Planując organizację konferencji czy innego wydarzenia firmowego, jednym z pierwszych ustaleń jest liczba uczestników. To równie ważna kwestia co program konferencji czy liczba prelegentów. Na jej podstawie wybieramy miejsce na zorganizowanie wydarzenia, ustalamy catering i szacujemy koszty. Co jednak, jeśli zapraszamy na wydarzenie 50 osób, a w trakcie organizacji liczba ta rośnie do... 140?
Z taką sytuacją mieliśmy do czynienia podczas niedawnej organizacji wydarzenia dla jednej z firm meblowych. Firma ta w centrum konferencyjnym Hotelu Kossak przygotowywała spotkanie dla architektów wnętrz połączone z prezentacją nowego programu do projektowania.
Przeczytajcie, jak poradziliśmy sobie tym razem.
Charakter wydarzenia: spotkanie architektów wnętrz
Branża: meblowa
Ilość osób: 140
• najwyższa jakość usługi i wysokie standardy obsługi klienta
• wynajem sali konferencyjnej i przestrzeni do przeprowadzenia prezentacji
• pokoje jednoosobowe z widokiem na Wawel dla uczestników konferencji
• lunch i przerwa kawowa
w przerwie szkolenia czy konferencji warto skorzystać z przestrzeni we foyer
Firma z branży meblowej zgłosiła się do nas w celu zorganizowania spotkania dla 50 osób - architektów wnętrz, którym zaprezentowany miał być nowy program do projektowania. Jak zwykle bardzo szybko przyjęliśmy zlecenie i dopełniliśmy formalności - przesłanie i akceptacja oferty cenowej, propozycje gastronomiczne, a następnie podpisanie umowy i wpłata zaliczki. Szybkie, ale efektywne działanie jest bardzo ważne nie tylko dla klientów, ale i dla nas. Potwierdzenie ze strony firmy to dla nas sygnał, że możemy przygotowywać obsługę konferencji.
Od samego początku planowaliśmy obsługę wydarzenia dla 50 osób. Jednak w trakcie organizacji grupa osób biorących udział w wydarzeniu zwiększyła się prawie trzykrotnie. Na potrzebę wydarzenia zdecydowaliśmy się na zaaranżowanie sal konferencyjnych A i C w układzie teatralnym - co przy takiej ilości osób było najwygodniejszym rozwiązaniem.
Przygotowanie cateringu dla tak dużej ilości osób to wyzwanie logistyczne, dlatego dbając o zapewnienie jak najbardziej komfortowych warunków, postanowiliśmy na czas lunchu podzielić uczestników na dwie grupy (między restauracje Percheron i Cafe Oranżeria).
Jedna z przerw kawowych odbyła się w foyer (serwowane były jedynie napoje), zaś dodatkowa przerwa z posiłkiem (głównie zimne przekąski) zorganizowana została w Cafe Oranżeria.
Każda konferencja firmowa wymaga odpowiedniego przygotowania technicznego, dlatego w przeddzień wydarzenia sprawdzone zostały wszystkie sprzęty, a także odbyły się prace montażowe. Naszym zadaniem był montaż oświetlenia, nagłośnienia oraz montaż ekspozycji i standów w salach konferencyjnych.
Nasze wieloletnie doświadczenie pokazało nam, jak ważny jest stały nadzór nad przebiegiem wydarzenia. W trosce o sprawny przebieg konferencji oraz komfort uczestników na każdym etapie czuwa nasza profesjonalna obsługa.
W razie potrzeby dokładane były notatniki czy woda, a w przerwie sprawdzana czystość w salach. Uczestnicy oraz organizatorzy zostali uroczyście powitani w Hotelu i zaprowadzeni na konferencję.
Organizując konferencję firmową, trzeba również liczyć się z drobnymi problemami, takimi jak drukowanie dokumentów w trakcie trwania imprezy, rozkładanie roll-upów, kierowanie zagubionych uczestników do restauracji, przedłużanie noclegów klientów czy degustacja cateringu. Jednak dla nas to nie wyzwanie, jesteśmy przygotowani na takie sytuacje. Zawsze służymy pomocą - w każdym aspekcie.
W związku z dużą ilością gości konieczne było między innymi wypożyczenie dodatkowego sprzętu gastronomicznego, dzięki czemu możliwe było dostarczenie na konferencję jakościowego menu. Dzięki temu, że zawsze jesteśmy przygotowani na nieoczekiwane zwroty akcji, udało nam się to zorganizować na czas.
Klient, organizując konferencję firmową w naszym hotelu, od samego początku czuł pełne wsparcie merytoryczne i techniczne. Na każdym etapie przygotowania imprezy sprawy były załatwiane szybko i sprawnie - z korzyścią dla klienta.
Co ważne, Klient został maksymalnie odciążony z obowiązków. Czuwaliśmy nad całym przebiegiem przygotowań, dzięki czemu organizator nie musiał pamiętać o wielu kwestiach. Kluczem do udanej współpracy jest zaufanie, a nam naprawdę można ufać!
W Hotelu Kossak zorganizujemy dla Twojej firmy konferencję firmową, dobry catering i wszelkie udogodnienia techniczne, takie jak nagłośnienie, rzutnik i inne. Organizujemy też inne imprezy, np. w formie spotkań biznesowych czy bankietów. Sprawdź naszą ofertę:
Organizacja szkoleń i konferencji w centrum konferencyjnym Hotelu Kossak
Zapraszamy do kontaktu "starych" i nowych klientów! Jesteśmy dla Ciebie, jeśli potrzebujesz nie tylko organizacji wydarzenia, ale i pełnego wsparcia i odciążenia w czasie przygotowań. Decydując się na współpracę z Hotelem Kossak nie musisz śledzić check-list i martwić się o to, co może się wydarzyć. Bierzemy to na siebie!
