Jak spotkania biznesowe organizują największe firmy na świecie?

Każda firma inaczej organizuje spotkania biznesowe, na których ustala się strategię działania w kolejnych projektach, analizuje pomysły na rozwój firmy czy informuje pracowników o planach na kolejne dni, tygodnie i miesiące. Mimo to istnieją pewne uniwersalne zasady, które powinny cechować każdą wspólną, firmową sesję.

1. Jasny cel spotkania.

Każde spotkanie powinno być organizowane w z góry określonym celu i według przyjętego wcześniej planu. To jedyna metoda pozwalająca trzymać się wątku głównego i nie zbaczać na mało istotne tematy. Bez tego „meetingi” okażą się nieefektywne, zadania, które dzięki nim mają zostać zrealizowane, pozostaną otwarte, a wszyscy – zarówno organizatorzy, jak i uczestnicy stracą czas.

2. Dobre przygotowanie do spotkania.

Niezależnie od branży i wielkości firmy, każda osoba uczestnicząca w zebraniu zespołu, spotkaniu zewnętrznym czy w większej konferencji powinna mieć przygotowany plan swojej aktywności w czasie wydarzenia. Taka postawa sprawia, że spotkania przynoszą wiele ciekawych wniosków i zwiększają produktywność całego zespołu.

3. Określenie czasu zakończenia spotkania.

Bardzo ważnym elementem wszystkich organizowanych spotkań, jest sztywne określenie czasu, w którym mają się zamknąć. To pozwala łatwo określić strukturę spotkań, sprawniej prowadzić dyskusję i dyscyplinować całą grupę uczestniczącą w biznesowym „meetingu”.

Spotkania zespołu – w biurze, czy poza nim, w każdej firmie wyglądają inaczej. Specyfika spotkań w największych firmach na świecie może inspirować do zmiany podejścia i organizacji wydarzeń w mniejszych przedsiębiorstwach.

Apple

Firma Apple utrzymuje, że każde spotkanie powinna prowadzić jedna osoba (niekoniecznie szef), która w konkretnym temacie ma najwięcej do przekazania. Dzięki temu łatwo uniknąć wyznaczania odpowiedzialności za poszczególne zadania (czy zrzucania jej na inne osoby). Dla samych uczestników spotkań – pracowników firmy tego typu podejście ich szefów to wyzwanie – muszą planować to, jak dobrze się zaprezentować. Słynny współzałożyciel firmy, Steve Jobs organizował spotkania w bardzo wąskim gronie, nie tylko dla ułatwienia wzajemnej komunikacji, ale także dla pozwolenia osobom prowadzącym zebranie wyczerpująco omówić ich pomysły.

Google

Podczas spotkań w centrali Google na sali zawsze obecna jest osoba, która robi notatki – dla tych, którzy z różnych przyczyn nie mogą uczestniczyć w zebraniu oraz po to, żeby obecni mogli uporządkować swoje spostrzeżenia i przypomnieć sobie, jakie decyzje zostały podjęte. Była szefowa firmy, Marissa Mayer organizowała specjalne spotkania w biurze wg zasady „kto pierwszy – ten lepszy” – w tym czasie pracownicy mogli przekazywać jej swoje idee, a notatki ze spotkań pozwalały innym zapoznać się z pomysłami najaktywniejszych.

Microsoft

Zgodnie z filozofią Microsoftu, spotkania firmowe i biznesowe nie powinny przybierać formy wykładów. Każdy z uczestników zebrań organizowanych w firmie, zgodnie z ich agendą otrzymuje czas na wygłoszenie swoich pomysłów i skomentowanie bieżących spraw.

Facebook

Zarząd Facebooka wierzy, że każda godzina, którą spędza się na siedząco skraca przewidywalną długość życia o 22 minuty.W związku z tym, trudno się dziwić, że podczas spotkań organizowanych w Facebooku pracownicy nie siedzą. Jeden z kierowników projektów w firmie codziennie organizuje krótkie, 15-minutowe spotkania całego zespołu, zawsze na stojąco – w pokoju bez krzeseł.

Nike

Istnieje opinia, że osoby, które rozrysowują pomysły w notatnikach zachowują więcej informacji niż ci, którzy tego nie robią. Mark Parker, CEO Nike’a jest często widywany ze swoim notatnikiem i długopisem w ręce. Niektórzy uważają, że cała marka została zbudowana na wielkiej księdze rysunków i osobistych map myśli.