Koszty prowadzenia firmy są ogromne, i wie o tym każdy przedsiębiorca. Szukanie oszczędności to więc naturalna kolej rzeczy. Warto zmniejszać wydatki na rzeczy, które nie wymagają dużych nakładów finansowych. Przy czym jednak nie należy ucinać budżetów na tematy istotne i służące funkcjonowaniu firmy.
Wśród kwestii, na których nie powinno się przesadnie oszczędzać wyróżnilibyśmy dwie kategorie: kształcenie pracowników i integrację zespołu. Dlaczego tematy te są tak ważne opowiemy za chwilę, ale już na początku zaznaczymy, że wiemy jak upiec te dwie pieczenie na jednym ogniu. I... zaoszczędzić, nie tracąc na jakości żadnego z tych tematów.
W dzisiejszym wpisie podpowiemy Ci bowiem jak zorganizować imprezę firmową przy okazji konferencji. Fakt - to spore przedsięwzięcie, ale dzięki niemu nie będziesz dublował niemałych kosztów.
Każdy pracodawca chce, aby pracownicy jego firmy stale się uczyli, dokształcali, zdobywali nowe kompetencje. Próżno jednak wymagać tego od osób, które 8 godzin w ciągu dnia poświęcają na pracę. Po zakończeniu służbowych obowiązków zasługują przecież na czas dla siebie. Zatem jeśli zależy Ci na tym, aby Twój zespół nie stał w miejscu, musisz wyjść z inicjatywą w czasie pracy - ale wcale nie jej kosztem.
Uczestnictwo w konferencjach, szkoleniach czy wydarzeniach branżowych to oczywiście kilka godzin (a czasem dni) poza biurkiem. Jednak uwierz - konsekwencje tej nieobecności będą tylko pozytywne - zarówno dla pracownika, jak i dla Ciebie (i Twojej firmy).
W teorii o zaangażowaniu pracowników powinny świadczyć ich wyniki i właśnie to najbardziej powinno interesować pracodawcę. W praktyce jednak, wykonywanie poleceń i realizowanie planów to nie wszystko. Nawet najlepsi pracownicy nie będą pracować w 100% wydajnie i efektywnie, jeśli nie będą dobrze czuć się w miejscu pracy.
Dobra atmosfera w pracy, brak niezdrowej rywalizacji i pozytywne emocje w stosunku do współpracowników znacząco wpływają na stosunek pracownika do powierzonych mu obowiązków. Jeśli więc zależy Ci nie tylko na wynikach, ale i dobrym samopoczuciu swoich pracowników, warto pomyśleć o oderwaniu ich od codziennej pracy i postawić na integrację firmową.
Przy organizacji imprez firmowych, podobnie jak przy organizacji jakichkolwiek wydarzeń "sky is the limit". Można zaplanować bowiem niezliczoną ilość atrakcji i wyzerować niemal każdy budżet. Imprezy integracyjne to specyficzny rodzaj imprezy - najważniejsze w niej jest przecież to, aby doprowadzić do wspólnej zabawy i wspólnego spędzania czasu pracowników. Możesz zorganizować ją w formie tematycznej, np. decydując się na kowbojską imprezę firmową, pamiętając przy tym o dodatkowych kosztach z tym związanych.
Pomysłów na imprezę integracyjną jest tyle, ile osób ją organizujących. Jedni postawią na zabawę na świeżym powietrzu, inni na eleganckie przyjęcie, a jeszcze innych najbardziej pociąga wspomniana tematyczna impreza firmowa.
Niezależnie jednak od tego jaki jest rodzaj imprezy, pewne jest, że jest to niemały wydatek. A w kosztorys musimy wpisać przede wszystkim takie punkty jak:
transport,
nocleg (jeśli impreza odbywa się poza miastem),
catering,
napoje,
czy akcesoria potrzebne, aby przeprowadzić np. gry terenowe, gry scenariuszowe czy gry integracyjne.
Dodatkowo przyda się też osoba prowadząca (najlepiej spoza firmy) co z pewnością pozytywnie wpłynie na proces budowania relacji (możesz też poprosić aby lubiany pracownik zadbał o ten aspekt imprezy, jednak zdecydowanie polecamy zatrudnienie kogoś z zewnątrz).
Jak widzisz, nawet bez dodatkowych atrakcji koszty organizacji imprez firmowych dla dużej grupy to koszt minimum kilku, a nierzadko nawet kilkuset tysięcy złotych (jeśli mówimy o dużych korporacjach, gdzie zatrudnione są setki osób). Jednak, tak jak wspomnieliśmy wcześniej, to niezwykle istotny aspekt, który może wpłynąć na przywiązanie pracowników do firmy. Można więc powiedzieć, że impreza integracyjna to ukłon w stronę pracownika, który jest po prostu bezcenny.
