menu
-2 °C

Book directly with us and receive 50 PLN voucher for use in our restaurants +10% OFF with Promo Code KOSSAK

arrival:
16
Dec 2018
departure:
17
Dec 2018
Kod:
Check availability

Światowe trendy w organizacji konferencji

Światowe trendy w organizacji konferencji

Dobra organizacja konferencji to duże wyzwanie. Rosnąca popularność urządzania „zewnętrznych” spotkań biznesowych i wynikająca z tego konieczność stałego podnoszenia standardów ich realizacji uniemożliwia trzymanie się jednego, sprawdzonego szablonu.

Każdy organizator staje przed wyborem, w co warto inwestować, żeby stworzyć konferencję, która zainteresuje swoją grupę docelową. 
Jak zbudować event tak, aby przyciągnął grupę docelową i w pełni usatysfakcjonował uczestników? Jakie narzędzia wykorzystać, żeby wydarzenie stało się cenną wizytówką organizatora? Jak organizuje się konferencje na świecie? Na co zwracają uwagę eksperci? 
Warto obserwować dobrze zorganizowane wydarzenia – to ich twórcy kreują światowe trendy. 

1. Uczestnik jest najważniejszy
Każda konferencja albo spotkanie biznesowe powinno być w pierwszej kolejności dostosowywane do jego odbiorców. Oprawa graficzna wydarzeń, menu cateringu, ustawienie krzeseł w sali powinny być dopasowane do profilu publiczności. Przekłada się to zawsze na większą satysfakcję odbiorów i ich chęć uczestnictwa w kolejnych eventach organizatora. 
Drugą, potrzebną praktyką jest aktywizowanie publiczności – zapewnienie możliwości bieżącego zadawania pytań. Przekazanie uczestnikom „ruchomego” mikrofonu daje im poczucie współtworzenia konferencji i – w ramach funkcji edukacyjnej – przełamuje strach przed wystąpieniami publicznymi.

2. Informacja zwrotna od odbiorów
Skoro publiczność jest najważniejsza, to jej opinia musi być traktowana jako najcenniejsza. Dobrze sprawdza się przygotowanie dla każdego z uczestników krótkiej ankiety. Istotne jest zadawanie konkretnych pytań, które badają poziom zadowolenia uczestników i pozwalają im (np. w pięciopunktowej skali) ocenić poziom organizacji pod wieloma aspektami. Po pierwsze, łatwo jest wyciągnąć wnioski z wyników takiej ankiety, a po drugie, kolejny raz, da ona odbiorcom poczucie realnego wpływu na organizację wydarzenia.

3. Inwestycja w technologie i nieprzerwany digital
Technologie rozwijają się, cały świat czeka na kolejne nowości. Biznes czeka na kolejne narzędzia, które będą ułatwiać i usprawniać pracę i bardzo szybko adaptuje nowe rozwiązania. Organizując konferencję trzeba o tym pamiętać. Dostęp do szybkiego Wi-Fi to już absolutny standard. Ale warto zainteresować się także aplikacjami, które pozwalają m.in. na bieżąco wymieniać się materiałami konferencyjnymi, ocenić prelegentów, odebrać od uczestników Feedback z wydarzenia, czy zawiązać kontakt z potencjalnymi partnerami jeszcze przed właściwym networkingiem. Innym dobrym pomysłem jest zapewnienie transmisji na żywo z konferencji.
Zaproszenia na konferencję w social mediach, foto-relacje z komentarzem po wydarzeniu stanowią już naturalne zabiegi marketingowe. Nie można jednak zapomnieć, że uczestnicy, choć przyszli na event osobiście, cały czas są połączeni z wirtualną rzeczywistością. Komunikacja w portalach społecznościowych musi być więc prowadzona na bieżąco, także w trakcie wydarzenia. Skierowanie jej do obecnych na sali uczestników dodatkowo ich aktywizuje, pozwala im włączać się w dyskusję na szerokim forum i daje jeszcze mocniejsze poczucie przynależności do społeczności publiczności tego wydarzenia. 

4. Organizator – moderator spotkań networkingowych offline
Choć świat biznesu dostrzega, jak skutecznym narzędziem w budowaniu relacji jest networking, nie każdy potrafi odnaleźć się na spotkaniu o takim charakterze. Organizator, w miarę możliwości, powinien aranżować pewne rozmowy, tak, żeby uczestnicy jego wydarzeń czuli się usatysfakcjonowani udziałem w konferencji i wyciągnęli z niej jak najwięcej.

5. Konferencja jak warsztaty
Potrzeby współczesnego biznesu i powszechny dostęp do informacji przewartościowały cele organizacji konferencji. Dziś ciekawych wykładów można posłuchać w Internecie. To oczywiście ważny element każdego wydarzenia, jednak uczestnicy, biorąc udział w spotkaniach biznesowych oczekują nabycia realnych umiejętności, a nie tylko teoretycznej wiedzy. To doświadczenie jest teraz w cenie.

6. Wydarzenia kompleksowe
Przygotowanie programu konferencji, zaproszenie prelegentów oraz zapewnienie sali i cateringu to nie wszystko. Do docelowych odbiorców trafia tak wiele zaproszeń na różne wydarzenia biznesowe, że mogą oni przebierać w ofertach. I naturalnie, wybierają opcję, która zapewnia im najwięcej. Organizator wydarzenia powinien zadbać więc o to, żeby swoim potencjalnym uczestnikom podpowiedzieć najkorzystniejszą możliwość dojazdu na miejsce, zorganizować spotkanie przedeventowe, zwane czasem „before party”, jeśli pierwsi goście wydarzenia pojawiają wcześniej oraz zaproponować aktywności na czas „po konferencji” – np. zwiedzanie okolicy.
Dobra organizacja wymaga skupienia się, nie tylko na właściwym celu wydarzenia, ale w równym stopniu na dotyczących jego oprawy detalach. Łatwo się pogubić w ich ilości, dlatego w realizacji każdego eventu, bez względu na obowiązującą modę, warto być wiernym jeszcze jednemu, ponadczasowemu trendowi – prostocie.

close
Newsletter

Stay up to date!

Sign up for our newsletter and get the latest news about our hotel.

This website uses COOKIES.

By browsing it you accept our cookies policy, according to your browser settings. Read more about Privacy Policy.

OK, close