Idealna sala konferencyjna to... no właśnie, jaka sala? Jest tylko jedna poprawna odpowiedź: taka, która spełni wszystkie (lub większość) oczekiwania organizatora i uczestników. Sala konferencyjna idealna dla firmy X będzie niezbyt dobrym wyborem dla firmy Y, a ta doskonała dla Y nie spodoba się firmie Z. Skąd zatem wiedzieć jak znaleźć tą jedyną?
Kraków to miasto, w którym życie biznesowe tętni równie intensywnie, co kulturalne czy turystyczne. Spotkania biznesowe odbywają się w kawiarniach, restauracjach, galeriach handlowych i hotelach. Na konferencje odbywające się w Krakowie każdego miesiąca (a czasem nawet tygodnia) przyjeżdzają i przylatują do Krakowa setki uczestników.
Organizując konferencję w Krakowie, na samym początku należy zmierzyć się z wyborem idealnej sali. Konkurencja jest ogromna, a każde miejsce zaprasza do siebie obietnicą wielu udogodnień i nowoczesnych wnętrz. Podpowiemy Wam na co zwrócić uwagę przy wyborze idealnej sali konferencyjnej i dlaczego warto brać pod uwagę hotele konferencyjne.
Jeśli kiedykolwiek byliście uczestnikami konferencji, która odbywała się poza Waszym miastem to doskonale wiecie, że lokalizacja może być kluczowym tematem.
"500 metrów od dworca kolejowego" nieraz oznacza półgodzinną przeprawę przez kostkę brukową z walizką na kółkach (najlepiej w obcasach!), a "widok na Tatry" można podziwiać jedynie na obrazie powieszonym w holu budynku. To, jak zlokalizowane są obiekty konferencyjne jest pierwszym zetknięciem się uczestników z wydarzeniem, dlatego tak ważne jest, aby dotarcie na wydarzenie było możliwie bezproblemowe i budziło pozytywne pierwsze wrażenie.
Ośrodki konferencyjne często zlokalizowane są na obrzeżach miasta, w pobliżu lotnisk czy dróg wyjazdowych. Czy to oznacza, że nie polecamy takich miejsc do organizacji konferencji? Absolutnie nie!
Ważne jedynie, aby w przypadku większych odległości od centrum miasta zapewnić uczestnikom komfortowy dojazd na miejsce, oraz, jeśli harmonogram konferencji na to pozwala, zorganizować możliwość dotarcia do centrum miasta po godzinach wykładów.
Istnieją jednak i takie obiekty szkoleniowe, które znajdują się w bliższych centrum lokalizacjach. Kraków oferuje wiele miejsc w bliskiej odległości od Rynku Głównego czy Kazimierza. Dużą popularnością cieszy się designerski obiekt konferencyjny zlokalizowany w samym sercu Krakowa, czyli Centrum Konferencyjne ICE, w którym organizowane są największe wydarzenia w mieście.
Na mapie Krakowa znajdziemy też sporo bardziej kameralnych obiektów, które posiadają równie bogate zaplecze konferencyjne, i które mogą okazać się idealnymi na organizację konferencji. Miejscem konferencji mogą być przecież również sale bankietowe, industrialne hale (np te na krakowskim Kazimierzu), czy hotel.
Próbując znaleźć idealne miejsce na organizację spotkań biznesowych czy konferencji warto wziąć pod uwagę to, jakim zapleczem technicznym i wyposażeniem dysponuje dane miejsce. Miejsce, które początkowo zrobi na Was dobre wrażenie może okazać się niewystarczające: nie zmieścić danej liczby uczestników czy nie posiadać nagłośnienia.
Bezpiecznie jest rozpocząć poszukiwania z gotową checklistą, na której zapiszecie wszystkie swoje wymagania względem sali konferencyjnej - w ten sposób nic Wam nie umknie i nie zaliczycie wpadki w trakcie spotkania.
Czym powinno charakteryzować się doskonałe miejsce na konferencję? Tak jak wspominaliśmy wcześniej, dla każdego "doskonałe" oznacza coś innego, ale jest kilka kwestii, które każdemu przydadzą się podczas spotkania biznesowego:
<checklista>
Jeśli planujecie małe spotkanie biznesowe nie potrzebujecie ogromnej sali. W takiej przestrzeni z małą ilością osób będziecie czuć się nieswojo, dźwięk będzie zniekształcony, a klimat spotkania na pewno nie będzie przyjemny.
Z drugiej strony, zbyt mała powierzchnia, w której musi zmieścić się kilkaset osób na pewno negatywnie wpłynie na jakość spotkania i uczestnicy nie będą czuć się komfortowo. Warto zatem wybrać miejsce, którego powierzchnia będzie dostosowana do przewidywanej liczby uczestników, lub której powierzchnia pozwala na zmianę ustawienia sali i dopasowania jej do różnych warunków.
