Chcesz zorganizować event firmowy i zależy Ci, aby dotrzeć do jak największej ilości pracowników, ale i potencjalnych klientów? Zależy Ci na stopniowym budowaniu zainteresowania eventem i skutecznym zachęcaniu uczestników do aktywnego zaangażowania w jego przebieg?
Przygotowaliśmy dla Ciebie praktyczny poradnik! Podpowiemy Ci jak zaplanować reklamę eventu firmowego, jak zdobyć partnerów biznesowych i jak sprawić, że Twoje wydarzenie będzie głośne w branży.
Organizacja eventów firmowych zaczyna się na poziomie właśnie firmy, czyli jej pracowników. Jeśli twoja firma nie jest ogromną korporacją i nie posiada innych oddziałów niż ten, w którym przedsięwzięcie jest organizowane, to jest wielce prawdopodobne, że pracownicy dość szybko się o nim dowiedzą (szczególnie jeśli w grę wchodzą np. imprezy integracyjne).
Jeśli natomiast firma podzielona jest na wiele działów (a nawet oddziałów), rozreklamowanie eventu na poziomie firmowym będzie wymagało dalszej pracy. Na początek powiadom o evencie kadrę kierowniczą i upewnij się, że informacja zostanie przekazana wszystkim pracownikom.
Wieść o evencie rozeszła się już między pracownikami, ale to dopiero początek pracy. Ilość osób, które wiedzą o evencie wcale nie równa się ilości uczestników. Twoje zdanie to rozreklamowanie wydarzenia w miejscu pracy.
Myślisz, że to zbędne? Zapewniamy, że wprost przeciwnie, nawet jeśli to tylko wyjazd integracyjny! Budowanie napięcia wśród pracowników, różnorakie formy zachęcania do wzięcia udziału w evencie i odpowiednie wprowadzenie pomogą Ci zgromadzić jak najwyższą frekwencję.
Od czego zacząć? Zacznij od maila! To proste narzędzie używane z pewnością przez każdego pracownika ma wielką moc. Wyślij zaproszenie na event firmowy do wszystkich pracowników. Postaraj się, aby wiadomość nie zginęła wśród innych bezwartościowych maili, lub nie wylądowała w spamie.
Zwróć szczególną uwagę na tytuł maila - niech będzie lekko tajemniczy i intrygujący. To od niego zależy czy wiadomość zostanie otwarta, a następnie przeczytana.
Możesz przesłać pracownikom klasyczną wiadomość tekstową lub ciekawą prezentację, w której zawrzesz najważniejsze informacje na temat eventu, zaznaczysz planowane atrakcje i najciekawsze elementy imprezy. Zwróć również uwagę na integrację i zaplanuj konkursy - to popularne na imprezach firmowych elementy, które przyciągają uwagę uczestników.
Jeśli maila wysyłasz z dużym wyprzedzeniem pamiętaj o jego ponowieniu w terminie bliższym eventowi. Możesz w nim zawrzeć nowe informacje i np. listę atrakcji dla przyciągnięcia uwagi (atrakcje, jak np. paintball to zresztą nawiększy wabik dla wielu uczestników). Możesz poprosić też o potwierdzenie uczestnictwa (pracownicy często o tym zapominają) i zachęcić do wspólnej zabawy.
Mimo, że wirtualna reklama w ostatnich latach sprawdza się najlepiej, jeśli chodzi o promowanie wydarzeń czy usług, to nie powinniśmy zapominać o reklamie offline. Ta, jeśli jest odpowiednio przygotowana, może pomóc w zrealizowaniu celów, które chcemy osiągnąć.
Reklama w miejscu pracy (szczególnie, jeśli ma promować imprezy firmowe czy wyjazd integracyjny), z pewnością utrwali wydarzenie w świadomości pracowników. Pierwsze pomysły na taką reklamę to plakaty i ulotki czy broszury. Owszem, mogą one przynieść wymierne korzyści, ale pójdźmy o krok dalej.
Jeśli tylko miejsce pracy na to pozwala, spróbujcie pobawić się nieco formami reklamy. Wlepki w widocznych (lub zupełnie niespodziewanych) miejscach i chwytliwe hasła w kuchni czy na korytarzu sprawią, że pracownicy z zaciekawieniem będą wyczekiwać zbliżających się wydarzeń.
Reklama na portalach społecznościowych to w dzisiejszych czasach podstawa. Pozwalają one nie tylko wypromować firmę i eventy organizowane dla osób zainteresowanych, ale też na dotarcie stricte do naszej grupy docelowej, także - na pozyskanie nowych klientów. Social media dają nam ogromne możliwości, jeśli chodzi o formę, częstotliwość i zakres reklamowania firmy, jej produktów i organizowanych wydarzeń.
Wszystkie! Nie, nie, to nie żart. Jeśli tylko możesz postaraj się dotrzeć do klientów wszelkimi możliwymi kanałami, w których jesteś obecny. Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, a nawet TikTok to kanały, poprzez które możesz kontaktować się z klientami i przez nie stopniowo podsuwać potencjalnym uczestnikom Twojej imprezy kolejne informacje.
Treści dostosowane do medium przekazuj regularnie, w rozmaitej formie i nigdy nie zapominaj o CTA (call to action - zachęcanie do reakcji). Możesz zadawać pytania zadeklarowanym uczestnikom, pokazywać jak wygląda organizacja eventów firmowych od kuchni, przeprowadzić sesję Q&A z klientami, stopniowo zdradzać jakie atrakcje są planowane.
