Jak skutecznie zaprosić eksperta na konferencję?

Istotne jest, aby na wstępie przygotować listę potencjalnych ekspertów i określić udział którego z nich jest szczególnie istotny dla wydarzenia. Kolejność wyboru ekspertów jest o tyle ważna, że pozwala łatwo zdecydować, do kogo wysłać zaproszenie w pierwszej kolejności.

Przed wysyłką zaproszenia warto zastanowić się jak powinno zostać przygotowane. Tradycyjnie przyjęta jest forma listu formalnego, z którego wynikać będzie dlaczego właśnie tego eksperta zaprasza się do udziału w konferencji. W obecnych czasach wysyłanie takiego zaproszenia emailem jest już całkiem naturalne i jak najbardziej dopuszczalne. Jedynie w wyjątkowych przypadkach – np. gdy ekspert, do którego chce się dotrzeć, nie ma stałego dostępu do Internetu, zaproszenie powinno zostać wysłane się w formie papierowej. Wysyłka listu zapraszającego tradycyjną pocztą, ze względu na przyjęty dobry zwyczaj, sprawdzi się także w przypadku zapraszania ważnych osobistości – np. osób zajmujących wysokie stanowiska w administracji publicznej.

W treści zaproszenia warto podkreślić uznanie dla pracy i doświadczenia zapraszanej osoby. Spersonalizowany list, z którego wynika, że został napisany indywidualnie jest lepiej przyjmowany i skłania adresata do zastanowienia się nad udziałem w wydarzeniu. Ponadto w zaproszeniu trzeba określić główny cel konferencji, zarysować profil docelowych słuchaczy, dla których wydarzenie będzie przygotowywane oraz wskazać możliwe korzyści dla eksperta, które wynikać będą z jego udziału w evencie. Istotne jest także nakreślenie oczekiwań wobec osoby zapraszanej.

Wysyłkę najlepiej jest zorganizować w czterostopniowym procesie.

1. Wysyłka zaproszeń do ekspertów „pierwszego wyboru”, na których udziale zależy organizatorom najbardziej.
2. Oczekiwanie na odpowiedź od zaproszonych osób. W zależności czasu do konferencji, warto zarezerwować na oczekiwanie na odpowiedź od kilku dni do kilku tygodni. W międzyczasie, jeśli odpowiedzi nadal nie spłynęły, można wysłać przypomnienie z powtórnym zaproszeniem do udziału w wydarzeniu.
3. Po otrzymaniu odpowiedzi należy wpisać tych, którzy wyrazili chęć udziały w wydarzeniu, w konkretną część programu. Na miejsce osób, które zrezygnowały z udziału warto spróbować zaangażować inne, które wcześniej nie dostały zaproszenia.
4. Wysyłka kolejnej partii zaproszeń i powtórzenie całej procedury.

Jeśli ekspert odmawia udziału w konferencji – ze względu na inne zobowiązania w tym samym czasie albo brak zainteresowania tematyką wydarzenia warto podtrzymać kontakt, podziękować za poświęcenie czasu i rozważenie propozycji udziału oraz zapytać, czy zamiast siebie może polecić kogoś innego. Pozostawienie dobrego wrażenia może procentować w przyszłości.

O profesjonalistę, który zdecydował się wziąć udział w wydarzeniu, zawsze trzeba szczególnie zadbać. Najlepiej od razu umówić się z nim na rozmowę (jeśli nie jest możliwa osobista, to na telefoniczną lub videokonferencję) i ustalić wszystkie szczegóły związane ze współpracą. Oprócz ustalenia konkretnego tematu wykładu lub prelekcji (będącego rezultatem swojego rodzaju fuzji oczekiwań organizatora i propozycji eksperta), już na początku zawiązywania współpracy warto zapytać o szczegóły dotyczące np. preferowanej godziny wystąpienia. Kluczowy prelegent konferencji, ze względu na wagę jego wystąpienia, zawsze jest jedną z tych osób, które mają największy wpływ na kształt programu wydarzenia.

Zapraszanie znanych ekspertów w swoich dziedzinach na konferencje biznesowe zawsze wiąże się z podniesieniem prestiżu wydarzenia oraz większym zainteresowaniem udziałem w evencie osób, dla których jest on dedykowany. To korzystne także dla wizerunku organizatora zapewniającego swoim słuchaczom wyjątkowe spotkania z osobami, z których doświadczenia warto czerpać inspiracje.