Niezależnie od pory roku, klimatyzowane pomieszczenie to absolutny must have. Nowoczesne sale konferencyjne wyposażone są w klimatyzatory, warto jednak sprawdzić jak działają, w jaki sposób się nimi steruje i czy spełnią nasze wymagania.
Podobnie ma się tu kwestia oświetlenia. Dostęp do naturalnego światła, ale i zróżnicowane, dopasowane do sytuacji oświetlenie sztuczne może przesądzić o powodzeniu szkolenia. Sprawdźcie, czy sala posiada możliwość całkowitego przyciemnienia na czas wyświetlania prezentacji i czy istnieje możliwość sterowania temperaturą i natężeniem światła. Pamiętajcie, że skrajności są tu niepożądane, zbyt ostre światło może być równie nieprzyjemne jak brak odpowiedniego oświetlenia.
Szczególnie ważne w przypadku konferencji hybrydowych, lub jeśli chcemy w trakcie spotkania odtwarzać filmy lub prezentacje przygotowane online. Często istnieje konieczność udostępnienia łącza gościom, dlatego warto zwrócić uwagę na to, czy sieć będzie w stanie udźwignąć daną ilość połączeń.
Przeczytaj nasz wpis o konferencjach hybrydowych i dowiedz się jak zorganizować takie wydarzenie:
W zależności od tego jaki jest temat spotkania czy konferencji, możecie potrzebować mniej lub bardziej zaawansowanych sprzętów do prezentacji. Rzutnik do wyświetlenia prezentacji, odpowiednio oświetlony ekran, nagłośnienie (lider spotkania może potrzebować bezprzewodowego mikrofonu) to podstawowe narzędzia na wszelkich spotkaniach biznesowych. Co jeszcze może się przydać?
Jeśli na Twoją konferencję zaproszone są osoby obcojęzyczne, przydatny będzie sprzęt do tłumaczeń symultanicznych. Taka opcja usprawni komunikację w trakcie spotkania biznesowego i na pewno sprawi, ze uczestnicy nie będą czuli się nieswojo z powodu ograniczeń komunikacyjnych. To rozwiązanie z pewnością postawi wizerunek firmy lub organizatora w jak najlepszym świetle.
Aby mieć pewność, że Waszej konferencji nie zakłóci żaden problem techniczny, warto, aby nad przebiegiem spotkania czuwała osoba z obsługi technicznej. Jej pomoc może okazać się zbędna, ale lepiej zabezpieczyć się na wypadek ewentualnych wpadek technicznych. Udane spotkanie biznesowe to takie, w czasie którego uczestnicy są skupieni na meritum, a nie rozpraszają się migającą żarówką czy problemami z łączem internetowym.
Obiekty konferencyjne często oferują usługi cateringowe i proponują poczęstunek po spotkaniu lub w jego trakcie (jeśli jest podzielone na części). Niełatwo jest jednak znaleźć idealne miejsce, oferujące jednocześnie przepyszny catering. Jeśli macie w planach zorganizowanie wydarzenia, podczas którego przerwa lunchowa lub kolacja będą ważnym punktem, to koniecznie sprawdźcie uprzednio jakość serwowanych posiłków.
Bywa, że sale konferencyjne nie posiadają własnej kuchni, wtedy wśród opcji pojawia się zamówienie cateringu lub wyjście poza miejsce wydarzenia i zjedzenie w restauracji. Kraków słynie z urokliwych i przede wszystkim smacznych miejsc, w których można kontynuować spotkania biznesowe, jednak taka opcja sprawdzi się jedynie wtedy, jeśli miejsce spotkania i restauracja znajdują się w niewielkiej odległości.
Jeśli planujecie całodniową konferencję, w trakcie której mają odbywać się przerwy kawowe i dłuższa przerwa lunchowa, doradzamy jednak wybór miejsca, które oferuje nie tylko przygotowanie samego eventu, ale i cateringu. Przypominamy jednak o wcześniejszej degustacji!
Ten punkt nie jest kluczowy, ale warto wziąć go pod uwagę szczególnie wtedy, jeśli goście uczestniczący w spotkaniu są spoza miasta. Odległość od centrum Krakowa do dworca kolejowego jest niewielka, jednak z lotniskiem jest już wprost przeciwnie. Weźcie to pod uwagę wybierając idealne miejsce na Wasze spotkanie biznesowe.
Mile widziane będzie na pewno zorganizowanie transferu z lotniska dla osób przylatujących samolotem, lub pomocy w dotarciu na miejsce z dworca kolejowego.
Płynnie przechodzimy do kolejnego środka transportu, w dodatku najbardziej popularnego. Przybycie na spotkanie biznesowe samochodem to sposób często najszybszy i najwygodniejszy. Problem pojawia się jednak w momencie poszukiwania miejsca parkingowego.
