Jak stworzyć ofertę współpracy, która skutecznie zainteresuje sponsora ?

Każdy organizator wydarzenia biznesowego, niezależnie od jego wielkości, musi zmierzyć się z zadaniem pozyskania środków na jak najlepszą realizację projektu. Zdarza się, że firmy same tworzą tzw. fundusze celowe na organizowane eventy. Ich zawartość merytoryczna, lokalizacyjna oraz zapewniane usługi dodatkowe, wprost wynikają wtedy z możliwości, jakie daje określona pula.

Większe konferencje zwykle opierają się na zewnętrznych źródłach finansowania, do których pozyskania organizatorzy dążą w dłuższym okresie poprzedzającym wydarzenie. Pozyskanie takich środków i przekonanie do siebie potencjalnych partnerów biznesowych nie jest prostym zadaniem. Chociaż zarówno organizatorzy, jak i rozpoczynający współpracę sponsorzy dążą do osiągnięcia tego samego – realizacji jak najlepszego wydarzenia, to ich cele pośrednie nie zbiegają się w tak oczywisty sposób.

Organizatorom zawsze zależy na stworzeniu jedynego w swoim rodzaju eventu, który okaże się sukcesem i przyniesie wymierne korzyści w dłuższej perspektywie. Do natłoku wielu obowiązków związanych z przygotowywaniem wydarzenia, trzeba jednak zawsze dołożyć dokładne opracowanie strategii pozyskiwania sponsorów. Potencjalni partnerzy zwrócą bowiem uwagę na ofertę, która zaspokoi ich podstawowe potrzeby:

• Ekskluzywność – prestiż, który będzie ze sobą niosło wzięcie udziału w wydarzeniu,
• Atrakcyjne miejsce w programie – zapewnienie możliwości realnego współtworzenia eventu,
• Indywidualne podejście – będące formą kontaktu z potencjalnym partnerem, a także przejawiające się w ofercie przygotowywanej z myślą o nim,
• Obietnica preferencyjnego traktowania (już w trakcie realizacji projektu).

Najtrudniejszym zadaniem, z którym muszą zmierzyć się organizatorzy, jest zapewnienie przyszłemu partnerowi unikalnego traktowania – oferta, która nie przewiduje możliwości indywidualnego dopasowania warunków do potrzeb sponsora, najczęściej, jest automatycznie odrzucana. Dlatego właśnie tak ważna jest jej personalizacja, która powinna przebiegać wielotorowo:

1. Włączenie logo sponsora do oferty (lub prezentacji ofertowej). Taki zabieg naturalnie wywoła wrażenie zindywidualizowania propozycji i skuteczniej skupi uwagę odbiorcy na jej zawartości.

2. Dokładny opis grupy docelowej dla planowanych działań. Podkreślenie, że wydarzenie jest zaadresowane w szczególności do grupy odbiorców potencjalnego partnera, jest czynnikiem przyciągającym jego zainteresowanie. Szansa bliskiego, bezpośredniego kontaktu z klientem jest ważnym narzędziem marketingowym, które firmy chcą wykorzystywać w swoich działaniach promocyjnych.

3. Porównanie wydarzenia do innych, w których sponsor wcześniej brał udział. Zestawienie podobieństw i realizowanych przy tym celów stanowi skuteczny element strategii nawiązywania współpracy. Wiele firm angażuje się tylko w określony rodzaj eventów. Warto podkreślić takie cechy konferencji i wydarzenia, które sprawdziły się w przypadku danego sponsora już wcześniej. Takie porównanie to także sygnał, że tego typu działania były skutecznym narzędziem marketingowym oraz z punktu widzenia niezależnych obserwatorów, rozpoczęły proces skutecznego budowania wizerunku sponsora, jako „ambasadora dobrych praktyk”, z którym chce się współpracować.

4. Wyszczególnienie konkretnych punktów wspólnych, które jednocześnie pozycjonują zarówno sponsora, jak i wydarzenie. Podkreślenie wagi współpracy, jako czynnika budującego wartość marki obu podmiotów oraz wyciągnięcie wzajemnych, indywidualnych korzyści często ponosi poziom zainteresowania ofertą. Potencjalni partnerzy w pierwszej kolejności przeanalizują konkretną opłacalność dla ich firmy, ale zwrócą też uwagę na to, jak wysoko ceni się współpracę z nią.

5. Dostosowanie poziomu oferty do przewidywanych możliwości sponsora. Dla niewielkich, ale dynamicznie rozwijających się firm sam udział w wydarzeniu może być doskonałą formą promocji, na którą w szerokim zakresie nie mogłyby sobie pozwolić. Organizator, na takiej współpracy może zyskać nie tylko część środków na realizację swojego eventu, ale także, w dłuższej perspektywie, lojalnego partnera. Przygotowanie oferty niskobudżetowej będzie doskonałą formą pogodzenia interesów obu stron.

6. Propozycja współtworzenia wydarzenia. Gwarancja miejsca w programie na wykład przedstawiciela firmy lub propozycja przedstawienia case study firmy to sprawdzone i skuteczne narzędzie przekonujące potencjalnego partnera do inwestycji w wydarzenie. Możliwość wywierania realnego wpływu na kształt konferencji, daje większe szanse na przyciągnięcie sponsorów, którzy o swoich działaniach chcą mówić do jak najszerszej publiczności.

7. Wysłanie sygnału gotowości dostosowania poszczególnych elementów eventu do potrzeb jego potencjalnego partnera. Już sama sugestia, że oferta i jej zakres podlegają negocjacjom, stwarza większe szanse na podjęcie współpracy albo przynajmniej na rozpoczęcie rozmów zmierzających do jej podjęcia.

Przed rozpoczęciem rozmów ze sponsorem trzeba upewnić się, że wydarzenie, w którym udział mu się proponuje, wpisze się w jego politykę marketingową (albo nawet konkretne plany na kolejny rok). Tylko w takim przypadku negocjacje mają szansę powodzenia.

Przekonanie sponsorów do wzięcia udziału w evencie wymaga dużej dokładności i dbałości o szczegóły. Warto inspirować się obowiązującymi trendami, bo to one najskuteczniej przyciągają uwagę docelowych odbiorców. Niezbędne jest jednak wykazanie się kreatywnością w ich adaptowaniu, co pozwala odróżnić się od konkurencji. To właśnie od pozyskania dostatecznej ilości środków, w dużej mierze, zależy sukces realizacji wydarzenia.