4 wskazówki ułatwiające komunikację zespołu eventowego

Czas, w którym odbywa się konferencja, czy inne wydarzenia, można porównać z działaniem kryzysowym. Wszystko dzieje się dość szybko, zależy od wielu osób, a każde niedopatrzenie może pociągnąć za sobą duże problemy. Większość organizatorów ma tego świadomość i dbają o to, by wszystkie osoby z odpowiednim wyprzedzeniem znały swoje role i zadania. Mimo to często pomijają drobne działania, które mogą znacznie ułatwić komunikację podczas samego wydarzenia.

1. Poranne spotkanie motywujące

Rano, w dniu wydarzenia, warto zorganizować krótkie spotkanie z całym zespołem (jeśli grupa osób jest duża – można rozdzielić spotkania pracowników i wolontariuszy). To moment, w którym każdy powinien już mieć lub dostać listę kontrolną, a także kontakty do kluczowych dla swojej pracy osób. Zarówno pracownicy, jak i wolontariusze powinni także otrzymać jasne potwierdzenie zasad komunikacji i raportowania - z kim kontaktować się w razie wystąpienia problemów, kto ma jaki zakres odpowiedzialności i decyzyjności. Należy jednak pamiętać, że spotkanie to powinno mieć charakter przypominający, (a nie informacyjny) i motywujący. Ze względu na to, że nie każdy koordynator dobrze czuje się w improwizowanych przemówienia, warto, by napisał je wcześniej i przećwiczył, bądź poprosił kogoś o pomoc.  

W przypadku spotkań trwających kilka dni – spotkanie takie warto przeprowadzać co rano.

2. Strumienie komunikacji wewnętrznej

Im większe jest wydarzenie, tym więcej jest także obszarów informacyjnych. Niestety, zbyt duża ilość nieuporządkowanych treści powoduje chaos i poczucie przytłoczenia. Z tego względu warto ograniczać ilość wiadomości docierających do poszczególnych zespołów, pamiętając o ich zadaniach. Informacje o problemach logistycznych powinny zostać przekazane do zespołu odpowiadającego za logistykę, a o przyjeździe dziennikarzy powinien być powiadomiony rzecznik, a nie cała załoga. Dzięki temu ludzie będą mogli skoncentrować się na swoich działaniach i odpowiedzialności bez poczucia przytłoczenia i zagubienia.

3. Listy kontaktowe

Podobnie jak w przypadku rozdzielenia strumieni informacji, warto także przemyśleć rozdzielenie list kontaktów. Nie każdy potrzebuje maili, czy numerów telefonów do każdej z osób – rzecznikowi nie jest potrzebny namiar na szefa cateringu, a koordynator wolontariuszy nie potrzebuje telefonu do firmy taksówkowej i szefa sprzątania. Z tego względu nie ma sensu dystrybucja centralnej listy kontaktów (tej potrzebuje tylko główny koordynator). Natomiast każdy potrzebuje namiarów na osoby realizujące tę samą część działań - do koordynatora swojego zespołu, współpracowników i podwykonawców. Z kolei numer głównego koordynatora powinni mieć tylko koordynatorzy poszczególnych zespołów (w przeciwnym wypadku spadnie na niego wiele problemów, które spokojnie mogą być rozwiązane przez szefów poszczególnych zespołów).

4. Narzędzia komunikacji w zespole

Warto zastanowić się w jaki sposób najszybciej (oprócz kontaktu telefonicznego) poszczególne osoby w zespole (i pomiędzy nimi) mogą się ze sobą skontaktować. Nie zawsze jest możliwość odebrania telefonu (np. przez pracownika, który jest w sali, gdzie trwa konferencja), a komunikat SMS może być za krótki. Jednym z rozwiązań jest wykorzystanie platform społecznościowych – tajna grupa na Facebooku, komunikacja poprzez Messengera, albo WhatsApp może znacznie uprościć sprawę. Odczytanie wiadomości jest bardziej dyskretne, aniżeli rozmowa telefoniczna, a równocześnie pozwala uniknąć przekłamań, czy złego zapamiętania przekazanych informacji. Pozwala także zniwelować efekt „głuchego telefonu” podczas przekazywania wiadomości dalej, a równocześnie nie wymaga ciągłego sprawdzania skrzynki mailowej, na którą prawdopodobnie w czasie trwania eventu przyjdzie także wiele informacji nie powiązanych z trwającym właśnie wydarzeniem.