Parkingi w centrum Krakowa są płatne (przy całodniowym wydarzeniu to koszt kilkudziesięciu złotych!), w dodatku nie jest tak łatwo o znalezienie dogodnego miejsca. Jeśli na Waszej konferencji spodziewacie się wielu gości, wybierzcie obiekt z prywatnym lub zaprzyjaźnionym parkingiem.
Konferencje trwają często kilka dni, konieczne więc bywa zapewnienie noclegu gościom. Jeśli uczestników jest wielu, dobrze jest wybrać hotel, który oferuje dużą liczbę pokoi - tak, aby wszyscy przybyli na spotkanie byli zameldowani w jednym miejscu. Jest to szczególnie wygodne przy organizacji transferu do miejsca, gdzie odbywa się spotkanie.
Dobrym rozwiązaniem są hotele konferencyjne, które prócz noclegu oferują również organizację całego przedsięwzięcia. To zdecydowanie wygodna opcja, z której warto skorzystać. Sale konferencyjne, które oferują hotele nie odbiegają jakością od sal w obiektach stricte konferencyjnych, a możliwość zorganizowania wszystkiego w jednym miejscu to oszczędność czasu, pieniędzy i stresu!
Jesteśmy przyzwyczajeni do wygody. Używamy produktów 2w1, robimy zakupy w wielobranżowych marketach i online żeby zaoszczędzić czas i pieniądze. Podobnie jest z organizacją eventów. Jeśli możemy skorzystać z wielu usług w jednym miejscu, to na pewno warto rozważyć taką opcję.
Nowoczesne sale konferencyjne mają do zaoferowania wynajmującym je organizatorom wiele udogodnień, nietrudno jest znaleźć stylowe miejsce odpowiadające naszemu poczuciu estetyki czy np. miejsce wśród zieleni z rozległym parkiem lub pięknym widokiem. Sporo trudniej jest jednak znaleźć takie miejsce spotkania, które zaoferuje nam jednocześnie miejsce do spania dla uczestników.
Rozwiązaniem jest zatem hotel, ale właśnie taki, który prócz miejsc noclegowym posiada również przestrzeń konferencyjną na wysokim poziomie. Takie rozwiązanie zdecydowanie wygrywa z większością opcji. Oferuje bowiem to, czego przecież szukamy, aby ułatwić sobie życie - kompleksowość usług.
Miejscem, które na mapie Krakowa może pochwalić się właśnie tak kompleksową obsługą konferencji czy spotkań biznesowych jest Hotel Kossak. Czterogwiazdkowy⭐⭐⭐⭐ hotel, dwie restauracje i centrum konferencyjne, w dodatku położony w centrum Krakowa z widokiem na Wawel.
Hotel Kossak oferuje przytulne pokoje oraz liczne udogodnienia, które pomogą odprężyć się po każdym spotkaniu biznesowym czy długiej konferencji.
Hotel położony jest zaledwie 9 minut spacerem od Rynku Głównego, gdzie znajduje się między innymi wspaniały Kościół Mariacki. Niewiele dłuższy spacer dzieli nas też od zabytkowej dzielnicy Kazimierz, którą zdecydowanie warto odwiedzić po zakończeniu spotkania.
Centrum konferencyjne Hotelu Kossak to z kolei niezwykłe połączenie designu z funkcjonalnością i nowoczesnymi rozwiązaniami technologicznymi. Nasze sale konferencyjne dają wiele możliwości układu, co gwarantuje wygodę gości podczas szkolenia. Ponadto każda z sal wyposażona jest w niezbędne sprzęty, posiada sterowaną klimatyzację, szybkie łącze internetowe, możliwość zaciemnienia sali, a nawet sprzęt do tłumaczeń symultanicznych.
Hotel Kossak oferuje również pełne wsparcie techniczne przed spotkaniem i w trakcie jego trwania, dzięki czemu znaczna ilość obowiązków zostaje zdjęta z barków organizatora.
Przygotowanie konferencji w Hotelu Kossak to również pewność pysznego i jakościowego poczęstunku, zarówno w przerwie kawowej jak i lunchowej. Często konferencje kończą się uroczystymi obiadami czy kolacjami, a nasze restauracje Percheron i Oranżeria to idealne miejsca na tego typu spotkania.
Sale konferencyjne w Hotelu Kossak to gwarancja zadowolenia zarówno organizatorów, jak i uczestników. Jeśli stoicie właśnie przed wyborem miejsca na swoje konferencje czy zebrania skontaktujcie się z nami i powiedzcie nam o Waszych oczekiwaniach. Potem zostanie Wam już tylko obserwować rozwój współpracy bo... większość obowiązków weźmiemy na siebie!
