Konferencja firmowa to jedno z najczęstszych wydarzeń branżowych. Niejednokrotnie to nie tylko czas szkoleń i przekazania sobie ważnych informacji, ale i powód do integracji. Jak więc rozpocząć planowanie konferencji, by sprostać wszystkim wymogom? Kluczem jest stworzenie harmonogramu oraz ustalenie najważniejszych założeń, które staną się fundamentem dla sukcesu organizacji konferencji firmowej.
Jesteś odpowiedzialny za zaplanowanie konferencji i zastanawiasz się jak zorganizować konferencję firmową? W takim razie ten tekst jest dla Ciebie!
Przeprowadzimy Cię krok po kroku przez wszystkie etapy organizacji profesjonalnych wydarzeń – od wyboru odpowiedniej lokalizacji, przez ustalanie budżetu, aż po dopięcie każdego szczegółu (wielkość sali konferencyjnej, prelegenci konferencji, czy też catering). Dzięki naszym wskazówkom Twoja konferencja biznesowa będzie nie tylko profesjonalnie zorganizowana, ale także niezapomniana dla każdego, z jej uczestników.
Organizacja konferencji to duża odpowiedzialność. Warto zastanowić się i dokładnie zaplanować czas wykonania określonych działań, aby w dniu konferencji wszystko było dopięte na ostatni guzik. Dobrym pomysłem jest przygotowanie na samym początku listy z harmonogramem wszystkich zadań niezbędnych do zrealizowania przed wydarzeniem. Dodatkowo, przez cały czas trwania przygotowań dobrze jest utrzymywać stały kontakt z prasą i nie zapomnieć o promocji wydarzenia w mediach społecznościowych.
Odpowiednia lokalizacja konferencji to zdecydowany numer jeden w trakcie organizacji spotkań firmowych. Pamiętaj, że kontaktując się z wybranymi obiektami konferencyjnymi, warto zaproponować kilka alternatywnych terminów organizacji wydarzenia (to zmniejsza prawdopodobieństwo odmowy operatora sali ze względu na wcześniejszą rezerwację). Po otrzymaniu informacji zwrotnych i wyborze najkorzystniejszej oferty najlepiej od razu umów się na podpisanie umowy (w ciągu najbliższego miesiąca). Jeśli organizator konferencji, oprócz sali, ma zapewnić pokoje dla gości konferencji oraz miejsce na kolację i catering, powinien on zająć się wyborem właściwego obiektu już około pół roku przed spotkaniem. Miejsca na największe i najważniejsze spotkania rezerwowane są nawet z rocznym wyprzedzeniem.
💡Wskazówka: Dla dużych wydarzeń, jak konferencja biznesowa, warto rozważyć wynajem sali konferencyjnej z możliwością zakwaterowania i zapewnienia cateringu - np. hotel konferencyjny. Odpowiednia lokalizacji konferencji to klucz do sukcesu.
Ustalając budżet, pamiętaj o materiałach promocyjnych: zaproszeniach, logotypach, identyfikatorach czy banerach.
Pamiętaj, że dobrze jest wymyśleć chwytliwy temat, zgodny z trendami lub potrzebami rynku. Pomyśl również jak przedstawić wydarzenie, tak, żeby było atrakcyjne. W tym celu możesz zatrudnić grafika, który pomoże Ci wizualnie zaprezentować tematykę wydarzenia.
Na tym etapie przyda Ci się również wstępny plan konferencji (to jeszcze nie agenda!). Pomyśl, jakie bloki tematyczne możesz poruszyć podczas eventu, kogo zaprosić, by wydarzenie zyskało na znaczeniu.
💡Wskazówka: Lista potencjalnych uczestników konferencji na tym etapie ułatwi Ci dalsze kroki.
Marketing konferencji ma kluczowe znaczenie, by sama konferencja przyciągnęła odpowiednią liczbę uczestników. W przypadku dużych wydarzeń warto rozważyć stworzenie dedykowanej strony internetowej.
💡Wskazówka: Jeśli to duże wydarzenie przemyśl stworzenie profesjonalnej strony internetowej (dedykowany landing page z harmonogramem wydarzenia).
