10 zasad, których musi przestrzegać każdy fotograf na konferencji

Dokumentacja zdjęciowa wydarzeń biznesowych jest pozornie prostym zadaniem. Nie trzeba przygotowywać się specjalnie na nieprzewidziane zwroty akcji, jest stosunkowo dużo czasu na to, żeby wypracować udane ujęcia. Dobrze zrealizowana fotorelacja z konferencji zawsze jest jednak wynikiem właściwego przygotowania fotografa do wydarzenia. Istnieją zasady, których przestrzeganie pozwala wykonać zlecenie na najwyższym poziomie.

1. Ustalenie priorytetów fotografii z organizatorem wydarzenia. Fotograf powinien znać cel organizacji wydarzenia już na początku i dokumentować je  w taki sposób, żeby jak najlepiej zaprezentować temat.

Ważne jest ustalenie tzw. fotograficznego „must have”. W najprostszej wersji – znajdą się tu tylko prelegenci. Można jednak stworzyć całą historię, która zaczyna się już przy stanowisku z rejestracją, gdzie goście otrzymują program oraz identyfikatory i toczy się w kierunku dyskusji w czasie paneli konferencyjnych, aż do networkingu w czasie przerw kawowych lub lunchowych. Fotograf powinien zwracać uwagę na widownię i szukać także tam ciekawych ujęć np. sfotografować osoby robiące notatki, udokumentować obecność gościa specjalnego, jeszcze przed jego wystąpieniem, wśród widzów wydarzenia.

2. Identyfikacja wizualna wydarzenia. W promocji eventu bardzo ważna jest jego identyfikacja wizualna. Profesjonalne zdjęcia (do pewnego stopnia nawet artystyczne) zaproszeń, identyfikatorów, programu, albo innych nośników zawierających logotyp eventu, stanowią dodatkową wizytówkę, nadającą się do natychmiastowego opublikowania w social mediach, np. jeszcze przed eventem.

3. Zdjęcia oprawy konferencji. Osoba, która fotografuje wydarzenie może, jeszcze przed jego rozpoczęciem, zrobić zdjęcie sali zaaranżowanej specjalnie na tę okazję w określony sposób, bufetu kawowego i stołów z lunchem dla uczestników. Ważne jest jednak, żeby nie robić gościom zdjęć w trakcie jedzenia – może to być dla nich krępujące i nie jest to mile widziane.

4. Wykorzystanie przestrzeni, w której ma miejsce wydarzenie. Wyjątkowość miejsca organizacji konferencji nie tylko wpływa na jej popularność przed samym wydarzeniem, ale także może pozytywnie przełożyć się na wizerunek już po nim. Prezentacja konferencji w spektakularnym otoczeniu przywołuje dobre skojarzenia gości oraz zachęca nieobecnych do tego, żeby następnym razem jednak wzięli udział.

5. Ujęcie pozytywnych emocji. Wydarzenia biznesowe, choć z natury rzeczy bardzo formalne, są klasycznym spotkaniem z innymi ludźmi. Wydobycie  pozytywnych emocji i pokazanie ich na zdjęciach przekłada się bezpośrednio na dobry wizerunek konferencji. Warto fotografować uśmiechy, gesty powitania, zespół organizatora przy pracy, a także gości w trakcie rozmów w ramach networkingu.

Osoba, pełniąca rolę fotografa (niezależnie, czy zajmuje się tym zawodowo, czy amatorsko) powinna  odpowiednio przygotować się do wydarzenia, przestrzegając określonych reguł:

6. Neutralny strój i postawa. Fotograf powinien być w zasadzie „niewidzialny”, choć nie oznacza to, że ma robić zdjęcia z ukrycia. Najlepsze zdjęcia dokumentujące wydarzenie, to zdjęcia „niepozowane”, będące obrazem realnej sytuacji. Fotograf więc, zarówno strojem – dopasowanym do charakteru wydarzenia, jak i zachowaniem nie powinien zwracać na siebie uwagi i w żadnym stopniu, nie przeszkadzać gościom wydarzenia.

7. Znajomość programu wydarzenia i najważniejszych uczestników. Fotograf powinien znać program wydarzenia i dobrze orientować się w kolejnych punktach harmonogramu. Przygotowanie powinno także objąć zapoznanie się z najważniejszymi gośćmi wydarzenia, których fotografowanie, np. w czasie rozmów z innymi uczestnikami, może być szczególnie istotne.

8. Uzgodnienie szczegółów technicznych z organizatorem. Fotograf powinien być zawsze przygotowany na pytania od gości na temat publikacji zdjęć – gdzie i kiedy będą mogli je znaleźć, ewentualnie z kim się kontaktować w sprawie ich udostępnienia. Szczegółowych informacji na ten temat zwykle udziela organizator. Fotograf nie powinien jednak odsyłać pytających bez żadnej odpowiedzi. Kwesta możliwości wykorzystania zdjęć do celów promocyjnych samego fotografa, także powinna zostać ustalona wcześniej.

Dodatkowo, osoba, która robi zdjęcia w czasie eventu powinna mieć pewność, że organizator zadbał wcześniej o pozwolenie gości na publikację zdjęć z wydarzenia. Nie każdą konferencję uznaje się za imprezę masową. Zdarza się potrzebna jest indywidualna zgoda każdego z uczestników na wykorzystanie ich wizerunku w celach promocyjnych. Może być ona wyrażona np. w momencie rejestracji.

Dobrą praktyką, często stosowaną przez organizatorów konferencji jest zostawianie na krzesłach w pierwszych rzędach informacji dla gości o tym, że to szczególnie mocno fotografowana część sali. Wszyscy, którzy nie chcieliby znaleźć się na zdjęciach z wydarzenia, dzięki tej informacji, od razu mogą wybrać dla siebie miejsce w którymś z dalszych rzędów.

9. Zapewnienie sobie zaplecza technicznego. Chociaż wydaje się, że o oczywistych rzeczach nie wypada wspominać, to właśnie o nich zdarza się najczęściej zapominać. Dodatkowe baterie do aparatu, karty pamięci, ładowarki i czytnik kart – to niezbędne części zamienne dla każdego fotografa. Sprzęty czasem zawodzą, dobrze jest więc być przygotowanym na wypadek, gdyby bateria w nieoczekiwanym momencie rozładowała się.

10. Szybka edycja zdjęć. Materiały marketingowe, takie jak fotorelacja, bardzo szybko się tracą na aktualności. Niezwykle ważne jest więc szybkie dostarczenie zdjęć organizatorowi po to, żeby mógł je wykorzystać do celów promocyjnych. Przyjmuje się, że wszystkie zdjęcia z konferencji powinny być gotowe do wykorzystania i dyspozycji organizatora nie później niż 7 dni po konferencji. Dobrą praktyką jest także przekazanie przez fotografa kilku ujęć jeszcze w czasie samego eventu – do wykorzystania w bieżącej promocji np. w social mediach lub do przekazania mediom.

Fotografowanie konferencji to wyzwanie. Z jednej strony to materiały będące częścią dokumentacji wydarzenia. Z drugiej jednak, to wizytówka eventu, która powinna reprezentować jak najwyższy poziom i jakość. Odnalezienie balansu pomiędzy sztuką a dokumentem w tym przypadku jest gwarancją sukcesu.