Jak aktywizować publiczność wydarzenia biznesowego?

Na przestrzeni ostatnich lat model spotkań biznesowych bardzo się zmienił. Środek ciężkości, wcześniej, tradycyjnie oparty o scenę i występujących na niej prelegentów, przeniósl się na publiczność. Jeden strumień informacji eksperckiej ustąpił miejsca wymianie unikalnej wiedzy i indywidualnych doświadczeń uczestników. Nowe trendy związane z angażowaniem widzów konferencji do aktywnego udziału są często trudne do wdrożenia. Inspirowanie się doświadczeniem ekspertów w tej dziedzinie może przełożyć się na pozytywne rezultaty i sukces wydarzenia.

1. Znajomość publiczności. To od organizatora eventu zależy, jak czuje się jego publiczność. Ważne jest, żeby zbudować atmosferę współtworzenia konferencji przez wszystkich jej uczestników. Już samo używanie zaimka „my” sprawia, że odbiorcy takiego przekazu czują się częścią większej całości, za którą są w równym stopniu odpowiedzialni. To poczucie odpowiedzialności sprawia, że uczestnicy chętniej dzielą się z innymi swoimi spostrzeżeniami, zdobytymi doświadczeniami i wiedzą. Prezentując swoją perspektywę, rzucają nowe światło na nurtujący wszystkich problem. Warto zastanowić się nad pobudkami, które kierują uczestnikami na etapie decyzji o wzięciu udziału w konferencji. O oczekiwania publiczności można pytać wprost – np. w formularzu rejestracyjnym. Następnie, w oparciu o takie informacje przygotować wydarzenie zgodnie z potrzebami gości wydarzenia – zarówno w aspektach dotyczących aranżacji wnętrza, w którym ma się odbyć event, jak i w tych dotyczących precyzowania programu wydarzenia. To uczestnicy powinni decydować o kształcie „interaktywnej” konferencji – nawet na etapie poprzedzającym jej oficjalne rozpoczęcie.

2. Informowanie i słuchanie. Zarówno moderator wydarzenia, jak i poszczególni prelegenci powinni przypominać uczestnikom o możliwościach aktywnego uczestniczenia w panelach. Warto zaznaczać, jak ważny merytorycznie jest wkład publiczności i zachęcać do dyskusji na poruszane właśnie przez widzów tematy. Doświadczenia zdobyte na różnych polach przez współuczestników konferencji mogą być cenne dla wszystkich.

Dodatkowo, warto być przygotowanym na możliwości dokonywania bieżących zmian w programie – przy niezmiennej formule ingerować w szczegóły toczących się dyskusji. Gotowość do zmian dotyczy w równym stopniu organizatora i prowadzących poszczególne panele prelegentów. Elastyczne reagowanie na sugestie gości pojawiające się w czasie eventu w odpowiednich kanałach w social mediach albo w komentarzach udzielanych poprzez specjalne aplikacje eventowe, zawsze pozytywnie przekłada się na odbiór wydarzenia i kolejny raz pozwala widzom czuć ich realny wpływ na kształt konferencji.

3. Jasne określenie roli aktywnych uczestników konferencji. Chcąc osiągnąć wysoką merytoryczną wartość wystąpień publiczności w czasie wydarzenia i stawiać widzów na równi – pod względem ważności z zaproszonymi prelegentami, powinno się, od początku, jasno komunikować oczekiwania wobec uczestników. Za narzędzie, które dobrze sprawdza się w aktywizowaniu znacznej części widowni, uznaje się swojego rodzaju „grę” o nagrodę ufundowaną przez sponsora wydarzenia. Duch rywalizacji oraz chęć zdobycia „trofeum” za aktywne i wartościowe uczestnictwo w dyskusji przekłada się na znacznie większe zaangażowanie gości w konferencję i jej poszczególne panele.

4. Wydarzenie jako doświadczenie. Przygotowując konferencję warto zastanowić się, jak włączyć do programu realne - praktyczne doświadczenie, które uczestnicy wyniosą z eventu, na miejsce tradycyjnego i oklepanego biernego uczestnictwa w wykładach. Badania potwierdzają, że ludzie łatwo zapominają to, co się do nich mówi, ale długo pamiętają swoje przeżycia. Zapewnienie emocji, zaskakujących elementów nawiązujących do właściwej tematyki w czasie konferencji (także takich związanych z nauką w praktyce), należy do najważniejszych – i być może najtrudniejszych zadań organizatora.

5. Rozszerzenie dyskusji. Organizator wydarzenia, takiego jak konferencja nie powinien pozwolić, żeby to, co się dzieje na miejscu jej organizacji, pozostało tylko tam. Warto kontynuować rozpoczęte w trakcie eventu dyskusje na szerszym forum – np. w social mediach. Organizator, dla podtrzymania atmosfery panującej w czasie konferencji może poprosić prelegentów, żeby nagrali krótkie podsumowanie swoich paneli w formie krótkiego video, które udostępniane odpowiednimi kanałami, pozwoli rozwijać rozpoczęte tematy.

Głównym celem każdego spotkania biznesowego powinna być wymiana pomysłów, idei i informacji. Już słowo wymiana niesie ze sobą obietnicę swojego rodzaju ekwiwalentu. Ktoś, kto dzieli się swoim doświadczeniem, chce w równym stopniu czerpać z doświadczenia innych. Dzisiaj zdajemy sobie sprawę z tego, że aby stale się rozwijać, musimy dzielić się tym, co sami wiemy. To samo doświadczenie obserwowane z różnych perspektyw może przełożyć się na zupełnie inne wnioski.