menu
Rezerwuj
16 °C - Newsletter
16 °C 
Czasy pandemii i coraz częstsze wybieranie miejsca pracy poza obszarem zamieszkania powoduje, że zarówno praca online, jak i wydarzenia online nikogo już nie dziwią. Firmy wdrażają pracowników w trybie zdalnym, a także w tym samym trybie przeprowadzają firmowe wydarzenia.
Jest jeszcze jednak drugi model, który wykształcił się również na tle minionych wydarzeń. To tryb hybrydowy. Łączy on świat online z offlinem i właśnie w tym trybie mieliśmy okazję przeprowadzić konferencję firmową dla naszego Klienta.
Charakter wydarzenia: Konferencja hybrydowa dla menedżerów w połączeniu z uroczystą kolacją
Branża: technologiczna/IT
Ilość osób: 70
Wymagania:
dobre Wi-fi (spotkanie o charakterze hybrydowym)
dobre wyposażenie techniczne (duży ekran, rzutnik, nagłośnienie + mikrofon)
przerwa kawowa oraz lunch
uroczysta kolacja w formie bufetu z napojami.
Rozwiązanie:
SZYBKA WYCENA
Od momentu skontaktowania się z nami firma otrzymała pełne wsparcie. Po pierwsze - na zapytanie odpowiedzieliśmy szybką wiadomością z załączeniem pewnej oferty cenowej. Po drugie - w wiadomości znalazły się też zdjęcia (sala, foyer, Restauracja Cafe Oranżeria), a także propozycje gastronomiczne, co ułatwiało podjęcie decyzji.
PRZEJRZYSTE FORMALNOŚCI
Po zdecydowaniu się na współpracę w pełni załatwiliśmy wszystkie formalności (podpisanie umowy, wpłata zaliczki). Następnie przeszliśmy do planowania kompleksowej obsługi całego wydarzenia, a więc zajęliśmy się m.in:
ustaleniem godzin konferencji,
ustaleniem układu i wyposażenia sali,
ustaleniem ostatecznej ilość uczestników,
wyborem cateringu (menu i godzina podania),
kwestią parkingu.
W naszych ustaleniach zadbaliśmy o to, aby dwa dni wcześniej Organizator mógł sam przetestować system i sprawdzić sprzęt niezbędny podczas wydarzenia. W tym czasie zagwarantowaliśmy również wsparcie naszego działu technicznego.
KOMPLEKSOWE WSPARCIE PODCZAS WYDARZENIA
Z kolei w dniu wydarzenia zadbaliśmy o jak najlepsze zaopiekowanie się naszymi gośćmi - witaliśmy ich już od samego progu. Zajęliśmy się również odbieraniem i wnoszeniem sprzętu konferencyjnego Klienta. Natomiast nasz portier służył pomocą na każdym etapie konferencji - od podłączenia sprzętu, przez sprawdzenie nagłośnienia, aż po dołożenie wody czy notatników.
CATERING KONFERENCYJNY
Poza kwestiami technicznymi zostały jeszcze kwestie organizacyjne, a w zasadzie - gastronomiczne. I tutaj również poradziliśmy sobie wyśmienicie. Naszymi zadaniami było m.in. zadbanie o czystość i ułożenie sali, a także foyer na przerwę kawową.
Co więcej, podczas przerw kawowych dbaliśmy nie tylko o porządek (sprzątanie naczyń), ale i o uzupełnienie brakujących przekąsek czy napoi. Z kolei w kolejnym etapie - przerwie lunchowej dokładaliśmy wszelkich starań, aby ciepły posiłek był dostarczony na czas.
ZWIEŃCZAJĄCA WYDARZENIE UROCZYSTA KOLACJA
Ostatnim elementem całego wydarzenia była uroczysta kolacja. I tutaj ku uciesze uczestników - odbyła się degustacja każdego z menu przed wydaniem.
Na koniec warto wspomnieć, że podczas naszej współpracy byliśmy otwarci na wszelkie zmiany i skłonni do pomocy. A od pierwszych ustaleń zmieniło się trochę.
Po pierwsze - w dniu wydarzenia pojawiła się prośba o wydrukowanie agendy spotkania.
Po drugie - zmieniła się godzina podania lunchu (15 minut później w stosunku do wcześniejszych ustaleń).
Po trzecie - nastąpiły zmiany w menu na kolację (pojawiło się dodatkowe zamówienie na alkohol).
Jednak wszystkiemu daliśmy radę, a po całym wydarzeniu (jak zawsze) zapytaliśmy o pokonferencyjne wrażenia i zadowolenie z naszych usług.
Planujesz podobne wydarzenie w swojej firmie? Skontaktuj się z nami ➡ https://hotelkossak.pl/kontakt