Rola organizatora na miejscu konferencji

Na organizację konferencji składa się wiele różnych elementów. Proces przygotowania takiego eventu rozpoczyna się znacznie wcześniej, przed kulminacją, jaką jest termin realizacji projektu. Jednak choćby wszystko zostało dokładnie opracowane, dobra konferencja wymaga stałej koordynacji na miejscu. To właśnie rola organizatora, osoby odpowiedzialnej za to, żeby skutecznie wdrożyć przygotowany wcześniej plan.

Koordynator każdego wydarzenia biznesowego stoi przed niełatwym zadaniem. Musi spełnić nie tylko oczekiwania swojego zleceniodawcy, dla którego przygotowuje event, ale także stale dbać o wizerunek marki, którą reprezentuje oraz zapewnić komfort uczestnikom. Nie jest możliwe proste określenie zakresu działań objętych odpowiedzialnością organizatora na miejscu zjazdu. Ich szerokie spektrum wymaga świetnego planowania i umiejętności zarządzania czasem i zespołem.

Zadania organizatora na miejscu konferencji:

I etap – przed właściwym rozpoczęciem eventu

• Project manager.
  Przyjęcie odpowiedzialności za jasne wyznaczenie ról, jakie mają w trakcie konferencji pełnić poszczególni członkowie zespołu. Manager jest odpowiedzialny za pracę swoich podwładnych, a dobra realizacja powierzonych zadań jest uzależniona od sposobu ich przekazania i klarownego nakreślenia oczekiwań.
• Manager ds. aranżacji sali i sprzętu.
  Sprawdzenie, czy poczynione wcześniej ustalenia zostały dobrze zrealizowane. Zadanie polega na kontroli odpowiedniego rozłożenia krzeseł dla publiczności, ustawienia sceny, miejsc dla występujących, ekranu do wyświetlania materiałów niezbędnych do prezentacji itp.
  Organizator jeszcze przed rozpoczęciem akredytacji uczestników, powinien także zadbać o przekazanie materiałów, które będą wykorzystywane w trakcie konferencji, przeprowadzić próbę generalną z osobą odpowiedzialną za obsługę sprzętu oraz ustalić formułę przełączania kolejnych materiałów. Konieczne jest także sprawdzenie działania mikrofonów oraz jakości obrazu i dźwięku w materiałach video wykorzystywanych przez prelegentów.
• Specjalista ds. marketingu.
  Odpowiednie rozmieszczenie materiałów promocyjnych w miejscu organizacji konferencji. Ze względów wizerunkowych ważna jest właściwa ekspozycja plakatów i materiałów wizualnych.

II etap – w trakcie eventu

• Gospodarz wydarzenia.
  Osobiste witanie i żegnanie zaproszonych gości i prelegentów. Koordynator konferencji pełni rolę gospodarza, a objęcie opieki nad zaproszonymi gośćmi specjalnymi wpisuje się w tę funkcję oraz buduje pozytywne relacje. Goście to często reprezentanci obecnych, bądź potencjalnych partnerów biznesowych organizatora, dlatego warto podkreślić, jak dużą wartość stanowi ich obecność w trakcie eventu.
• Opiekun konferencji.
  Uczestnicy konferencji powinni wiedzieć, kto jest organizatorem całego wydarzenia. W razie pytań, czy wątpliwości to właśnie do tej osoby można zgłosić się w kwestii rozwiązania nieprzewidzianych problemów. On także, z własnej inicjatywy, powinien sprawować pieczę nad tym, czy wszystko jest w porządku i czy nie jest potrzebna jego pomoc lub interwencja. Otwartość głównego koordynatora na takie sytuacje buduje pozytywny wizerunek nie tylko firmy, którą reprezentuje, ale także samego eventu.
• Manager obsługi cateringowej.
  W gestii organizatora leży dopilnowanie, aby kolejne propozycje serwowane przez firmę cateringową były podane o właściwej porze, w odpowiedniej formie i oprawie estetycznej. Ewentualne wpadki, zauważone na czas, mogą być poprawione, zanim wpłyną na wizerunek organizatora.
• Konsultant dokumentacji.
  Prowadzenie bieżących konsultacji z fotografem. Ważne jest, żeby organizator dokładnie określił, co powinno znaleźć się w materiałach dokumentujących konferencję. Wskazówki, na co zwrócić szczególną uwagę, ułatwią pracę fotografowi oraz pozwolą na dobrą realizację zadań po konferencji, takich jak promocja wydarzenia, czy tworzenie raportu.

Opcjonalnie organizator wykonywać także dodatkowe zadania:

• Moderator konferencji.
  Oficjalne otwarcie wydarzenia, przywitanie na forum wszystkich uczestników, przedstawienie obecnych na sali gości specjalnych oraz zarysowanie programu całego kongresu, może być zadaniem dodatkowym koordynatora. Powinien on także panować nad zmianami pomiędzy kolejnymi częściami konferencji i zapowiadać rozpoczynających swoje prezentacje prelegentów.
• Inicjator networkingu.
  Jako gospodarz wydarzenia, może on aranżować rozmowy na interesujące uczestników tematy i ułatwiać nawiązywanie relacji pomiędzy obecnymi na konferencji reprezentantami środowiska biznesowego. Często to właśnie możliwość zdobycia kontaktów biznesowych skłania uczestników do zainteresowania się eventem, a w niektórych branżach trudno jest nawiązać kontakt z właściwymi osobami i potencjalnymi kontrahentami. Wydarzenia, których organizatorzy pomagają w budowaniu relacji biznesowych, są dla uczestników wyjątkowo atrakcyjne.

III etap – po zakończeniu oficjalnej części eventu

• Manager ds. logistyki. 
  Zapewnienie transportu dla gości, którzy poproszą o pomoc w tej kwestii. Osoba odpowiedzialna za wydarzenie powinna być przygotowana na prośby o zamówienie taksówki albo zorganizowanie komfortowej podróży na lotnisko dla gości specjalnych. Z kolei uczestnicy konferencji mogą potrzebować wspólnego transportu dla większej grupy, w którego organizacji może pomóc właśnie koordynator eventu. W razie potrzeby, organizator powinien także zaproponować miejsca noclegu w dogodnej dla uczestników lokalizacji.
• Kontroler obiegu dokumentów.
  To główny koordynator wydarzenia powinien panować na tym, czy właściwe umowy i rachunki, trafią do odpowiednich osób i zostaną podpisane.

Organizator konferencji pełni w czasie trwania eventu, bardzo wiele ról. Nawet najlepsze opracowanie planu działania, nie zastąpi możliwości jego bieżącej reakcji na nieprzewidziane sytuacje. A założenie, że takie na pewno się nie przytrafią byłoby już błędem w samym planie.