Czas pandemii wymusił na nas znalezienie rozwiązań, które pozwolą na spotkania ludzi niezależnie od sytuacji epidemiologicznej. Najbardziej dostępnymi formami okazały się te odbywające się w świecie online. Nie tylko prywatne relacje zostały przeniesione do internetu, również spotkania biznesowe czy naukowe zaczęły odbywać się online aby móc wciąż docierać do szerokiego grona.
Mimo, że sytuacja pandemiczna ustabilizowała się, niektóre z wymuszonych przez nią praktyk zostały z nami do dzisiaj. Wśród nich ogromną rolę pełnią wydarzenia hybrydowe.
Jeśli chcecie dowiedzieć się czym jest wydarzenie hybrydowe, jak zorganizować konferencję w takiej formie, jakie są jego zalety to zapraszamy do lektury.
Wiosną 2020 roku zaczęto organizować konferencje online, które polegały na prowadzeniu wykładów czy paneli dyskusyjnych zdalnie, poprzez przekaz video.
Wraz z poprawą sytuacji epidemiologicznej wiele wydarzeń wróciło do sal konferencyjnych, ale nie zrezygnowano zupełnie z wydarzeń online. Tutaj powstał właśnie koncept konferencji hybrydowych, które dają możliwość maksymalizacji liczby uczestników wydarzenia dzięki połączeniu formy offline i online.
Konferencja hybrydowa to połączenie konferencji online ze stacjonarną. Nie jest to jednak organizowanie dwóch wydarzeń. Wydarzenie hybrydowe polega na udostępnieniu za pomocą video na żywo wydarzenia, które odbywa się stacjonarnie. Dzięki takiemu rozwiązaniu konferencja odbywa się równocześnie w świecie wirtualnym i realnym, docierając do większej ilości osób. To szansa umożliwienia zarówno organizatorom jak i uczestnikom wyboru najbardziej dogodnej formy wzięcia udziału w przedsięwzięciu. Dzięki najnowszej technologii konferencje hybrydowe dają możliwość wymiany spostrzeżeń między wszystkimi obecnymi, a nawet zadawania pytań przez uczestników online.
Aby zorganizować konferencję hybrydową konieczne jest wsparcie techniczne, które ma kluczowe znaczenie do odniesienia sukcesu. Wirtualne doświadczenie musi być dla uczestników pozytywne, aby chcieli brać w nim czynny udział i wracać na kolejne wydarzenia hybrydowe. Najważniejsza jest tu praca nad jakościową transmisją wideo. Zapewniając uczestnikom oczekiwaną wartość połączenia możemy być pewni, że unikniemy złego odbioru wydarzenia przez uczestników zdalnych. Dobry streaming w jakości telewizyjnej umożliwia uczestnikom skupienie na treści wydarzenia a nie jakości połączenia.
Na szczęście każdy z nas posiada dziś urządzenie, które umożliwia przesyłanie filmów i czynny udział online w różnego rodzaju wydarzeniach, dlatego przy pomocy osób, które zapewnią wsparcie techniczne możemy zorganizować konferencję wysokiej jakości za pomocą podstawowych narzędzi. Taka forma nadawania online sprawdzi się w przypadku mniejszych wydarzeń, których uczestnicy wirtualni mogą komunikować się z organizatorami za pomocą tych samych narzędzi. Dobrymi przykładami ogólnodostępnych programów do komunikacji online są Skype, Google Hangouts, Teams, WebEx czy Do.
Konferencje hybrydowe, tak jak inne wydarzenia organizowane w ten sposób mają szereg zalet.
Najbardziej namacalną jest możliwość dotarcia do większej ilości odbiorców treści. Niezależnie od tego czy konferencja hybrydowa organizowana jest na małą czy dużą skalę, dzięki opcji hybrydowej liczba uczestników się zwiększy.
Przeciwnicy tej formy organizowania wydarzeń obawiają się zmniejszenia zainteresowania uczestników- po co pojawiać się na wydarzeniu osobiście, skoro mogę wziąć udział wirtualnie? Co ciekawe, badania prowadzone przez Digitell pokazują, że jest zupełnie odwrotnie i aż 30% uczestników online deklaruje chęć udziału w kolejnej edycji wydarzenia stacjonarnie.
Kolejną zaletą organizacji konferencji hybrydowej jest możliwość jej zapisania i odtworzenia nawet po jej zakończeniu. Ustalanie terminów to jedna z większych bolączek branży eventowej- znalezienie terminu, który będzie pasował wszystkim potencjalnym uczestnikom konferencji graniczy z cudem. Dzięki możliwości zapisania relacji i udostępnienia jej na przykład w mediach społecznościowych mamy szansę na dotarcie z treściami do osób, które w pierwotnym terminie konferencji nie mogły wziąć w niej udziału.
Oglądanie zapisanego nagrania daje również możliwość zatrzymania go w najlepszych momentach aby zrobić notatki lub powtórzyć fragment, który szczególnie interesuje oglądającego. Aby obsłużyć zdalną publiczność możemy również wprowadzić możliwość komentowania udostępnionego nagrania i pozostawać w kontakcie jeszcze przez długi czas po zakończeniu wydarzenia.
