Jak uniknąć najczęściej popełnianych błędów w wyborze miejsca konferencji?

Poza wartością merytoryczną, którą niesie ze sobą atrakcyjny program wydarzenia, na zainteresowanie i odbiór uczestników pośrednio przekładają się bowiem także: miejsce organizacji, dogodny dojazd, bliskość parkingu, czy  atrakcyjna okolica. 
Wybór sali konferencyjnej wpływa już bezpośrednio na realizację podstawowych celów wydarzenia – od niego często zależy sukces eventu. Warto, jeszcze przed planowanym wydarzeniem, osobiście sprawdzić, czy wszystko wygląda dokładnie tak, jak powinno i spokojnie zająć się dopracowywaniem pozostałych elementów konferencji.

1. Wybór właściwego miejsca i odpowiednie wykorzystanie przestrzeni
Wybór zarówno za małej sali, (w której uczestnikom będzie za ciasno), jak i za dużej (efekt pustych miejsc) jest jednym z najczęstszych błędów. Szukając odpowiedniego miejsca, organizator powinien mieć na uwadze, ile osób będzie uczestniczyć w evencie, jaki charakter ma spotkanie (czy da się odpowiednio zaaranżować przestrzeń – np. ustawić stoły i krzesła w formie podkowy). Pierwsze wrażenie o sali, w której odbywa się konferencja, jest równie istotne, jak pierwsze wrażenie o nowo poznanej osobie. Można je zrobić tylko jeden raz.

2. Sprawdzenie dostępu do źródeł energii i technologii
Uczestnicy konferencji korzystają z laptopów albo innych urządzeń elektronicznych w czasie wydarzenia. Nie zawsze pamięta się jednak, żeby sprawdzić, czy w razie potrzeby, będzie możliwość podłączenia sprzętów do prądu. Niezbędna jest bliskość gniazdek elektrycznych do dyspozycji uczestników. Wyjściem jest wykorzystanie przedłużaczy – jednak zawsze trzeba brać pod uwagę względy bezpieczeństwa (prawdopodobieństwo zahaczenia o kabel) i estetykę. Dobrym rozwiązaniem (szczególnie w bardzo dużych salach) są gniazdka elektryczne umieszczone w kilku miejscach na sali, w podłodze. Przybliżanie z nich źródeł prądu nie wpływa znacząco na zaburzenie porządku w sali, często możliwe jest także przyklejenie zbyt długich kabli do podłogi.
Tak samo ważne jest zapewnienie dostępu do sieci Wi-Fi. Nie powinno się zapominać o sprawdzeniu przepustowości oferowanego Internetu – szczególnie, jeśli chce się prowadzić transmisję na żywo.

3. Odpowiednie światło w sali konferencyjnej
Wybierając salę konferencyjną trzeba skupić się także na tym, jakim oświetleniem wewnątrz dysponujemy. Nie ma jednego właściwego modelu, który będzie się sprawdzał przy każdym wydarzeniu. Jasna sala jest szczególnie ważna przy konferencjach prasowych, z których relacje video często trafiają do mediów. Bardzo jasne pomieszczenie to jednak nie zawsze atut, szczególnie w kontekście klasycznych konferencji – zbyt ostre światło utrudnia projekcję prezentacji, o które często opierają się wykłady prelegentów. Niezbędne jest więc także sprawdzenie możliwości zaciemnienia sali.

4. Sprawdzenie działania sprzętu audio-video
Odpowiednie nagłośnienie i wyświetlanie materiałów w najwyższej jakości to już dziś praktycznie standard. Organizator w tym wypadku powinien wykazać się jednak zasadą ograniczonego zaufania i sprawdzić sprzęt, który jest dostępny na sali. Jego zawodność pozostawi złe wrażenie nie tylko u prelegentów, którzy odczują, że ich występ nie został dostatecznie dobrze „oprawiony”, ale też u uczestników, dla których udział w słabo słyszalnym wykładzie jest zwyczajną stratą czasu.
Przed konferencją należy sprawdzić sposób wyświetlania materiałów, przetestować momenty zmiany kolejnych prezentacji i zrobić próbę mikrofonu. Problemy ze sprzętem często są wynikiem nieodpowiedniego ustawienia parametrów – przed rozpoczęciem konferencji jest jeszcze czas na ich zmianę. Warto też zapytać o dodatkowy, „awaryjny” laptop, z którego można skorzystać, w razie nieprzewidzianych problemów z używanym przez nas sprzętem.

5. Właściwe wygłuszenie sali konferencyjnej
Bardzo ważną kwestią jest odpowiednie wygłuszenie pomieszczeń. Przeszkadzające dźwięki dobiegające z sąsiednich pomieszczeń (albo z ulicy) powodują dyskomfort u wszystkich uczestników wydarzenia.

6. Dostosowanie wielkości miejsca do wydarzenia
Na niewielkich konferencjach, w których uczestniczy mniej niż 40 osób, prelegenci nie powinni przemawiać ze sceny – jej obecność buduje sztuczny dystans, przesadnie formalizuje tego typu spotkania i wprowadza nienaturalną atmosferę. Podobnie, trudność w nawiązywaniu kontaktu z publicznością – nawet w czasie większych wydarzeń, tworzy zbyt duża odległość między prezentującym prelegentem a słuchaczami. Organizatorzy powinni przywiązywać dużą wagę do tego, jakiego rodzaju wydarzenie przygotowują i czy wnętrze, w którym planują jego realizację odpowiada charakterowi eventu.

7. Ocena miejsca przeznaczonego na catering
Przygotowanie konferencji bardzo często łączy się z zapewnieniem cateringu dla uczestników. Warto zastanowić się nad odpowiednim miejscem, w którym można będzie ustawić stoły z poczęstunkiem. Catering w sali konferencyjnej może przeszkadzać zarówno uczestnikom, jak i występującym w czasie konferencji. Zbyt duża odległość od miejsca organizacji konferencji (np. różnica pięter) wprowadza chaos, stwarza problemy logistyczne i negatywnie wpływa na komfort uczestników. Najlepiej sprawdza się bezpośrednio sąsiadujące z salą konferencyjną foyer.

8. Wybór dopasowanego do tematyki lub neutralnego wnętrza
Ostatnim, choć wcale nie najrzadziej popełnianym błędem jest wybór „zbyt ciekawej” sali. Obrazy lub plakaty na ścianach, zupełnie nienawiązujące (nawet luźno) do tematyki konferencji, mogą skutecznie rozpraszać uczestników. Chcąc skupić uwagę publiczności na temacie, warto znaleźć neutralne wnętrze lub takie, które delikatnie wiąże się z motywem przewodnim spotkania.

Organizacja konferencji to zawsze bardzo złożone zadanie. Warto przy tym wystrzegać się łatwych do uniknięcia błędów. Nic tu nie jest oczywiste, oprócz tego, że miejsce jest tym, co ocenia się „na pierwszy rzut oka”. A pierwsze wrażenie jest bardzo ważne.