Harmonogram prac przy organizacji konferencji biznesowej

Organizacja konferencji to duża odpowiedzialność. Warto zastanowić się i dokładnie zaplanować czas wykonania określonych działań, aby w dniu konferencji wszystko było dopięte na ostatni guzik. Dobrym pomysłem jest przygotowanie na samym początku listy z harmonogramem wszystkich zadań niezbędnych do zrealizowania przed wydarzeniem. Dodatkowo, przez cały czas trwania przygotowań dobrze jestutrzymywać stały kontakt z prasą i nie zapomnieć o promocji wydarzenia w mediach społecznościowych.

Trzy miesiące przed konferencją:

• Przygotowanie listy obiektów konferencyjnych, w których możliwa jest realizacja wydarzenia. Kontaktując się z wybranymi miejscami, warto zaproponować kilka alternatywnych terminów organizacji wydarzenia – to zmniejsza prawdopodobieństwo odmowy operatora sali ze względu na jej wcześniejszą rezerwację. Po otrzymaniu informacji zwrotnych i wyborze najkorzystniejszej oferty, dokonując rezerwacji, najlepiej od razu umówić się na podpisanie umowy (w ciągu najbliższego miesiąca).

Jednakże, w wysokim sezonie, szczególnie w dużych miastach rezerwacja realizowana z trzymiesięcznym wyprzedzeniem może nie wystarczyć. Jeśli organizator konferencji, oprócz sali, ma zapewnić pokoje dla gości oraz miejsce na kolację i catering, powinien on zająć się wyborem właściwego obiektu już około pół roku przed spotkaniem. Miejsca na największe i najważniejsze spotkania rezerwowane są nawet z rocznym wyprzedzeniem.

• Ustalenie pełnego budżetu wydarzenia
• Zaprojektowanie identyfikacji wizualnej wydarzenia (logotypu, zaproszeń dla uczestników, plakatów promujących event, banerów oraz identyfikatorów dla biorących udział w konferencji)
• Stworzenie listy potencjalnych prelegentów i wysłanie do nich zaproszeń do udziału w wydarzeniu. Po wyrażeniu przez nich chęci udziału w wydarzeniu najlepiej od razu ustalić sposób podjęcia współpracy i jej szczegóły) oraz włączyć temat prelekcji do programu. Zapewnienie wystąpień „znanych nazwisk” na konferencji zawsze przekłada się pozytywnie na popularność wydarzenia oraz na zainteresowanie udziałem w nim większej grupy osób.
• Uruchomienie systemu rejestracji. W tym celu sprawdza się wykorzystanie strony internetowej konferencji, na której dostępne będą pełne informacje o wydarzeniu (jego program, data i miejsce organizacji oraz cena wejściówek). Już na tym etapie powinno się zaplanować wstępną aranżację sali (np. układ teatralny, szkoleniowy). Trzeba wziąć pod uwagę, że limit miejsc, zawsze idzie w parze z możliwościami obiektu konferencyjnego – to ile osób będzie mogło się zarejestrować będzie wynikało wprost z wielkości sali, na której mają się odbywać panele.

Dwa miesiące przed konferencją:

• Stworzenie bazy kontaktów do potencjalnych uczestników konferencji i wysyłka zaproszeń  do udziału w wydarzeniu do konkretnych osób. Dobrze jest zająć się zaproszeniami odpowiednio wcześnie – dzięki temu, potencjalni goście wydarzenia będą mieli szansę zaplanować swój kalendarz z uwzględnieniem swojego udziału w konferencji. Do osób, które nie zareagowały na zaproszenie, informację o zbliżającym się evencie można skierować raz jeszcze (np. w okresie miesiąca przed dniem organizacji eventu).
• Ustalenie cateringu na czas konferencji – stworzenie menu i dopracowanie szczegółów dotyczących obsługi.
• Stworzenie propozycji programu dla gości konferencji na czas po zakończeniu oficjalnej części wydarzenia (np. zwiedzanie miasta, impreza integracyjna).
• Wybór sposobu prezentacji materiałów z konferencji, np. programu wykładów (druk lub online).
• Zamówienie materiałów promocyjnych potrzebnych podczas konferencji (papieru, teczek, długopisów, drobnych upominków dla gości)
• Przygotowanie ankiet podsumowujących, które umożliwią wszystkim gościom wydarzenia wyrażenie opinii o organizacji eventu.

Okres miesiąca przed konferencją:

• Produkcja (wydruk) materiałów promocyjnych wydarzenia.
• Follow-up zarejestrowanych uczestników – mailowe lub telefoniczne przypomnienie o zbliżającej się dacie konferencji.
• Opracowanie i publikacja godzinowego programu eventu.
• Potwierdzenie ustaleń związanych z wynajmem sali konferencyjnej, sprzętem audio-video, rezerwacją  noclegów i cateringiem.
• Przygotowanie pakietów dla prasy (teczka z informacją prasową o wydarzeniu, pakiet informacji o partnerach wydarzenia) – jeżeli w wydarzeniu uczestniczą przedstawiciele mediów.
• Weryfikacja jakości sprzętu i możliwości audio/video wynajętego miejsca, a w razie potrzeby zapewnienie odpowiedniego sprzętu (mikrofonów, głośników, ekranów, projektorów) z zewnętrznego źródła. Jednocześnie warto sprawdzić dostęp do gniazdek elektrycznych dla prelegentów i uczestników.
• Przygotowanie miejsca rejestracji uczestników. Dobrze uzgodnić tę kwestię z operatorem wynajmowanego obiektu – warto wykorzystywać jego infrastrukturę i ustalić miejsce rejestracji w dobrze oznaczonym, specjalnie do tego przygotowanym miejscu. Decyzja o tym, czy rejestracja uczestników zostanie zorganizowana tuż przy wejściu czy w pobliżu sali konferencyjnej powinna być podyktowana każdorazowo indywidualną specyfiką architektury konkretnego miejsca.

W dniu wydarzenia:

Wielomiesięczna praca organizatora konferencji weryfikuje się zwykle w dniu, w którym odbywa się konferencja. Z tego powodu, aby mieć pewność, że wszystko zostanie zrealizowane zgodnie z ustalonym wcześniej planem, główny koordynator wydarzenia powinien wszystko sprawdzić osobiście, zanim pojawią się pierwsi goście i prelegenci. O tym wszystkim, czym musi zająć się organizator w dniu eventu, na miejscu jego realizacji, pisaliśmy już wcześniej w Bazie Wiedzy (http://www.hotelkossak.pl/biznes/artykuly/rola-organizatora-w-miejscu-konferencji).

Dobrym zwyczajem jest wysyłka po wydarzeniu podziękowań dla mówców,obsługi, a także wszystkich uczestników konferencji (jeśli rejestrowali się mailowo). Warto też szczegółowo przeanalizować ankiety zebrane po zakończonym wydarzeniu i wdrożyć wartościowe uwagi podczas organizacji kolejnego eventu.