menu
-2 °C

Book directly with us and receive 50 PLN voucher for use in our restaurants +10% OFF with Promo Code KOSSAK

arrival:
16
Dec 2018
departure:
17
Dec 2018
Kod:
Check availability

Jak skutecznie zaprosić eksperta na konferencję?

Jak skutecznie zaprosić eksperta na konferencję?

Zapraszanie ekspertów na konferencję, powierzając im rolę prelegentów, jest zadaniem trudnym i często wymagającym cierpliwości i sporego nakładu pracy.

Istotne jest, aby na wstępie przygotować listę potencjalnych ekspertów i określić udział którego z nich jest szczególnie istotny dla wydarzenia. Kolejność wyboru ekspertów jest o tyle ważna, że pozwala łatwo zdecydować, do kogo wysłać zaproszenie w pierwszej kolejności.

Przed wysyłką zaproszenia warto zastanowić się jak powinno zostać przygotowane. Tradycyjnie przyjęta jest forma listu formalnego, z którego wynikać będzie dlaczego właśnie tego eksperta zaprasza się do udziału w konferencji. W obecnych czasach wysyłanie takiego zaproszenia emailem jest już całkiem naturalne i jak najbardziej dopuszczalne. Jedynie w wyjątkowych przypadkach – np. gdy ekspert, do którego chce się dotrzeć, nie ma stałego dostępu do Internetu, zaproszenie powinno zostać wysłane się w formie papierowej. Wysyłka listu zapraszającego tradycyjną pocztą, ze względu na przyjęty dobry zwyczaj, sprawdzi się także w przypadku zapraszania ważnych osobistości – np. osób zajmujących wysokie stanowiska w administracji publicznej.

W treści zaproszenia warto podkreślić uznanie dla pracy i doświadczenia zapraszanej osoby. Spersonalizowany list, z którego wynika, że został napisany indywidualnie jest lepiej przyjmowany i skłania adresata do zastanowienia się nad udziałem w wydarzeniu. Ponadto w zaproszeniu trzeba określić główny cel konferencji, zarysować profil docelowych słuchaczy, dla których wydarzenie będzie przygotowywane oraz wskazać możliwe korzyści dla eksperta, które wynikać będą z jego udziału w evencie. Istotne jest także nakreślenie oczekiwań wobec osoby zapraszanej.

Wysyłkę najlepiej jest zorganizować w czterostopniowym procesie.

1. Wysyłka zaproszeń do ekspertów „pierwszego wyboru”, na których udziale zależy organizatorom najbardziej.
2. Oczekiwanie na odpowiedź od zaproszonych osób. W zależności czasu do konferencji, warto zarezerwować na oczekiwanie na odpowiedź od kilku dni do kilku tygodni. W międzyczasie, jeśli odpowiedzi nadal nie spłynęły, można wysłać przypomnienie z powtórnym zaproszeniem do udziału w wydarzeniu.
3. Po otrzymaniu odpowiedzi należy wpisać tych, którzy wyrazili chęć udziały w wydarzeniu, w konkretną część programu. Na miejsce osób, które zrezygnowały z udziału warto spróbować zaangażować inne, które wcześniej nie dostały zaproszenia.
4. Wysyłka kolejnej partii zaproszeń i powtórzenie całej procedury.

Jeśli ekspert odmawia udziału w konferencji – ze względu na inne zobowiązania w tym samym czasie albo brak zainteresowania tematyką wydarzenia warto podtrzymać kontakt, podziękować za poświęcenie czasu i rozważenie propozycji udziału oraz zapytać, czy zamiast siebie może polecić kogoś innego. Pozostawienie dobrego wrażenia może procentować w przyszłości.

O profesjonalistę, który zdecydował się wziąć udział w wydarzeniu, zawsze trzeba szczególnie zadbać. Najlepiej od razu umówić się z nim na rozmowę (jeśli nie jest możliwa osobista, to na telefoniczną lub videokonferencję) i ustalić wszystkie szczegóły związane ze współpracą. Oprócz ustalenia konkretnego tematu wykładu lub prelekcji (będącego rezultatem swojego rodzaju fuzji oczekiwań organizatora i propozycji eksperta), już na początku zawiązywania współpracy warto zapytać o szczegóły dotyczące np. preferowanej godziny wystąpienia. Kluczowy prelegent konferencji, ze względu na wagę jego wystąpienia, zawsze jest jedną z tych osób, które mają największy wpływ na kształt programu wydarzenia.

Zapraszanie znanych ekspertów w swoich dziedzinach na konferencje biznesowe zawsze wiąże się z podniesieniem prestiżu wydarzenia oraz większym zainteresowaniem udziałem w evencie osób, dla których jest on dedykowany. To korzystne także dla wizerunku organizatora zapewniającego swoim słuchaczom wyjątkowe spotkania z osobami, z których doświadczenia warto czerpać inspiracje.

close
Newsletter

Stay up to date!

Sign up for our newsletter and get the latest news about our hotel.

This website uses COOKIES.

By browsing it you accept our cookies policy, according to your browser settings. Read more about Privacy Policy.

OK, close