Zaplanuj organizację konferencji dla firm, tworząc listę potencjalnych prelegentów. Zainicjuj kontakt, aby zapewnić wartościowe wystąpienia. W tym etapie dobrze jest również uruchomić system rejestracji na stronie konferencji, co pozwoli na zebranie danych uczestników.
💡Wskazówka 1: Przygotowanie konferencji to także aranżacja sali. Już na tym etapie powinno się też zaplanować wstępną aranżację sali (np. układ teatralny, szkoleniowy). Dlaczego? Ponieważ limit miejsc, zawsze idzie w parze z możliwościami obiektu konferencyjnego – to ile osób będzie mogło się zarejestrować, będzie wynikało wprost z wielkości sali, na której mają się odbywać panele dyskusyjne.
💡 Wskazówka 2: Uruchomiając system rejestracji - wykorzystaj potencjał strony internetowej konferencji, na której zamieścisz pełne informacje o wydarzeniu (główny cel konferencji, jego program, data i miejsce organizacji oraz cena wejściówek).
Dwa miesiące przed wydarzeniem to czas na stworzenie bazy kontaktów uczestników. Uczestnicy muszą mieć wystarczająco dużo czasu, aby zaplanować swój udział. Organizacja konferencji firmowej na dużą skalę powinna uwzględniać przypomnienia dla tych, którzy jeszcze nie zareagowali na zaproszenie.
Zapewnij konferencję z pełnym zapleczem cateringowym – przerwy kawowe, lunch, a nawet bardziej formalną kolację. Warto również zorganizować dodatkowe atrakcje, takie jak zwiedzanie miasta po zakończeniu konferencji.
Oświetlenie odgrywa kluczową rolę w tworzeniu odpowiedniej atmosfery oraz wpływa na efektywność uczestników konferencji. Badania potwierdzają, że dostęp do naturalnego światła dziennego podczas spotkań biznesowych sprzyja lepszej koncentracji, poprawia samopoczucie, zwiększa kreatywność, a także pomaga zmniejszyć zmęczenie. Dzięki temu uczestnicy mogą zachować wysoki poziom komfortu przez cały czas trwania konferencji.
Wybierając miejsce na swoje wydarzenie, zwróć uwagę na to, czy sale konferencyjne są dobrze doświetlone.
Pssst. W Hotelu Kossak dokładamy wszelkich starań, aby każda konferencja odbywała się w jak najlepszych warunkach. Nasze sale są wyposażone w duże okna, które wpuszczają mnóstwo naturalnego światła, co nie tylko wspiera koncentrację uczestników, ale także zapewnia relaksujący widok na zakole Wisły i majestatyczny Wawel. Wybierając odpowiednio oświetloną przestrzeń, dbasz o efektywność i komfort wszystkich uczestników konferencji.
na czas po zakończeniu oficjalnej części wydarzenia (np. zwiedzanie miasta, impreza integracyjna).
(druk lub online)
(papier, teczki, długopisy, drobne upominki dla gości)
umożliwią one wszystkim gościom wydarzenia wyrażenie opinii o organizacji eventu
Miesiąc przed wydarzeniem to czas na finalizację wszelkich ustaleń związanych z miejscem konferencji, sprzętem i cateringiem.
Upewnij się, że masz pełną kontrolę nad wszystkimi aspektami technicznymi, takimi jak dostępność mikrofonów, ekranów i projektorów. Przypomnij uczestnikom o konferencji i rozdziel zadania dla zespołu odpowiedzialnego za organizację.
Jako osoba organizująca wydarzenie przed Tobą wyzwanie. Wyzwania, któremu z naszą pomocą podołasz ze spokojem.
📋 Lista zadań dla Ciebie:
Wydrukuj materiały promocyjne.
Przypomnij o wydarzeniu (mailowo lub telefonicznie).
Stwórz godzinowy program konferencji (agenda).
Potwierdź ustalenia związane z wynajmem sali konferencyjnej, sprzętem audio-video, rezerwacją noclegów i cateringiem.
