Organizacja konferencji w hotelu - jak połączyć ją z uroczystą kolacją, zwiedzaniem miasta i noclegiem? Case study na przykładzie firmy z branży produkcyjnej

 

Wymagania: 

• sala mieszcząca 25 osób (ok. 25-30 m2) 

• dobre wyposażenie sali konferencyjnej (flipchart, rzutnik, ekran, dobre nagłośnienie)

• przerwa kawowa oraz lunch

• uroczysta kolacja

• nocleg dla wszystkich (1-osobowe pokoje) wraz ze śniadaniem zarówno przed wydarzeniem, jak i po. 

 

Rozwiązanie:

 

SZYBKA WYCENA

Firma od momentu skontaktowania się z nami otrzymała pełne wsparcie. Po pierwsze - na zapytanie odpowiedzieliśmy szybką wiadomością z załączeniem pewnej oferty cenowej. Po drugie - w wiadomości znalazły się też zdjęcia (sala, foyer, Restauracja Cafe Oranżeria), a także propozycje gastronomiczne, co ułatwiało podjęcie decyzji. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PRZEJRZYSTE FORMALNOŚCI

Po zdecydowaniu się na współpracę w pełni załatwiliśmy wszystkie formalności (podpisanie umowy, wpłata zaliczki). Następnie przeszliśmy do planowania kompleksowej obsługi całego wydarzenia, a więc zajęliśmy się m.in: 

• rezerwacją pokoi (dla zarządu firmy przewidzieliśmy pokoje w podwyższonym standardzie)

• rezerwacją wycieczek oraz meleksów po Krakowie

• zakupem pamiątek (maskotki "Smok Wawelski")

• ustaleniem godzin konferencji, układu i wyposażenia sali, 

• ustaleniem ostatecznej ilość uczestników, 

• wyborem menu i godziny podania cateringu,

• załatwieniem transferów z lotniska. 

Co ważne, Klient w momencie zgłoszenia się do nas jeszcze nie do końca znał ostateczną datę wydarzenia. W kwestii formalności sporządziliśmy więc stosowny aneks, który pozwalał klientowi zmodyfikować terminy bez ponoszenia dodatkowych kosztów.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KOMPLEKSOWE WSPARCIE PRZED I PODCZAS WYDARZENIA

 

Zarówno przed wydarzeniem, jak i w dniu wydarzenia, wykazaliśmy się stałą koordynacją.  Dopilnowaliśmy czy pokoje dla gości przydzielone są poprawnie, a także czy są odpowiednio przygotowane na przyjazd. 

Na względzie mieliśmy też kwestie, które leżały poza murami naszego hotelu, a więc czy odbiory z lotniska odbywają się według zaplanowanych godzin. Taka informacja była dla nas niezbędna, by w sposób odpowiedni zaplanować powitanie organizatora wydarzenia oraz gości w Hotelu. 

 

POMOC TECHNICZNA

W czasie trwania konferencji nieoceniony okazał się portier oraz dział techniczny.  Pomagali oni na każdym etapie konferencji - od podłączenia sprzętu, przez sprawdzenie nagłośnienia, aż po dołożenie wody czy notatników.  Zadbali  również o podłączenie ekranów z logo firmy, dopilnowanie ułożenia, rozłożenie pamiątek dla każdego z uczestników, a także o czystość sali i foyer na przerwę kawową.  

 

CATERING KONFERENCYJNY

Catering również był dopilnowany pod każdym względem. Mianowicie, na bieżąco sprawdzaliśmy przerwę kawową w trakcie konferencji (uzupełnianie brakujących przekąsek i regularne sprzątanie), a także dopilnowywaliśmy czy kolacja oraz lunch konferencyjny będą przygotowane na czas. 

Dodatkową gratką dla gości była degustacja przed uroczystą kolacją. Wówczas uczestnicy mieli okazję skosztować każdej z pozycji z menu jeszcze przed jej wydaniem. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

NADZÓR NAD DODATKOWYMI ATRAKCJAMI

Ostatnim naszym wsparciem była organizacja wycieczek czy transferu. Zadbaliśmy o to, by te dodatkowe atrakcje były przede wszystkim zgrane czasowo z konferencją. Co ważne, w Hotelu Kossak pracujemy tylko ze sprawdzonymi przewodnikami i przewoźnikami. Stąd też takie kwestie jak: planowane rozpoczęcie wycieczki, przewóz gości meleksem po kolacji z hotelu do klubu czy organizacja transferów na lotnisko oraz Dworzec PKP obyły się równie śpiewająco. 

 

 

Planujesz podobne wydarzenie w swojej firmie? Skontaktuj się z nami ➡ maria.kozeniuk@osti-hotele.pl