnie. Są w gronie organizatorów, których celem jest przyciągnięcie jak największego grona słuchaczy na konferencję oraz w grupie odbiorców, którzy chętnie biorą udział w evencie. Z tego względu, uwagi i sugestie osób pełniących tę funkcję są bardzo cenne – zarówno w sferze promocji, w którą są włączeni, jak i w innych aspektach planowania konferencji.

Każdy ambasador konferencji (zarówno oficjalny keynote speaker, jak i zaangażowany w promocję wolontariusz) powinien posiadać pełną informację na temat konferencji – taką, jaką ma każda osoba zaangażowana w pracę przy projekcie. Tylko wtedy ma szansę faktycznie budować dobry wizerunek wydarzenia na zewnątrz i przekonać innych do wzięcia w nim udziału. Bez takiej wiedzy jego wsparcie nie będzie wystarczająco efektywne. A warto korzystać z możliwości całej „armii ambasadorów”, bo za jej pośrednictwem organizator wydarzenia ma szansę zaistnieć w większej ilości miejsc i osiągnąć bardziej znaczący odzew publiczności. Poświęcenie uwagi na zaangażowanie właściwych osób oraz zapewnienie im wszelkich niezbędnych narzędzi do pracy ma szansę przełożyć się na zyskanie przez event mocnego, pozytywnego i zbudowanego na solidnych fundamentach wizerunku.