Niektóre spotkania firmowe nie są duże. Po prostu - zamiast szkolenia na 100 lub więcej osób wymagają obecności kilkudziesięciu uczestników. Jednak takie małe lub średnie spotkania wymagają bardzo często dodatkowej oprawy. Składają się na nią m.in. lunch, uroczysty obiad czy nocleg.
Właśnie z takim kompleksowym zleceniem zgłosiła się do nas firma z branży produkcyjnej. Mieliśmy przyjemność ugościć 25 jej pracowników, towarzysząc im na każdym etapie wizyty w Krakowie (transfer z lotniska, wycieczka po mieście, pobyt w hotelu).
Charakter wydarzenia: spotkanie biznesowe z kolacją i noclegiem
Branża: produkcyjna
Ilość osób: 25
Wymagania:
Rozwiązanie:
SZYBKA WYCENA
Firma od momentu skontaktowania się z nami otrzymała pełne wsparcie. Po pierwsze - na zapytanie odpowiedzieliśmy szybką wiadomością z załączeniem pewnej oferty cenowej. Po drugie - w wiadomości znalazły się też zdjęcia (sala, foyer, Restauracja Cafe Oranżeria), a także propozycje gastronomiczne, co ułatwiało podjęcie decyzji.
PRZEJRZYSTE FORMALNOŚCI
Po zdecydowaniu się na współpracę w pełni załatwiliśmy wszystkie formalności (podpisanie umowy, wpłata zaliczki). Następnie przeszliśmy do planowania kompleksowej obsługi całego wydarzenia, a więc zajęliśmy się m.in:
rezerwacją pokoi (dla zarządu firmy przewidzieliśmy pokoje w podwyższonym standardzie)
rezerwacją wycieczek oraz meleksów po Krakowie
zakupem pamiątek (maskotki "Smok Wawelski")
ustaleniem godzin konferencji, układu i wyposażenia sali,
ustaleniem ostatecznej ilość uczestników,
wyborem menu i godziny podania cateringu,
załatwieniem transferów z lotniska.
Co ważne, Klient w momencie zgłoszenia się do nas jeszcze nie do końca znał ostateczną datę wydarzenia. W kwestii formalności sporządziliśmy więc stosowny aneks, który pozwalał klientowi zmodyfikować terminy bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
KOMPLEKSOWE WSPARCIE PRZED I PODCZAS WYDARZENIA
Zarówno przed wydarzeniem, jak i w dniu wydarzenia, wykazaliśmy się stałą koordynacją. Dopilnowaliśmy czy pokoje dla gości przydzielone są poprawnie, a także czy są odpowiednio przygotowane na przyjazd.
Na względzie mieliśmy też kwestie, które leżały poza murami naszego hotelu, a więc czy odbiory z lotniska odbywają się według zaplanowanych godzin. Taka informacja była dla nas niezbędna, by w sposób odpowiedni zaplanować powitanie organizatora wydarzenia oraz gości w Hotelu.
POMOC TECHNICZNA
W czasie trwania konferencji nieoceniony okazał się portier oraz dział techniczny. Pomagali oni na każdym etapie konferencji - od podłączenia sprzętu, przez sprawdzenie nagłośnienia, aż po dołożenie wody czy notatników. Zadbali również o podłączenie ekranów z logo firmy, dopilnowanie ułożenia, rozłożenie pamiątek dla każdego z uczestników, a także o czystość sali i foyer na przerwę kawową.
CATERING KONFERENCYJNY
Catering również był dopilnowany pod każdym względem. Mianowicie, na bieżąco sprawdzaliśmy przerwę kawową w trakcie konferencji (uzupełnianie brakujących przekąsek i regularne sprzątanie), a także dopilnowywaliśmy czy kolacja oraz lunch konferencyjny będą przygotowane na czas.
Dodatkową gratką dla gości była degustacja przed uroczystą kolacją. Wówczas uczestnicy mieli okazję skosztować każdej z pozycji z menu jeszcze przed jej wydaniem.
NADZÓR NAD DODATKOWYMI ATRAKCJAMI
Ostatnim naszym wsparciem była organizacja wycieczek czy transferu. Zadbaliśmy o to, by te dodatkowe atrakcje były przede wszystkim zgrane czasowo z konferencją. Co ważne, w Hotelu Kossak pracujemy tylko ze sprawdzonymi przewodnikami i przewoźnikami. Stąd też takie kwestie jak: planowane rozpoczęcie wycieczki, przewóz gości meleksem po kolacji z hotelu do klubu czy organizacja transferów na lotnisko oraz Dworzec PKP obyły się równie śpiewająco.
📞 +48 12 379 59 24
✉️ maria.kozeniuk@osti-hotele.pl
