Ustawienie sali konferencyjnej może mieć ogromny wpływ na przebieg i odbiór wydarzenia. Planując rozkład sali należy wziąć pod uwagę wiele czynników: dostępną przestrzeń, to, ilu uczestników planujemy zaprosić, ale również charakter wydarzenia i aktywności mu towarzyszące. Przekonał się o tym nasz niedawny klient z branży winiarskiej. Dlaczego? Bo uczestnicy spotkania nie tylko wzięli udział w prezentacji nowego sposobu produkcji, ale i w degustacji, dlatego organizacja przestrzeni była bardzo ważnym punktem całego wydarzenia.
Charakter wydarzenia: przedstawienie nowego produktu wraz z degustacją
Branża: winiarska
Ilość osób: 70
Lokalizacja konferencji: Hotel Kossak
Klient zgłosił się do nas z tematem organizacji konferencji, która miała na celu przedstawienie nowego sposobu produkcji wina połączonej z degustacją. Zgłoszenie zostało przesłane do nas 3 lipca, a termin wydarzenia zaplanowany był już na 25 lipca, co jest niewielkim wyprzedzeniem, jak na spotkania konferencyjne. Na szczęście tego dnia jedna z naszych sal była wolna, więc mogliśmy zająć się organizacją konferencji.
Kluczowym elementem wydarzenia był wybór odpowiedniego układu, a w Centrum Konferencyjnym Hotelu Kossak mogliśmy stworzyć kilka wariantów:
układ w kształcie litery U (czyli stoły ustawione przy trzech bokach prostokąta)
układ stolików w kształcie litery E
układ kabaretowy
teatralny układ krzeseł
układ kameralny
posiedzenie wokół jednego stołu
niewielkie spotkanie biznesowe twarzą w twarz.
Ostatecznie wybraliśmy układ szkolny, tak by zapewniał uczestnikom konferencji optymalną widoczność.
Ostatnim wymogiem Klienta były pokoje hotelowe, z możliwością rezerwacji bezpośrednio przez gości. Co też zrealizowaliśmy.
Zaraz po kontakcie telefonicznym przygotowaliśmy ofertę cenową wraz ze zdjęciami sali konferencyjnej, foyer oraz restauracji Cate Oranżeria. Oferta zawierała również wszystkie propozycje gastronomiczne i niezbędne wyposażenie potrzebne w przypadku prezentacji.
Po sprawnym załatwieniu wszystkich formalności - podpisaniu umowy i wpłacie zaliczki - rozpoczęliśmy kompleksowe planowanie.
Na pierwszy plan wzięliśmy ustalenie ustawienia sali. Centrum konferencyjne Hotelu Kossak sprzyja ustawieniu stołów i krzeseł tak, aby przeprowadzenie spotkania było jak najbardziej komfortowe. Wiedzieliśmy, że powinniśmy dobrać odpowiednie ustawienie do charakteru wydarzenia.
Ostatecznie zdecydowaliśmy się wspólnie z klientem na układ szkolny, który pozwalał na maksymalne wykorzystanie przestrzeni sali. Co więcej, układ ten sprawił też, że uczestnicy konferencji dobrze widzieli prowadzącego i mieli także przestrzeń na rozłożenie swoich rzeczy. Taki układ sprawdził się doskonale w trakcie prezentacji czy wykładów wymagających notowanie.
W kolejnym kroku zostały też ustalone godziny prezentacji, ostateczna ilość uczestników, miejsc parkingowych i catering. Wybraliśmy menu oraz godziny podania dań.
W przypadku tego wydarzenia, rozkład sali wymagał jeszcze wydzielenia miejsca na recepcję, aby uczestnicy skierowani zostali bezpośrednio na event. Z kolei sam charakter spotkania (degustacja) - wymagał również przygotowania kieliszków do wina.
Organizator poprosił o udostępnienie sali konferencyjnej na godzinę przed rozpoczęciem wydarzenia, ale już dzień wcześniej rozpoczęło się odbieranie i wnoszenie sprzętu klienta do sali konferencyjnej.
Od tego momentu otrzymał też pełne wsparcie działu technicznego oraz personelu hotelu: został sprawdzony sprzęt i nagłośnienie, rozłożone zostały gadżety i prezenty dla gości, a także woda i notatniki. Na bieżąco sprawdzaliśmy również czystość w sali konferencyjnej. W przerwie serwowana była kawa.
Jak w przypadku każdego eventu i tym razem nie obyło się bez drobnych problemów. Niespodziewana zmiana godziny lunch'u, zmiana ilości osób, pakowanie dań na wynos a także dodatkowa, nieplanowana wcześniej kolacja.
Dzięki trzymaniu ręki na pulsie i stałej gotowości ekipy udało się przeprowadzić konferencję zgodnie z planem i oczekiwaniami organizatora.
Podsumowując współpracę możemy wysunąć szereg korzyści, które wypłynęły w organizacji konferencji w Hotelu Kossak. Są to przede wszystkim:
szybkie i sprawne działanie (mimo szybkiego terminu realizacji udało się nam sprostać wszystkim oczekiwaniom organizatora)
przejrzyste formalności (wszystkie zostały sprowadzone do minimum)
wsparcie na każdym poziomie organizacji (od momentu zgłoszenia, przez czas trwania konferencji aż do zakończenia wydarzenia)
elastyczność w działaniu (zmiana godziny podania lunchu, spontaniczna, uroczysta kolacja)
Zatem, jeśli również potrzebujesz odciążenia przy organizacji swojego eventu, a ponadto nie wiesz jeszcze na jaką formę spotkania biznesowego się zdecydować - służymy pomocą. Oferujemy różne układy sal konferencyjnych, możliwość dostosowania przestrzeni do uroczystych spotkań, ale i tych mniej formalnych. Jesteśmy również otwarci na wszelkie modyfikacje przestrzeni, np. w przypadku organizacji pokazów czy medialnych wydarzeń.
Aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, Serwis wykorzystuje pliki cookies zapisywane w pamięci przeglądarki. Szczegółowe informacje na temat celu ich używania, w tym przetwarzania danych dotyczących aktywności użytkownika oraz personalizacji reklam, oraz możliwość zmian ustawień plików cookies, znajdują się w Polityce prywatności. Klikając AKCEPTUJĘ WSZYSTKIE, wyrażasz zgodę na korzystanie z technologii takich jak cookies i na przetwarzanie przez Osti-hotele Ostrowska, Ostachowska-Jarocka Spółka komandytowa, Plac Juliusza Kossaka 1, 31-106 , Kraków Twoich danych osobowych zbieranych w Internecie, takich jak adresy IP i identyfikatory plików cookie, w celach analitycznych i marketingowych (w tym do zautomatyzowanego dopasowania reklam do Twoich zainteresowań, mierzenia ich skuteczności oraz przetwarzania danych użytkownika dla celów analitycznych). Zmiany ustawień plików cookies oraz szczegółowe preferencje dotyczące zgód możesz dokonać w .