Pakiety sprzedażowe na konferecję

Organizacja każdej konferencji, w związku z mnogością zadań, które trzeba zrealizować, aby event mógł się odbyć wiąże się także z koniecznością poniesienia określonych nakładów finansowych. O tym, jak zaplanować budżet na wydarzenie biznesowe pisaliśmy w Bazie Wiedzy już wcześniej. Sprzedaż pakietów dla uczestników – pełniących rolę biletów wstępu na konferencję – może pokryć część lub nawet całość wydatków.

Opłata za wejście na konferencję jest nie tylko sposobem odzyskania części kapitału włożonego w produkcję. To także korzystny zabieg z punktu widzenia wizerunku eventu – płatne wydarzenia sprawiają wrażenie bardziej prestiżowych, wartościowych spotkań. Potencjalni goście są w stanie zapłacić za uczestnictwo w konferencjach nie tylko po to, aby wziąć udział w ciekawych panelach. Chcą także spotkać na miejscu innych, wyraźnie skupionych na podobnym celu przedstawicieli swojej branży. Sprzedaż biletów wiąże się także z dodatkową korzyścią dla organizatora – dzięki niej wie jakiej frekwencji się spodziewać – opłata za uczestnictwo z bardzo dużą dokładnością pozwala oszacować, ile osób na pewno pojawi się na miejscu wydarzenia.

Oczywiście, z reguły pokrycie całości kosztów produkcji konferencji ze sprzedaży wejściówek nie jest możliwe. Cena gwarantowanego pakietu dla uczestnika musi być odpowiednio wyważona i dopasowana do ekwiwalentu, który w ramach opłaty goście otrzymają od organizatora. Dobrym pomysłem, którego wdrożenie sprawdza się szczególnie przy dużych eventach, bywa stworzenie kilku poziomów pakietów, z których każdy gwarantuje udział w panelach i prelekcjach, a oprócz tego może wnosić odpowiednie dodatki.

1. Pakiet podstawowy. Najtańszy z proponowanych pakietów dla gości konferencji, gwarantuje wyłącznie możliwość udziału w zaplanowanych prelekcjach i otwartych panelach dyskusyjnych.

2. Pakiet rozszerzony. Opłacona wejściówka na konferencję pozwala nie tylko uczestniczyć w wykładach i panelach dyskusyjnych konferencji, ale także daje możliwość korzystania z bufetów cateringowych.

3. Pakiet VIP. Najdroższy z dostępnych pakietów oprócz samego uczestnictwa w konferencji, zapewnionych posiłków i noclegu, gwarantuje transport gościa (np. z lotniska, dworca) na miejsce konferencji oraz daje dodatkowy bonus – np. zaproszenie na oficjalną kolację z najważniejszymi prelegentami wydarzenia.

Czasami warto w rozszerzonych pakietach uwzględnić także dodatkowe świadczenie od sponsora, przedstawiające wysoką wartość, w normalnym trybie skierowane do zamożnych klientów oraz dużych firm. To może być licencja na korzystanie z produktu lub usługi, dostęp do zamkniętej platformy bazy wiedzy, czy np. roczna prenumerata tytułu prasy specjalistycznej.

Każde wydarzenie biznesowe jest inne – w związku z tym gwarancje pakietowe mogą się od siebie różnić. Warto jednak zapewnić swoim gościom możliwość wyboru  – dla niektórych dużo cenniejszy od możliwości uczestniczenia w wykładach ekspertów będzie networking w przerwach pomiędzy panelami, bądź możliwość poznania kluczowej osoby. Zróżnicowanie ceny i opisanie szczegółów poszczególnych pakietów sprawi jednak, że wszyscy goście będą mieć poczucie, że dobrze inwestują swoje pieniądze.