7 elementów, które włącza się do budżetu wydarzenia

Konferencja biznesowa to wydarzenie złożone z wielu elementów. Już na etapie planowania konkretnego eventu warto wyróżnić możliwie je wszystkie, po to, aby stworzyć listę zadań niezbędnych do zrealizowania oraz wynikającą z niej tabelę przewidywanych kosztów.

W ogólnym zestawieniu najczęściej nie jest możliwe wyliczenie wszystkich prawdopodobnych wydatków, które muszą ponieść organizatorzy. Po pierwsze, każde wydarzenie jest inne, dotyczy innej tematyki, jest kierowane do innej grupy docelowej lub organizowane jest w innym miejscu. Po drugie, przy organizacji każdego eventu, trzeba liczyć się z pojawieniem się nieprzewidzianych wcześniej kosztów, bez uregulowania których, wydarzenie nie będzie mogło się odbyć.

Do najbardziej klasycznych wydatków, z którymi producenci eventów zwykle muszą się liczyć należą:

1.Wynajem sali konferencyjnej. O tym, czym kierować się przy wyborze miejsca na konferencję pisaliśmy wcześniej (tekst: Najczęściej popełniane błędy w wyborze miejsca konferencji). Jednak ważnym argumentem przemawiającym za podjęciem określonej decyzji powinna też być cena wynajmu – to koszt, który trzeba zmieścić w  budżecie całego wydarzenia. Warto wziąć pod uwagę, czy obejmuje ona udostępnienie sprzętu audiowizualnego, którego użycie będzie niezbędne na miejscu wydarzenia oraz przestrzeń dodatkową, w której można zorganizować catering, szatnię dla gości i rejestrację uczestników. Ceny sal konferencyjnych do 200 osób zwyczajowo wahają się, w zależności od ich wielkości i czasu wynajmu (np. 4 godziny, 8 lub więcej), od 500 zł do około 2500 zł.

2.Zaangażowanie prelegentów. Dobrą konferencję cechuje udział wyjątkowych gości, którzy mogą podzielić się z uczestnikami swoim doświadczeniem i wiedzą. Do kosztów zaangażowania takich osób, oprócz honorarium, trzeba wliczyć koszty podróży, noclegów i wyżywienia. Trudno uśrednić wydatki ponoszone z tego tytułu. Kwoty wahają się, w zależności od gościa, od około 1000 zł do nawet 20 000 zł.

3.Catering. Spotkaniom biznesowym, takim jak konferencja, bardzo często towarzyszy oprawa cateringowa. Wybrana forma i zakres usługi zależą od charakteru wydarzenia. Niektóre wydarzenia obejmują tylko bufet kawowy, inne poczęstunek lunchowy dla wszystkich uczestników. Niezbędnym minimum zawsze jest zapewnienie napojów dla gości. Cena prostego bufetu kawowego dla uczestników waha się między 10 zł a 50 zł za osobę. Klienci wybierają także menu lunchowe, najczęściej w granicach od 80 zł do 100 zł.

4.Materiały promocyjne. Przygotowując wydarzenie nie można zapomnieć o materiałach przekazywanych uczestnikom, które będą stanowić tzw. pakiet konferencyjny. W jego skład wchodzą m.in.: program konferencji, identyfikator dla uczestnika (wraz z okładką) i folder informacyjny. Do budżetu należy włączyć także koszty wydruku materiałów. Skala wielkości kosztów zależy od wydarzenia – na duże konferencje często zamawia się identyfikatory na twardszym, porządniejszym papierze. Dodatkowo można przygotować specjalne, brandowane torby oraz inne gadżety z logotypem organizatora. Koszt materiałów nie powinien przekroczyć 10% kwoty całego budżetu.

5.Marketing wydarzenia. Reklama wydarzenia w social mediach, masowa wysyłka maili do potencjalnej grupy odbiorców, specjalne programy pozwalające na rejestrację uczestników online to narzędzia, za które często trzeba płacić. Jeśli budżet wydarzenia na to pozwala, warto zainwestować około 10% w promocję. Dobrze zaplanowane działania przyczynią się znacząco do wzrostu popularności eventu i skutecznie zachęcić grupę docelową do wzięcia udziału w konferencji.

6.Usługi profesjonalne. Do pracy przy organizacji wydarzenia angażuje się także innych specjalistów. Tworzeniem grafik, zaproszeń itp. często musi zająć się profesjonalista. Jeśli konferencja ma charakter międzynarodowy i biorą w niej udział osoby posługujące się wieloma różnymi językami, niezbędny na miejscu jest tłumacz. Niektórym wydarzeniom towarzyszy także konieczność zatrudnienia tłumacza migowego. Każda z tych osób musi otrzymać stosowne honorarium za swoją pracę.

7.Nieprzewidziane koszty. Organizator przygotowujący wydarzenie powinien zarezerwować część budżetu na pokrycie nieprzewidzianych kosztów. Przyjmuje się, że wydatki z tego tytułu nie powinny przekroczyć 15 % całości budżetu. Dobrze także mieć przy sobie w czasie eventu pewną kwotę w gotówce – na wypadek, gdyby trzeba było dokonać jakiejś opłaty od razu, na miejscu (np. za taksówkę dla gościa specjalnego).

Trzeba pamiętać, że koszty związane z konferencją podlegają negocjacji – ceny bardzo rzadko ustalone są „na sztywno”. Partnerzy, z którymi współpracuje się przy eventach, często gotowi są przedstawić indywidualną, korzystniejszą ofertę np. w ramach wymiany barterowej – za promocję.

Bardzo ważne jest dopasowywanie wszystkich wydatków do charakteru eventu – weryfikacja planów i dostosowanie ich do budżetu. Czasami konieczna jest rezygnacja z niektórych punktów i tym samym, ograniczenie kosztów, które nie są kluczowe dla wydarzenia. Dobrze zorganizowany event, to wydarzenie, które zostało mądrze zaplanowane i w pełni zrealizowane.