Jeśli zależy nam aby przyciągnąć uwagę uczestnika i na bieżącym kontakcie z nim, warto znaleźć narzędzie zaprojektowane tak, aby w trakcie trwania wydarzenia hybrydowego móc wchodzić w interakcję z wirtualnymi uczestnikami. Wiele programów i platform oferuje opcje czatu, która umożliwia zadawanie pytań na bieżąco i odpowiadanie na nie na żywo po zakończeniu wypowiedzi, bez przerywania mówcy. Możliwość interakcji pozwala na zbliżanie ludzi i motywuje do czynnego udziału w konferencji.
Konferencje hybrydowe mogą również przyczynić się do zmniejszenia kosztów takiego wydarzenia. Organizując wydarzenie hybrydowe możemy bowiem zrezygnować z wielu aspektów administracyjnych wydarzenia takich jak duża sala konferencyjna, catering dla dużej ilości gości, zatrudnienie obsługi wydarzeń czy osoby, która ma obsłużyć sprzedaż biletów. Wydarzenie odbywające się częściowo online zwalnia nas z wielu tych aspektów a co za tym idzie, zmniejsza koszt organizacji konferencji.
Organizując konferencje hybrydowe możemy napotkać na przeszkodę w postaci... złośliwości rzeczy martwych. Szarpane strumienie wideo, niska jakość transmisji, brak dźwięku czy nagła przerwa w dostawie internetu mogą drastycznie zmniejszyć satysfakcję z odbioru konferencji. Zabezpieczenia tych kwestii zazwyczaj polegają na zaopatrzeniu się w silne serwery oraz niezależne źródło internetu (najlepiej w łącze bezprzewodowe).
W związku z wysoką jakością narzędzi mobilnych, oczekiwania uczestników wydarzeń hybrydowych są w dzisiejszych czasach wysokie, warto więc pochylić się nad tematem i upewnić się, że konferencja spełni oczekiwania uczestników zarówno stacjonarnych jak i wirtualnych.
Przy organizacji wydarzeń hybrydowych niezbędne jest odpowiednie ich promowanie. Skuteczna będzie tu reklama w mediach społecznościowych i na stronach internetowych organizatorów i partnerów wydarzenia. Takie wydarzenia dają również możliwości networkingu, które z kolei przekładają się na pozyskiwanie nowych odbiorców naszych działań.
Ważne, aby na konferencję zaprosić gości z odpowiednimi kwalifikacjami, którzy będą specjalistami w swojej dziedzinie i z charyzmą będą wypowiadać się na forum.
Istotne jest również to, aby uczestnicy online nie czuli się zepchnięci na margines, ale byli traktowani jak uczestnicy, biorący udział w konferencji na żywo.
Hotel Kossak w Krakowie zajmuje się kompleksową organizacją konferencji, również tych hybrydowych. Nasze sale konferencyjne posiadają niezbędne narzędzia zarówno do przeprowadzenia konferencji jak i jej streamingu. Szybkie, niezawodne łącze internetowe, rzutnik i regulowane oświetlenie to tylko niektóre z nich.
Poza kwestiami technicznymi, które umożliwią dotarcie do szerokiego grona odbiorców, dbamy również o uczestników stacjonarnych. Zapewniamy wodę oraz ciepłe napoje a dla zainteresowanych również catering.
W celu usprawnienia dotarcia na konferencję możemy zaoferować transfery z lotniska czy dworca kolejowego, a po zakończeniu konferencji zorganizować zwiedzanie miasta lub uroczystą kolację.
Jeśli jesteście zainteresowani organizacją konferencji hybrydowej w Hotelu Kossak, skontaktujcie się z nami a otrzymacie wszystkie wskazówki dotyczące tego procesu. Jesteśmy do Waszej dyspozycji!
Aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, Serwis wykorzystuje pliki cookies zapisywane w pamięci przeglądarki. Szczegółowe informacje na temat celu ich używania, w tym przetwarzania danych dotyczących aktywności użytkownika oraz personalizacji reklam, oraz możliwość zmian ustawień plików cookies, znajdują się w Polityce prywatności. Klikając AKCEPTUJĘ WSZYSTKIE, wyrażasz zgodę na korzystanie z technologii takich jak cookies i na przetwarzanie przez Osti-hotele Ostrowska, Ostachowska-Jarocka Spółka komandytowa, Plac Juliusza Kossaka 1, 31-106 , Kraków Twoich danych osobowych zbieranych w Internecie, takich jak adresy IP i identyfikatory plików cookie, w celach analitycznych i marketingowych (w tym do zautomatyzowanego dopasowania reklam do Twoich zainteresowań, mierzenia ich skuteczności oraz przetwarzania danych użytkownika dla celów analitycznych). Zmiany ustawień plików cookies oraz szczegółowe preferencje dotyczące zgód możesz dokonać w .