Konferencja prasowa, która przyniesie sukces medialny

Warto jednak pamiętać, że często to odpowiednia oprawa i właściwa promocja wydarzenia sprawiają, że dziennikarze przyjeżdżają na miejsce i przygotowują ciekawy materiał.

1. Wybór odpowiedniego miejsca. Przed zorganizowaniem konferencji prasowej trzeba zastanowić się, gdzie powinna się ona odbyć. To wydarzenie organizowane dla mediów, które dopiero na kolejnym etapie przekażą zebrany materiał swoim widzom, słuchaczom i czytelnikom. Z tego względu oprawa tego eventu ma bardzo duże znaczenie. Warto zadbać o to, aby samo miejsce nawiązywało do omawianej tematyki – zarówno wystrojem wnętrza, jak i charakterem architektury budynku. W przypadku konferencji prasowych, których tematyka w żaden sposób nie może się wiązać z otoczeniem, wybór miejsca powinien być zdeterminowany dogodną lokalizacją.

Innym aspektem, który organizatorzy powinni brać pod uwagę w kontekście miejsca organizacji, jest wielkość i aranżacja sali. Muszą one być dostosowane do potrzeb dziennikarzy i operatorów rejestrujących spotkanie dla swoich redakcji. Niezwykle istotne jest odpowiednie światło – niezbyt intensywne, ale jednocześnie nie za ciemne. Dobra jakość nagrań i fotografii jest bezpośrednio uzależniona od jasności pomieszczenia. Ważne jest także zaplecze techniczne sali – przede wszystkim sprzęt nagłaśniający powinien spełniać najwyższe standardy – to głos jest tu najważniejszy.

2. Właściwe wyznaczenie terminu konferencji. Wybierając dzień i godzinę konferencji prasowej, warto wziąć pod uwagę charakter pracy dziennikarskiej i pory zwykle organizowanych kolegiów redakcyjnych (rano i po południu). Szansę uzyskania najwyższej frekwencji mają spotkania organizowane we wtorki, środy i czwartki, między 10:30 a 13:00. Ze względu na niezwykle napięty harmonogram wielu redaktorów, bardzo ważne jest rozpoczęcie konferencji prasowej punktualnie – nawet, jeśli nie wszyscy akredytowani wcześniej dziennikarze pojawili się na miejscu. Moderator powinien zadbać również o to, żeby całość nie trwała dłużej niż 45 minut.

3. Analiza bieżących wydarzeń. Organizator konferencji prasowej przed wyznaczeniem jej oficjalnego terminu powinien zweryfikować kalendarz planowanych imprez w mieście. Oczywiście, nie wszystko da się przewidzieć, ale powinno się unikać terminów, które kolidują z innymi, popularnymi medialnie eventami albo ogłoszonymi już innymi konferencjami z tej samej branży – także w kontekście międzynarodowym. Taka strategia zwiększa prawdopodobieństwo przyciągnięcia dziennikarzy.

4. Skuteczne przekazanie zaproszenia. Samo rozesłanie informacji prasowej o planowanym wydarzeniu, nie wystarcza do tego, żeby zainteresować media. Konieczne jest telefoniczne potwierdzenie wysyłki zaproszenia i udzielenie tą drogą dodatkowych informacji. Organizator, w dniu poprzedzającym konferencję, może przypomnieć o spotkaniu prasowym przedstawicielom redakcji, na których obecności szczególnie mu zależy. Niektórzy polecają potwierdzanie przybycia akredytowanych dziennikarzy nawet na godzinę przed rozpoczęciem konferencji, szczególnie w przypadku zapraszania przedstawicieli radia i telewizji.

5. Przygotowanie press-kitu. Dla potencjalnego zapewnienia sobie dobrych i wartościowych merytorycznie publikacji po konferencji prasowej, warto przygotować dla dziennikarzy tzw. press-kit – informację prasową, streszczającą przedmiot prezentacji wraz z backgrounderem – będącym zbiorem informacji o firmie, marce albo produkcie (mającym swoje zastosowanie niezależnie od kontekstu), zdjęciami ilustrującymi główny temat konferencji oraz innymi materiałami dodatkowymi (np. nagraniami, wizualizacjami etc.). Tego typu teczka prasowa znacznie ułatwia przedstawicielom mediów stworzenie własnego materiału.

6. Rejestracja przebiegu wydarzenia. Warto być przygotowanym do przekazania materiałów z przebiegu konferencji prasowej redakcjom, które z niezależnych od siebie przyczyn nie mogły dotrzeć na miejsce, a są zainteresowane tematem. Cennym materiałem okaże się tu nie tylko press-kit, ale także bezpośredni streaming z konferencji.

7. Catering i pakiet konferencyjny. Na dobre wrażenie o konferencji, oprócz ciekawego tematu i interesujących gości, których spotkanie gwarantuje udział w wydarzeniu, wpływają także dodatki. Dobrą praktyką jest zapewnienie poczęstunku (bufetu kawowego lub lunchu) dla dziennikarzy oraz przygotowanie dla nich drobnego prezentu (nawiązującego do tematyki konferencji prasowej).

Konferencja prasowa jest narzędziem, dzięki któremu łatwo można przekazać właściwą informację mediom. Dobrze zorganizowana konferencja prasowa gwarantuje wygenerowanie publikacji, czyli skuteczne dotarcie do właściwych odbiorców w krótkim czasie. Wiedza o tym, na co powinno zwracać się uwagę, aby organizowany event spełniał przesłanki „dobrego i skutecznego”, zawsze procentuje.