Skuteczne emailowe zaproszenie na konferencję

Do służbowych skrzynek mailowych każdego dnia trafiają dziesiątki, a nawet setki wiadomości. Wiele spośród nich to zaproszenia na różnego typu wydarzenia - konferencje, szkolenia i webinary. Wśród dużej ilości wiadomości o charakterze promocyjnym, (a niewątpliwie zaproszenie na wydarzenie biznesowe ma właśnie taki charakter) nietrudno o przeoczenie wartościowej propozycji spotkania. Sztuką organizatora jest sformułowanie zaproszenia mailowego w taki sposób, żeby docelowy odbiorca nie tylko przeczytał informację o evencie, ale znalazł czas na odpowiednie przygotowanie się do konferencji i w końcu – pojawił się na miejscu.

Sama wysyłka dobrze skonstruowanego zaproszenia e-mailowego, nie zapewni pełnej frekwencji na konferencji. Potrzebny jest odpowiedni follow-up (telefon do osób zaproszonych z przypomnieniem o zbliżającym się wydarzeniu) oraz inne działania promocyjne prowadzone za pośrednictwem różnych kanałów. Jednak często to od wysyłki zaproszenia zaczyna się proces budowania właściwej publiczności eventu.

Można wyróżnić kilka sposobów na odróżnienie swojego zaproszenia od innych, które spływają do skrzynek odbiorczych i jednocześnie zwiększenie skuteczności jego dotarcia.

1. Temat. Samo określenie tematu jest swojego rodzaju obietnicą zawartości maila. Powinien on być krótki, ciekawy i chwytliwy. Co więcej, nie powinien budzić skojarzeń z ofertą reklamową, ponieważ wówczas prawdopodobnie wielu adresatów oznaczy go jako spam i kolejne wiadomości nadawcy będą od razu kierowane do folderu niechcianych maili.

Popularnym w ostatnim czasie zabiegiem, jest włączenie do tematu intrygującego komunikatu „Save the date”. Zaciekawienie odbiorcy maila tematem jest pierwszym elementem skutecznego zaproszenia na konferencję.

Przed wysyłką warto sprawdzić jak tytuł będzie wyglądał w różnych programach odbiorczych, szczególnie na komórkach. Czy pozostał ciekawy, czy może najważniejsze słowo nie jest w ogóle wyświetlane?

2. Personalizacja. Każde zaproszenie na konferencję, które jest wysyłane do określonej grupy odbiorców, powinno być w maksymalnym stopniu spersonalizowane. Indywidualne adresowanie powinno przejawiać się nie tylko w bezpośrednim zwrocie do adresata na początku wiadomości. Niezwykle istotne jest także wyjaśnienie w treści zaproszenia, jakie cele własne adresat będzie mógł zrealizować w związku z uczestnictwem w wydarzeniu oraz jakie zyski z tego tytułu osiągnie.

3. Obietnica rozwiązania problemu. Często stosowanym zabiegiem przyciągającym uwagę odbiorców i skutecznie zachęcającym adresatów wiadomości do udziału w wydarzeniu, jest ujawnienie w treści zaproszenia problemu (pytania), którego rozwiązanie zostanie omówione w trakcie eventu. Konkretne określenie zakresu poruszanych problemów może przyciągnąć uwagę wielu potencjalnych gości. Warto jednak skrupulatnie prześledzić spektrum zainteresowań odbiorców zaproszenia. Zbyt wąskie zakreślenie tematyki eventu może spowodować znaczące zawężenie grupy zainteresowanych udziałem.

4. Wykorzystanie właściwych technologii. Coraz częściej stosowanym narzędziem w marketingu internetowym, jest włączanie do treści emaila ruchomych animacji. Tego typu zabieg może przyciągnąć uwagę czytającego i przełożyć się na zapamiętanie „wyjątkowej” wiadomości. Ważne jednak jest zachowanie umiaru. Konferencja biznesowa to zawsze wydarzenie oficjalne – forma zaproszenia powinna kojarzyć się z elegancją i profesjonalizmem. Warto zadbać o to w każdym aspekcie, także na etapie dobierania odpowiedniej – stonowanej – kolorystyki. Jednak w tym przypadku trzeba zwrócić uwagę, że wiele osób ma zablokowane domyślne pobieranie obrazków, czy też wyświetlanie animacji z serwerów zewnętrznych. Z tego względu grafika powinna być tylko uzupełnieniem komunikatu, a nie może stanowić jego podstawy.

Przygotowując zaproszenie na konferencję powinno się unikać popularnych formuł, często stosowanych w oficjalnych pismach, takich jak: „W imieniu… mamy zaszczyt…”. Z treści takich wiadomości nie wynikają żadne bezpośrednie korzyści dla odbiorcy – a to właśnie tego szukają obecnie adresaci wszelkich ofert. Dodatkowo ważne jest, żeby treść samego zaproszenia była dosyć krótka – zbyt duża ilość informacji w za długiej wiadomości może zadziałać dwojako – w ogóle nie skupić uwagi odbiorcy, albo zbudować negatywny (bo mało konkretny) wizerunek organizatora.