menu
16 °C

Rezerwuj bezpośrednio i otrzymaj BON o wartości 50zł do wykorzystania w naszych restauracjach + RABAT 10% z Kodem Promocyjnym KOSSAK

przyjazd:
25
Wrz 2023
wyjazd:
26
Wrz 2023
Sprawdź dostępność

Konferencja prasowa, która przyniesie sukces medialny

Konferencja prasowa, która przyniesie sukces medialny

Kluczem do zorganizowania udanej konferencji prasowej jest ciekawy temat. 

Warto jednak pamiętać, że często to odpowiednia oprawa i właściwa promocja wydarzenia sprawiają, że dziennikarze przyjeżdżają na miejsce i przygotowują ciekawy materiał.

1. Wybór odpowiedniego miejsca. Przed zorganizowaniem konferencji prasowej trzeba zastanowić się, gdzie powinna się ona odbyć. To wydarzenie organizowane dla mediów, które dopiero na kolejnym etapie przekażą zebrany materiał swoim widzom, słuchaczom i czytelnikom. Z tego względu oprawa tego eventu ma bardzo duże znaczenie. Warto zadbać o to, aby samo miejsce nawiązywało do omawianej tematyki – zarówno wystrojem wnętrza, jak i charakterem architektury budynku. W przypadku konferencji prasowych, których tematyka w żaden sposób nie może się wiązać z otoczeniem, wybór miejsca powinien być zdeterminowany dogodną lokalizacją.

Innym aspektem, który organizatorzy powinni brać pod uwagę w kontekście miejsca organizacji, jest wielkość i aranżacja sali. Muszą one być dostosowane do potrzeb dziennikarzy i operatorów rejestrujących spotkanie dla swoich redakcji. Niezwykle istotne jest odpowiednie światło – niezbyt intensywne, ale jednocześnie nie za ciemne. Dobra jakość nagrań i fotografii jest bezpośrednio uzależniona od jasności pomieszczenia. Ważne jest także zaplecze techniczne sali – przede wszystkim sprzęt nagłaśniający powinien spełniać najwyższe standardy – to głos jest tu najważniejszy.

2. Właściwe wyznaczenie terminu konferencji. Wybierając dzień i godzinę konferencji prasowej, warto wziąć pod uwagę charakter pracy dziennikarskiej i pory zwykle organizowanych kolegiów redakcyjnych (rano i po południu). Szansę uzyskania najwyższej frekwencji mają spotkania organizowane we wtorki, środy i czwartki, między 10:30 a 13:00. Ze względu na niezwykle napięty harmonogram wielu redaktorów, bardzo ważne jest rozpoczęcie konferencji prasowej punktualnie – nawet, jeśli nie wszyscy akredytowani wcześniej dziennikarze pojawili się na miejscu. Moderator powinien zadbać również o to, żeby całość nie trwała dłużej niż 45 minut.

3. Analiza bieżących wydarzeń. Organizator konferencji prasowej przed wyznaczeniem jej oficjalnego terminu powinien zweryfikować kalendarz planowanych imprez w mieście. Oczywiście, nie wszystko da się przewidzieć, ale powinno się unikać terminów, które kolidują z innymi, popularnymi medialnie eventami albo ogłoszonymi już innymi konferencjami z tej samej branży – także w kontekście międzynarodowym. Taka strategia zwiększa prawdopodobieństwo przyciągnięcia dziennikarzy.

4. Skuteczne przekazanie zaproszenia. Samo rozesłanie informacji prasowej o planowanym wydarzeniu, nie wystarcza do tego, żeby zainteresować media. Konieczne jest telefoniczne potwierdzenie wysyłki zaproszenia i udzielenie tą drogą dodatkowych informacji. Organizator, w dniu poprzedzającym konferencję, może przypomnieć o spotkaniu prasowym przedstawicielom redakcji, na których obecności szczególnie mu zależy. Niektórzy polecają potwierdzanie przybycia akredytowanych dziennikarzy nawet na godzinę przed rozpoczęciem konferencji, szczególnie w przypadku zapraszania przedstawicieli radia i telewizji.

5. Przygotowanie press-kitu. Dla potencjalnego zapewnienia sobie dobrych i wartościowych merytorycznie publikacji po konferencji prasowej, warto przygotować dla dziennikarzy tzw. press-kit – informację prasową, streszczającą przedmiot prezentacji wraz z backgrounderem – będącym zbiorem informacji o firmie, marce albo produkcie (mającym swoje zastosowanie niezależnie od kontekstu), zdjęciami ilustrującymi główny temat konferencji oraz innymi materiałami dodatkowymi (np. nagraniami, wizualizacjami etc.). Tego typu teczka prasowa znacznie ułatwia przedstawicielom mediów stworzenie własnego materiału.

6. Rejestracja przebiegu wydarzenia. Warto być przygotowanym do przekazania materiałów z przebiegu konferencji prasowej redakcjom, które z niezależnych od siebie przyczyn nie mogły dotrzeć na miejsce, a są zainteresowane tematem. Cennym materiałem okaże się tu nie tylko press-kit, ale także bezpośredni streaming z konferencji.

7. Catering i pakiet konferencyjny. Na dobre wrażenie o konferencji, oprócz ciekawego tematu i interesujących gości, których spotkanie gwarantuje udział w wydarzeniu, wpływają także dodatki. Dobrą praktyką jest zapewnienie poczęstunku (bufetu kawowego lub lunchu) dla dziennikarzy oraz przygotowanie dla nich drobnego prezentu (nawiązującego do tematyki konferencji prasowej).

Konferencja prasowa jest narzędziem, dzięki któremu łatwo można przekazać właściwą informację mediom. Dobrze zorganizowana konferencja prasowa gwarantuje wygenerowanie publikacji, czyli skuteczne dotarcie do właściwych odbiorców w krótkim czasie. Wiedza o tym, na co powinno zwracać się uwagę, aby organizowany event spełniał przesłanki „dobrego i skutecznego”, zawsze procentuje.

zamknij
Newsletter

Bądź zawsze na bieżąco!

Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj najświeższe informacje o naszym hotelu.

Aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, Serwis wykorzystuje pliki cookies zapisywane w pamięci przeglądarki. Szczegółowe informacje na temat celu ich używania oraz możliwość zmian ustawień plików cookies znajdują się w Polityce prywatności.
Klikając AKCEPTUJĘ WSZYSTKIE, wyrażasz zgodę na korzystanie z technologii takich jak cookies i na przetwarzanie przez Osti-hotele Ostrowska, Ostachowska-Jarocka Spółka komandytowa, Plac Juliusza Kossaka 1, 31-106 , Kraków Twoich danych osobowych zbieranych w Internecie, takich jak adresy IP i identyfikatory plików cookie, w celach marketingowych (w tym do zautomatyzowanego dopasowania reklam do Twoich zainteresowań i mierzenia ich skuteczności). Zmiany ustawień plików cookies możesz dokonać w ustawieniach.

Zarządzaj ustawieniami dotyczącymi prywatności
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony

Pliki cookies niezbędne do działania usług dostępnych na stronie internetowej, umożliwiające przeglądanie ofert, dokonywanie rezerwacji, wspierające mechanizmy bezpieczeństwa m.in: uwierzytelnianie użytkowników i wykrywanie nadużyć.

Pliki cookies analityczne

Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika,

Pliki cookies marketingowe

Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich.

Twoje preferencje nie zostały jeszcze zapisane