Ustawienie sali konferencyjnej - jak rozplanować miejsca? Case study na przykładzie 70 osobowego wydarzenia

Ustawienie sali konferencyjnej może mieć ogromny wpływ na przebieg i odbiór wydarzenia. Planując rozkład sali należy wziąć pod uwagę wiele czynników: dostępną przestrzeń, to, ilu uczestników planujemy zaprosić, ale również charakter wydarzenia i aktywności mu towarzyszące. Przekonał się o tym nasz niedawny klient z branży winiarskiej. Dlaczego? Bo uczestnicy spotkania nie tylko wzięli udział w prezentacji nowego sposobu produkcji, ale i w degustacji, dlatego organizacja przestrzeni była bardzo ważnym punktem całego wydarzenia.

Charakter wydarzenia: przedstawienie nowego produktu wraz z degustacją

Branża: winiarska

Ilość osób: 70

Lokalizacja konferencji: Hotel Kossak

Wyzwanie:

Klient zgłosił się do nas z tematem organizacji konferencji, która miała na celu przedstawienie nowego sposobu produkcji wina połączonej z degustacją. Zgłoszenie zostało przesłane do nas 3 lipca, a termin wydarzenia zaplanowany był już na 25 lipca, co jest niewielkim wyprzedzeniem, jak na spotkania konferencyjne. Na szczęście tego dnia jedna z naszych sal była wolna, więc mogliśmy zająć się organizacją konferencji.

Kluczowym elementem wydarzenia był wybór odpowiedniego układu, a w Centrum Konferencyjnym Hotelu Kossak mogliśmy stworzyć kilka wariantów:

• układ w kształcie litery U (czyli stoły ustawione przy trzech bokach prostokąta)

• układ stolików w kształcie litery E

• układ kabaretowy

• teatralny układ krzeseł

• układ kameralny

• posiedzenie wokół jednego stołu

• niewielkie spotkanie biznesowe twarzą w twarz.
  Ostatecznie wybraliśmy układ szkolny, tak by zapewniał uczestnikom konferencji optymalną widoczność.
  Ostatnim wymogiem Klienta były pokoje hotelowe, z możliwością rezerwacji bezpośrednio przez gości. Co też zrealizowaliśmy.

Rozwiązanie:

Ofertowanie i formalności

Zaraz po kontakcie telefonicznym przygotowaliśmy ofertę cenową wraz ze zdjęciami sali konferencyjnej, foyer oraz restauracji Cate Oranżeria. Oferta zawierała również wszystkie propozycje gastronomiczne i niezbędne wyposażenie potrzebne w przypadku prezentacji.

Po sprawnym załatwieniu wszystkich formalności - podpisaniu umowy i wpłacie zaliczki - rozpoczęliśmy kompleksowe planowanie.

Układ sali konferencyjnej

Na pierwszy plan wzięliśmy ustalenie ustawienia sali. Centrum konferencyjne Hotelu Kossak sprzyja ustawieniu stołów i krzeseł tak, aby przeprowadzenie spotkania było jak najbardziej komfortowe. Wiedzieliśmy, że powinniśmy dobrać odpowiednie ustawienie do charakteru wydarzenia.

Ostatecznie zdecydowaliśmy się wspólnie z klientem na układ szkolny, który pozwalał na maksymalne wykorzystanie przestrzeni sali. Co więcej, układ ten sprawił też, że uczestnicy konferencji dobrze widzieli prowadzącego i mieli także przestrzeń na rozłożenie swoich rzeczy. Taki układ sprawdził się doskonale w trakcie prezentacji czy wykładów wymagających notowanie.

Harmonogram spotkania, menu i kwestie logistyczne

W kolejnym kroku zostały też ustalone godziny prezentacji, ostateczna ilość uczestników, miejsc parkingowych i catering. Wybraliśmy menu oraz godziny podania dań.

W przypadku tego wydarzenia, rozkład sali wymagał jeszcze wydzielenia miejsca na recepcję, aby uczestnicy skierowani zostali bezpośrednio na event. Z kolei sam charakter spotkania (degustacja) - wymagał również przygotowania kieliszków do wina.

Wsparcie techniczne

Organizator poprosił o udostępnienie sali konferencyjnej na godzinę przed rozpoczęciem wydarzenia, ale już dzień wcześniej rozpoczęło się odbieranie i wnoszenie sprzętu klienta do sali konferencyjnej.

Od tego momentu otrzymał też pełne wsparcie działu technicznego oraz personelu hotelu: został sprawdzony sprzęt i nagłośnienie, rozłożone zostały gadżety i prezenty dla gości, a także woda i notatniki. Na bieżąco sprawdzaliśmy również czystość w sali konferencyjnej. W przerwie serwowana była kawa.

Jak w przypadku każdego eventu i tym razem nie obyło się bez drobnych problemów. Niespodziewana zmiana godziny lunch'u, zmiana ilości osób, pakowanie dań na wynos a także dodatkowa, nieplanowana wcześniej kolacja.

Dzięki trzymaniu ręki na pulsie i stałej gotowości ekipy udało się przeprowadzić konferencję zgodnie z planem i oczekiwaniami organizatora.

Korzyści:

Podsumowując współpracę możemy wysunąć szereg korzyści, które wypłynęły w organizacji konferencji w Hotelu Kossak. Są to przede wszystkim:

• szybkie i sprawne działanie (mimo szybkiego terminu realizacji udało się nam sprostać wszystkim oczekiwaniom organizatora)

• przejrzyste formalności (wszystkie zostały sprowadzone do minimum)

• wsparcie na każdym poziomie organizacji (od momentu zgłoszenia, przez czas trwania konferencji aż do zakończenia wydarzenia)

• elastyczność w działaniu (zmiana godziny podania lunchu, spontaniczna, uroczysta kolacja)

Zatem, jeśli również potrzebujesz odciążenia przy organizacji swojego eventu, a ponadto nie wiesz jeszcze na jaką formę spotkania biznesowego się zdecydować - służymy pomocą. Oferujemy różne układy sal konferencyjnych, możliwość dostosowania przestrzeni do uroczystych spotkań, ale i tych mniej formalnych. Jesteśmy również otwarci na wszelkie modyfikacje przestrzeni, np. w przypadku organizacji pokazów czy medialnych wydarzeń.