menu
31 °C

Rezerwuj bezpośrednio i otrzymaj BON o wartości 50zł do wykorzystania w naszych restauracjach + RABAT 10% z Kodem Promocyjnym KOSSAK

przyjazd:
26
Cze 2022
wyjazd:
27
Cze 2022
Sprawdź dostępność

Jak skutecznie zaprosić eksperta na konferencję?

Jak skutecznie zaprosić eksperta na konferencję?

Zapraszanie ekspertów na konferencję, powierzając im rolę prelegentów, jest zadaniem trudnym i często wymagającym cierpliwości i sporego nakładu pracy.

Istotne jest, aby na wstępie przygotować listę potencjalnych ekspertów i określić udział którego z nich jest szczególnie istotny dla wydarzenia. Kolejność wyboru ekspertów jest o tyle ważna, że pozwala łatwo zdecydować, do kogo wysłać zaproszenie w pierwszej kolejności.

Przed wysyłką zaproszenia warto zastanowić się jak powinno zostać przygotowane. Tradycyjnie przyjęta jest forma listu formalnego, z którego wynikać będzie dlaczego właśnie tego eksperta zaprasza się do udziału w konferencji. W obecnych czasach wysyłanie takiego zaproszenia emailem jest już całkiem naturalne i jak najbardziej dopuszczalne. Jedynie w wyjątkowych przypadkach – np. gdy ekspert, do którego chce się dotrzeć, nie ma stałego dostępu do Internetu, zaproszenie powinno zostać wysłane się w formie papierowej. Wysyłka listu zapraszającego tradycyjną pocztą, ze względu na przyjęty dobry zwyczaj, sprawdzi się także w przypadku zapraszania ważnych osobistości – np. osób zajmujących wysokie stanowiska w administracji publicznej.

W treści zaproszenia warto podkreślić uznanie dla pracy i doświadczenia zapraszanej osoby. Spersonalizowany list, z którego wynika, że został napisany indywidualnie jest lepiej przyjmowany i skłania adresata do zastanowienia się nad udziałem w wydarzeniu. Ponadto w zaproszeniu trzeba określić główny cel konferencji, zarysować profil docelowych słuchaczy, dla których wydarzenie będzie przygotowywane oraz wskazać możliwe korzyści dla eksperta, które wynikać będą z jego udziału w evencie. Istotne jest także nakreślenie oczekiwań wobec osoby zapraszanej.

Wysyłkę najlepiej jest zorganizować w czterostopniowym procesie.

1. Wysyłka zaproszeń do ekspertów „pierwszego wyboru”, na których udziale zależy organizatorom najbardziej.
2. Oczekiwanie na odpowiedź od zaproszonych osób. W zależności czasu do konferencji, warto zarezerwować na oczekiwanie na odpowiedź od kilku dni do kilku tygodni. W międzyczasie, jeśli odpowiedzi nadal nie spłynęły, można wysłać przypomnienie z powtórnym zaproszeniem do udziału w wydarzeniu.
3. Po otrzymaniu odpowiedzi należy wpisać tych, którzy wyrazili chęć udziały w wydarzeniu, w konkretną część programu. Na miejsce osób, które zrezygnowały z udziału warto spróbować zaangażować inne, które wcześniej nie dostały zaproszenia.
4. Wysyłka kolejnej partii zaproszeń i powtórzenie całej procedury.

Jeśli ekspert odmawia udziału w konferencji – ze względu na inne zobowiązania w tym samym czasie albo brak zainteresowania tematyką wydarzenia warto podtrzymać kontakt, podziękować za poświęcenie czasu i rozważenie propozycji udziału oraz zapytać, czy zamiast siebie może polecić kogoś innego. Pozostawienie dobrego wrażenia może procentować w przyszłości.

O profesjonalistę, który zdecydował się wziąć udział w wydarzeniu, zawsze trzeba szczególnie zadbać. Najlepiej od razu umówić się z nim na rozmowę (jeśli nie jest możliwa osobista, to na telefoniczną lub videokonferencję) i ustalić wszystkie szczegóły związane ze współpracą. Oprócz ustalenia konkretnego tematu wykładu lub prelekcji (będącego rezultatem swojego rodzaju fuzji oczekiwań organizatora i propozycji eksperta), już na początku zawiązywania współpracy warto zapytać o szczegóły dotyczące np. preferowanej godziny wystąpienia. Kluczowy prelegent konferencji, ze względu na wagę jego wystąpienia, zawsze jest jedną z tych osób, które mają największy wpływ na kształt programu wydarzenia.

Zapraszanie znanych ekspertów w swoich dziedzinach na konferencje biznesowe zawsze wiąże się z podniesieniem prestiżu wydarzenia oraz większym zainteresowaniem udziałem w evencie osób, dla których jest on dedykowany. To korzystne także dla wizerunku organizatora zapewniającego swoim słuchaczom wyjątkowe spotkania z osobami, z których doświadczenia warto czerpać inspiracje.

zamknij
Newsletter

Bądź zawsze na bieżąco!

Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj najświeższe informacje o naszym hotelu.

Aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, Serwis wykorzystuje pliki cookies zapisywane w pamięci przeglądarki. Szczegółowe informacje na temat celu ich używania oraz możliwość zmian ustawień plików cookies znajdują się w Polityce prywatności.
Klikając AKCEPTUJĘ WSZYSTKIE, wyrażasz zgodę na korzystanie z technologii takich jak cookies i na przetwarzanie przez Osti Hotele Zbigniew Ostachowski, pl. Kossaka 1, 31-106, Kraków Twoich danych osobowych zbieranych w Internecie, takich jak adresy IP i identyfikatory plików cookie, w celach marketingowych (w tym do zautomatyzowanego dopasowania reklam do Twoich zainteresowań i mierzenia ich skuteczności). Zmiany ustawień plików cookies możesz dokonać w ustawieniach.

Zarządzaj ustawieniami dotyczącymi prywatności
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony

Pliki cookies niezbędne do działania usług dostępnych na stronie internetowej, umożliwiające przeglądanie ofert, dokonywanie rezerwacji, wspierające mechanizmy bezpieczeństwa m.in: uwierzytelnianie użytkowników i wykrywanie nadużyć.

Pliki cookies analityczne

Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika,

Pliki cookies marketingowe

Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich.

Twoje preferencje nie zostały jeszcze zapisane