Pakiet konferencyjny, który uczestnicy na pewno zabiorą ze sobą po wydarzeniu

W czasie eventu, zwracają uwagę na charakter wystąpień i sposób rozwinięcia tematów przez zaproszonych prelegentów. Dużego znaczenia nabierają również detale, czyli między innymi staranność przygotowania tzw. pakietu konferencyjnego – zestawu prezentów dla uczestników. Na opinię o konferencji i o organizatorze bezpośrednio przekłada się także ocena, czy pakiet ten został zaplanowany z dbałością o szczegóły i potrzeby gości wydarzenia.

Podstawowe elementy pakietu:

1. Wydruk programu konferencji. Uczestnicy eventu w każdym momencie powinni mieć możliwość sprawdzenia, który punkt programu jest właśnie realizowany, ile będzie trwać dana część oraz o czym będzie mowa później. W przypadku większych konferencji, w czasie których równocześnie prowadzone są różne bloki tematyczne, przekazanie programu gościom, jest szczególnie istotne – pozwala im odnaleźć się w odpowiednim miejscu, o właściwej porze.

2. Identyfikator. Przygotowywanie imiennych identyfikatorów dla zarejestrowanych uczestników stanowi bardzo dobrą praktykę organizatorów wydarzeń biznesowych. Wyraźnie podkreśla, że miejsce na konferencji zostało zarezerwowane specjalnie dla konkretnej osoby. Co więcej, ułatwia to nawiązywanie wzajemnych kontaktów między gośćmi konferencji – nie są oni dla siebie anonimowi, przez co mają szansę na szybkie odnalezienie swoich potencjalnych partnerów biznesowych.

3. Przewodnik po konferencji.Ten element pakietu konferencyjnego wręczany jest przede wszystkim uczestnikom dużych wydarzeń. W publikacjach tego typu można znaleźć szczegółowe opisy poszczególnych bloków programowych i paneli organizowanych w ich ramach. Ponadto, często dołącza się do tego opis prelegentów. Niektórzy organizatorzy mniejszych wydarzeń stosują także ciekawą praktykę wymieniania w „Przewodniku po konferencji” wszystkich jej uczestników (jeśli na etapie rejestracji nie zastrzegli swoich danych). Oprócz praktycznego zestawu informacji, goście w jednym wydawnictwie otrzymują cenny materiał, który może przydać się podczas późniejszego networkingu.

4. Materiały biurowe. Klasycznym prezentem dla uczestników konferencji są oznaczone odpowiednimi logotypami notesy i długopisy. Zapewnienie materiałów do robienia notatek stało się już klasycznym dodatkiem do pakietów od organizatora – goście często są nastawieni na to, że takie narzędzia dostaną, więc nie zabierają swoich notatników.

5. Torba (teczka) na materiały. Odpowiednio wytrzymała torba nie tylko gwarantuje wygodę w transporcie wszystkich elementów pakietu, ale także jest świetnym nośnikiem promocyjnym eventu po jego organizacji. Materiały opatrzone odpowiednią identyfikacją wizualną, zauważone u innych osób, mogą zachęcić wcześniej nieobecnych do zainteresowania się ofertą organizatora następnym razem.

Rozszerzona wersja pakietu (jeśli pozwala na to budżet wydarzenia i jego charakter):

6. Pamięć przenośna (pendrive). Bardzo często dodawanym do pakietu prezentem jest pendrive USB z logotypem marki oraz nagranymi materiałami dodatkowymi (konferencyjnymi). Możliwość późniejszego wykorzystania gadżetu przekłada się na jego popularność wśród uczestników. W ostatnim czasie jednak coraz bardziej praktyczne jest wykorzystywanie tzw. chmury danych – dostęp do której można uzyskać praktycznie z każdego miejsca na świecie. Zdarza się więc, że w alternatywie do pendrive’a organizatorzy wykorzystują wirtualne możliwości do przekazania pakietu konferencyjnego – materiałów promocyjnych i konferencyjnych za pośrednictwem sieci internetowej.

7. Elektroniczne gadżety. Do prezentów również lubianych przez gości należą dodatki do używanych na co dzień urządzeń elektronicznych. Choć często nie są one zupełnie związane z tematyką konferencji, są po prostu praktyczne. W przeciwieństwie do pendrive’ów nie zawierają żadnych materiałów związanych z tematyką konferencji. Do najczęściej prezentowanych gadżetów należą: powerbanki, czyli przenośne akumulatory energii do smartfonów i tabletów, HUB USB – „rozgałęźniki” do gniazd USB oraz słuchawki douszne.

8. Zakładka do książki. Prosty i stosunkowo niedrogi prezent jest niezwykle praktycznym nośnikiem informacji o wydarzeniu. A zakładki przydają się naprawdę często.

9. Mini-apteczka. Nietypowym, choć bardzo użytecznym prezentem, który można dodać do torby z pakietem konferencyjnym jest (oczywiście obrandowana) mini-apteczka. Szczególnie na dłuższych konferencjach goście mogą docenić zaopatrzenie ich w aspirynę (na wypadek bólu głowy), plastry (gdyby szpilki okazały się niezbyt wygodne), igłę z nitką czy pilniczek do paznokci.

10. Lokalne produkty spożywcze. Wykorzystując fakt organizacji konferencji w wyjątkowym miejscu warto dołożyć do pakietu konferencyjnego przekąskę lokalną. Taki zabieg pomoże uczestnikom lepiej zapamiętać event i samego organizatora.

11. Informacja turystyczna. Na konferencjach, na które goście przyjeżdżają z różnych części kraju (lub ze świata) do pakietu konferencyjnego dołącza się często krótką informację o najbardziej popularnych atrakcjach okolicy. Taki dodatek, oprócz walorów praktycznych, wysyła „sygnał” o tym, że uczestnicy wydarzenia są dla organizatora ważni i zależy mu na zapewnieniu swoim gościom jak największego komfortu podczas całej podróży.

Pakiet konferencyjny, może zostać dodatkowo wzbogacony o upominki od hotelu, w którym organizuje się event. Obiekty konferencyjne często są przygotowane na udzielenie pomocy w ramach „pakietu ratunkowego organizatora”. Hotel Kossak najczęściej włącza do niego notesy dla uczestników, długopisy, a także gwarantuje możliwość wydrukowania pewnych materiałów na miejscu. Innym prezentem, zapewnianym przez hotel bywają mapy miasta – szczególnie, jeśli organizator planuje konferencję połączoną z atrakcją – zwiedzaniem miasta. Częstą praktyką w Hotelu Kossak jest także zostawianie dla gości słodkiego poczęstunku w pokojach (np. w formie eleganckich pralinek). Organizator powinien jednak zawsze ustalić wcześniej wspólne działania na tym polu z osobą odpowiedzialną za właściwe przygotowanie miejsca konferencji.

Pakiet konferencyjny zawsze powinno się komponować tak, aby nie mógł zostać potraktowany, jako swojego rodzaju „łapówka” – szacuje się, że jego wartość nie powinna przekraczać 100 zł. To szczególnie istotne w kontekście  konferencji prasowych – dziennikarze mogą być bardzo wyczuleni na tym punkcie. Dobrze wystrzegać się także innego błędu, który znacząco może wpłynąć na wizerunek spotkania. Cały pakiet konferencyjny powinien być poręczny – zbyt duże gabarytowo prezenty, na spotkaniach biznesowych, nie robią dobrego wrażenia.