Przygotuj pakiety dla prasy (teczka z informacją prasową o wydarzeniu, pakiet informacji o partnerach wydarzenia), jeżeli w wydarzeniu uczestniczą przedstawiciele mediów.
Zweryfikuj jakość sprzętu i możliwości audio/video wynajętego miejsca, a w razie potrzeby zapewnij odpowiedni sprzęt (mikrofony, głośniki, ekrany, projektory) z zewnętrznego źródła.
💡Wskazówka:
Sprawdź również dostęp do gniazdek elektrycznych dla prelegentów i uczestników.
Przygotuj miejsce rejestracji uczestników - a właściwie uzgodnij tę kwestię z operatorem wynajmowanego obiektu (warto wykorzystywać jego infrastrukturę i ustalić miejsce rejestracji w dobrze oznaczonym, specjalnie do tego przygotowanym miejscu).
No dobrze, wiesz już co wziąć pod uwagę przy organizacji konferencji. Jednak, żeby wydarzenie w pełni się udało, to pełniąc rolę organizatora konferencji, potrzebujesz pełnego wsparcia. Tak się składa, że w Hotelu Kossak do organizacji konferencji podchodzimy kompleksowo - od planowania, przez wdrażanie, aż po przejrzyste formalności.
Po pierwsze w Hotelu Kossak dysponujemy trzema salami (A, B, C), których układ możemy dowolnie modyfikować. Przy połączeniu wszystkich trzech sal możemy uzyskać powierzchnię nawet 140 m2, a do każdej z sal dopasować dogodny układ (teatr, wspólny stół, szkolny, układ u, układ e).
Poza salami A, B, C posiadamy również dwie nieco bardziej kameralne, idealne do spotkań biznesowych: Percheron i Apartament. Percheron posiada 70m2 i jest salą bardzo reprezentatywną, a Apartament liczy 21m2 i jest idealny do dyskretnych spotkań biznesowych.
Kolejnym ważnym aspektem jest pełne wyposażenie sal. Dbamy o to, by każdy event przebiegał bez zarzutów i w pełnym komforcie. To, co możemy zaproponować to:
Będąc w temacie zapewniania uczestnikom komfortowych warunków konferencji, nie sposób nie wspomnieć o cateringu. W Hotelu Kossak przyjmuje on wiele postaci, a najpopularniejsze pozycje to: przerwa kawowa oraz lunch.
Jeśli jednak konferencja firmowa przyjmuje charakter nieco bardziej oficjalnego wydarzenia - możliwe jest również przeprowadzenie kolacji firmowej. Na dachu Hotelu Kossak znajduje się Restauracja Cafe Oranżeria z przepięknym widokiem na Wawel.
Na sam koniec warto wspomnieć, że to, co najbardziej wyróżnia Hotel Kossak to doskonałe położenie. Znajdujemy się 900 metrów od rynku głównego w Krakowie! Taka lokalizacja powoduje, że niejednokrotnie przy organizowaniu konferencji planujemy również czas poszkoleniowy. W jaki sposób? Dzięki zaufanej siatce kontaktów szykujemy wycieczki po malowniczym Krakowie.
Jednak jak zwiedzanie to i ... spanie! W końcu intensywny dzień szkoleń, a później emocjonujący wieczór potrafi powalić z nóg. W Hotelu Kossak dysponujemy wieloma, komfortowymi pokojami, które pomogą w regeneracji. A jeśli konferencja przyjmuje postać dwudniowej - to nie tylko nasze pokoje, ale i strefa SPA pozwoli w dalszym przyswajaniu ważnej wiedzy.
Pobierz nasz przewodnik po "Smakowitej część Krakowa", czyli subiektywny przewodnik top 20 najlepszych knajp w Krakowie.
Jeśli szukasz partnera, który zadba o każdy szczegół organizacji konferencji firmowej, skontaktuj się z nami. W Hotelu Kossak znajdziesz pełne wsparcie na każdym etapie, od planowania po realizację.
➡️ chcę zorganizować konferencję biznesową
