menu
16 °C

Rezerwuj bezpośrednio i otrzymaj BON o wartości 50zł do wykorzystania w naszych restauracjach + RABAT 10% z Kodem Promocyjnym KOSSAK

przyjazd:
25
Wrz 2023
wyjazd:
26
Wrz 2023
Sprawdź dostępność

Organizacja konferencji w hotelu - jak połączyć ją z uroczystą kolacją, zwiedzaniem miasta i noclegiem? Case study na przykładzie firmy z branży produkcyjnej

Organizacja konferencji w hotelu - jak połączyć ją z uroczystą kolacją, zwiedzaniem miasta i noclegiem? Case study na przykładzie firmy z branży produkcyjnej
Data publikacji: 06-04-2023

Niektóre spotkania firmowe nie są duże. Po prostu - zamiast szkolenia na 100 lub więcej osób wymagają obecności kilkudziesięciu uczestników. Jednak takie małe lub średnie spotkania wymagają bardzo często dodatkowej oprawy. Składają się na nią m.in. lunch,  uroczysty obiad czy nocleg. 

Właśnie z takim kompleksowym zleceniem zgłosiła się do nas firma z branży produkcyjnej. Mieliśmy przyjemność ugościć 25 jej pracowników, towarzysząc im na każdym etapie wizyty w Krakowie (transfer z lotniska, wycieczka po mieście, pobyt w hotelu). 

 

Charakter wydarzenia: spotkanie biznesowe z kolacją i noclegiem

Branża: produkcyjna

Ilość osób: 25

 

Wymagania: 

  • sala mieszcząca 25 osób (ok. 25-30 m2) 

  • dobre wyposażenie sali konferencyjnej (flipchart, rzutnik, ekran, dobre nagłośnienie)

  • przerwa kawowa oraz lunch

  • uroczysta kolacja

  • nocleg dla wszystkich (1-osobowe pokoje) wraz ze śniadaniem zarówno przed wydarzeniem, jak i po. 

 

Rozwiązanie:

 

SZYBKA WYCENA

Firma od momentu skontaktowania się z nami otrzymała pełne wsparcie. Po pierwsze - na zapytanie odpowiedzieliśmy szybką wiadomością z załączeniem pewnej oferty cenowej. Po drugie - w wiadomości znalazły się też zdjęcia (sala, foyer, Restauracja Cafe Oranżeria), a także propozycje gastronomiczne, co ułatwiało podjęcie decyzji. 


hotel konferencje kraków

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PRZEJRZYSTE FORMALNOŚCI

Po zdecydowaniu się na współpracę w pełni załatwiliśmy wszystkie formalności (podpisanie umowy, wpłata zaliczki). Następnie przeszliśmy do planowania kompleksowej obsługi całego wydarzenia, a więc zajęliśmy się m.in: 

  • rezerwacją pokoi (dla zarządu firmy przewidzieliśmy pokoje w podwyższonym standardzie)

  • rezerwacją wycieczek oraz meleksów po Krakowie

  • zakupem pamiątek (maskotki "Smok Wawelski")

  • ustaleniem godzin konferencji, układu i wyposażenia sali, 

  • ustaleniem ostatecznej ilość uczestników, 

  • wyborem menu i godziny podania cateringu,

  • załatwieniem transferów z lotniska. 


Co ważne, Klient w momencie zgłoszenia się do nas jeszcze nie do końca znał ostateczną datę wydarzenia. W kwestii formalności sporządziliśmy więc stosowny aneks, który pozwalał klientowi zmodyfikować terminy bez ponoszenia dodatkowych kosztów.

konferencje kraków

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KOMPLEKSOWE WSPARCIE PRZED I PODCZAS WYDARZENIA

 

Zarówno przed wydarzeniem, jak i w dniu wydarzenia, wykazaliśmy się stałą koordynacją.  Dopilnowaliśmy czy pokoje dla gości przydzielone są poprawnie, a także czy są odpowiednio przygotowane na przyjazd. 

Na względzie mieliśmy też kwestie, które leżały poza murami naszego hotelu, a więc czy odbiory z lotniska odbywają się według zaplanowanych godzin. Taka informacja była dla nas niezbędna, by w sposób odpowiedni zaplanować powitanie organizatora wydarzenia oraz gości w Hotelu. 

 

POMOC TECHNICZNA

W czasie trwania konferencji nieoceniony okazał się portier oraz dział techniczny.  Pomagali oni na każdym etapie konferencji - od podłączenia sprzętu, przez sprawdzenie nagłośnienia, aż po dołożenie wody czy notatników.  Zadbali  również o podłączenie ekranów z logo firmy, dopilnowanie ułożenia, rozłożenie pamiątek dla każdego z uczestników, a także o czystość sali i foyer na przerwę kawową.  

 

CATERING KONFERENCYJNY

Catering również był dopilnowany pod każdym względem. Mianowicie, na bieżąco sprawdzaliśmy przerwę kawową w trakcie konferencji (uzupełnianie brakujących przekąsek i regularne sprzątanie), a także dopilnowywaliśmy czy kolacja oraz lunch konferencyjny będą przygotowane na czas. 

Dodatkową gratką dla gości była degustacja przed uroczystą kolacją. Wówczas uczestnicy mieli okazję skosztować każdej z pozycji z menu jeszcze przed jej wydaniem. 

organizacja konferencji w hotelu

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

NADZÓR NAD DODATKOWYMI ATRAKCJAMI

Ostatnim naszym wsparciem była organizacja wycieczek czy transferu. Zadbaliśmy o to, by te dodatkowe atrakcje były przede wszystkim zgrane czasowo z konferencją. Co ważne, w Hotelu Kossak pracujemy tylko ze sprawdzonymi przewodnikami i przewoźnikami. Stąd też takie kwestie jak: planowane rozpoczęcie wycieczki, przewóz gości meleksem po kolacji z hotelu do klubu czy organizacja transferów na lotnisko oraz Dworzec PKP obyły się równie śpiewająco. 

 

 

Planujesz podobne wydarzenie w swojej firmie? Skontaktuj się z nami ➡ maria.kozeniuk@osti-hotele.pl

zamknij
Newsletter

Bądź zawsze na bieżąco!

Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj najświeższe informacje o naszym hotelu.

Aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, Serwis wykorzystuje pliki cookies zapisywane w pamięci przeglądarki. Szczegółowe informacje na temat celu ich używania oraz możliwość zmian ustawień plików cookies znajdują się w Polityce prywatności.
Klikając AKCEPTUJĘ WSZYSTKIE, wyrażasz zgodę na korzystanie z technologii takich jak cookies i na przetwarzanie przez Osti-hotele Ostrowska, Ostachowska-Jarocka Spółka komandytowa, Plac Juliusza Kossaka 1, 31-106 , Kraków Twoich danych osobowych zbieranych w Internecie, takich jak adresy IP i identyfikatory plików cookie, w celach marketingowych (w tym do zautomatyzowanego dopasowania reklam do Twoich zainteresowań i mierzenia ich skuteczności). Zmiany ustawień plików cookies możesz dokonać w ustawieniach.

Zarządzaj ustawieniami dotyczącymi prywatności
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony

Pliki cookies niezbędne do działania usług dostępnych na stronie internetowej, umożliwiające przeglądanie ofert, dokonywanie rezerwacji, wspierające mechanizmy bezpieczeństwa m.in: uwierzytelnianie użytkowników i wykrywanie nadużyć.

Pliki cookies analityczne

Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika,

Pliki cookies marketingowe

Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich.

Twoje preferencje nie zostały jeszcze zapisane