Nie bój się też prosić o sugestie nie tylko pracowników, ale i swojej grupy docelowej. Stworzenie poczucia sprawczości u uczestników imprezy sprawi, że z większym entuzjazmem wezmą w niej udział.
Nie wystarczy samo zaproszenie na event. Potencjalni goście muszą czuć, że ich obecność na nim jest ważna, i że czeka ich coś ciekawego. Są pełni oczekiwań, ale i wątpliwości, dlatego postaraj się cały czas budować wokół imprezy ciekawą i intrygującą narrację. Nagrywaj filmiki, na których będziesz pokazywać jak wygląda organizacja imprez firmowych, zadawaj pytania w czasie organizacji i zaznaczaj, jakie atrakcje czekają na uczestników. Może to być też dla Ciebie doskonały trening zdolności interpersonalnych!
Takie wyjście do ludzi prócz reklamy samego eventu pozwoli Ci także wypromować firmę, a nawet zwrócić uwagę pracowników na to, że firmowe eventy są warte uwagi.
Organizacja imprez firmowych to okazja nie tylko do integracji pracowników czy pozyskania nowych klientów, ale również poznania konkurencji. Zaproszenie na event firmy, która porusza się w tej samej lub bliźniaczej branży może być korzystna dla dalszej pracy (pozwala na omówienie wspólnych celów przy okazji współpracy czy wymianę doświadczeń). Zaangażowane strony mogą też pomóc w reklamowaniu imprezy, a nawet samej organizacji.
Angażując konkurencję w swoje wydarzenie przygotuj prezentację lub broszury, które pozwolą im zapoznać się z Twoimi planami i ustal strategię działania promocyjnego. Goście, którzy przybędą z zaproszenia tej drugiej firmy mogą okazać się przecież cennymi kontaktami na przyszłość. Warto więc zadbać o to, aby ten proces przebiegł zgodnie z naszymi założeniami.
Organizacja eventów firmowych nierzadko wiąże się z dużymi wydatkami. Często cierpi na tym reklama, której poświęcona jest najmniejsza część budżetu. Kiedy zaczynasz planować event firmowy weź pod uwagę możliwość zdobycia sponsorów i partnerów biznesowych - dzięki nim zorganizowanie reklamy może być łatwiejsze i skuteczniejsze.
Zaplanuj oferty dla potencjalnych partnerów - zarówno barterowe (czyli polegające na wymianie świadczeń), jak i te płatne. Wiele eventów w Polsce organizowane jest pod patronatem innych firm. Takie imprezy są w całości lub części finansowane lub promowane przez sponsora lub patrona medialnego i to na nich spoczywa duża część odpowiedzialności za wydarzenie.
Aby zachęcić sponsorów do podjęcia współpracy musisz zaproponować im wymierne korzyści. Reklama partnera w czasie trwania eventu, logo jego firmy na materiałach reklamowych czy nawet dedykowany spot reklamowy wyświetlony przed oficjalnym rozpoczęciem wydarzenia mogą przyciągnąć potencjalnych sponsorów,. Jest to szczególnie ważne, jeśli twoje wydarzenie organizowane jest na większą skalę i weźmie w nim udział wiele osób.
Zaproponuj też widoczność partnera we wspomnianych wcześniej social mediach. Zaznacz, że wszyscy dążycie do osiągania wspólnych celów i we współpracy reklama przyniesie korzyści dla każdej strony.
Ty jako reklamodawca musisz zadbać o to, aby reklama i wszystkie materiały w niej użyte były spójne z Twoją koncepcją oraz całą koncepcją wizualną eventu. Dobrze jest przekazać kwestię reklamy pracownikom, którzy w porę będą mogli wyłapać ewentualne błędy i wprowadzić sprostowania.
Jeśli Twój event firmowy odbywa się w miejscu, które na co dzień jest uczęszczane i używane przez innych ludzi koniecznie zwróć uwagę na możliwość reklamy.
Przygotowane z wyprzedzeniem materiały umieść w widocznym miejscu (np w recepcji). Poproś również o zamieszczenie reklamy wydarzenia na stronie internetowej oraz mediach społecznościowych tego miejsca - pomoże Ci to dotrzeć do kolejnej grupy osób.
Mimo iż obecnie formy i możliwości reklamy są właściwie nieograniczone, nie możemy zapominać o starych, dobrych i bezsprzecznie skutecznych sposobach. Naszym ulubionym, często niedocenianym jest marketing szeptany.
Na czym polega? Dokładnie na tym, co sugeruje nazwa- na szeptaniu! Przekazywanie informacji o evencie między osobami to nieograniczone możliwości dotarcia do ogromnej liczby odbiorców.
Znacie teorię sześciu stopni oddalenia? Oczywiście traktujemy ją z przymrużeniem oka, ale wierzymy, że informacje przekazywane od osoby do osoby mogą wspomóc proces reklamy każdego eventu.
Trzymamy kciuki za Twój event firmowy i zapraszamy do jego organizacji w Hotelu Kossak, który chętnie nie tylko Was ugości, ale i pomoże w rozreklamowaniu wydarzenia. Organizacja eventów firmowych to jeden z naszych filarów działalności, możecie więc mieć pewność, że oddając sprawę nam, Wasze imprezy firmowe są w dobrych rękach!