Wiemy - powyższe szacowania mogą przerazić. Kilka czy kilkaset tysięcy to w dobie kryzysu niemały wydatek. I tutaj uwaga - o ile nie polecamy szukać oszczędności w jakości jedzenia, rezygnacji z atrakcji czy ograniczeniu liczby uczestników to wiemy, że każda oszczędność jest na wagę złota. Dlatego też polecamy stworzenie integracji przy okazji konferencji. Minimalizacja kosztów przy zachowaniu wysokiej jakości gwarantowana!
Zastanówmy się - już sam wspólny wyjazd na konferencję to wyjątkowe wydarzenie. W końcu może mieć charakter integracyjny - wspólne uczestniczenie w evencie poza miejscem pracy może być polem do nawiązania bliższych znajomości. Wydarzenia organizowane poza biurem, często poza miastem sprzyjają integracji firmowej, dlatego warto pomyśleć o tym, aby wycisnąć z niego jak najwięcej.
Jeśli wybieracie się na konferencję, która odbywa się poza miastem i twa dłużej niż jeden dzień (co wiąże się z koniecznością noclegu), to idealny pretekst aby zorganizować imprezę integracyjną. Zastanawiacie się gdzie widzimy tu pole do oszczędności? Jednym z najbardziej kosztownych elementów każdego wyjazdu (czy to z powodu konferencji czy eventy firmowe) jest właśnie transport i nocleg.
Skoro musicie zapewnić je w związku z uczestnictwem w konferencji to ten wydatek możecie wykreślić z kosztorysu organizacji eventu integracyjnego. To również oszczędność czasu i mniejszy "przestój" w pracy, bo uczestnicy zabawy i tak byliby w tych dniach poza firmą.
Planując imprezę firmową przy okazji konferencji czy szkolenia wpisz ją odpowiednio w harmonogram. Musisz bowiem zadbać o zaangażowanie pracowników w przebieg konferencji i jednocześnie - zapewnić im odpowiednio dużo czasu na event firmowy. Ani impreza firmowa, ani konferencja nie powinna kolidować z czasem wolnym, przeznaczonym na odpoczynek. Dobra zabawa i pełen relaks po godzinach wytężonego skupienia to rzecz święta!
Chcąc zorganizować łączone wydarzenie poszukaj klimatycznego miejsca. Nie zapominaj przy tym o względach praktycznych - łatwym dojeździe do kluczowych lokalizacji, wygodnym noclegu i dobrym jedzeniu.
Ustal też cel imprezy - prócz oczywistego, jakim jest integracja firmowa, możesz zdecydować w jakiej formie impreza przebiegnie. Gra zespołowa (lub bardzo lubiana przez wielu gra terenowa) z dala od miejskiego zgiełku, a może elegancka impreza firmowa w klubie? Popularnością cieszy się również tematyczna impreza firmowa, której motywem przewodnim mogą być np. ulubione filmy pracowników.
Integracja pracowników przebiegnie we wspaniałej atmosferze jeśli postawisz na warsztaty kulinarne lub warsztaty rękodzieła. To nie tylko świetna zabawa, ale i możliwość pielęgnacji kreatywności, a jak wiadomo, kreatywność przekłada się na efektywność w pracy.
Aby jeszcze bardziej zwiększyć zaangażowanie współpracowników mogą oni zostać podzieleni na poszczególne drużyny. Mamy tu więc nie tylko gwarancję dobrej zabawy, ale i zdrową rywalizację, która wzmocni więzi między kolegami.
Podziel pracowników według działów lub pomieszaj ich między działami, tworząc nowe drużyny. Przygotuj atrakcyjną nagrodę dla zwycięskiej drużyny, która będzie im przypominać o imprezie integracyjnej jeszcze przez długie tygodnie.
Postaw na zabawy team buildingowe, w których reprezentanci różnych działów będą musieli ze sobą współpracować, jak i na takie, gdzie pojawia się element zdrowej rywalizacji. Obsadź pracowników w nowych dla nich rolach i jeśli tylko będą czuli się z tym komfortowo, pozwól im, aby wspólnie tworzyli imprezę firmową. Pamiętaj aby szanować granice i nie zmuszać uczestników do udziału w zabawach, które są dla nich z różnych powodów nieprzyjemne. Impreza integracyjna ma być miłym doświadczeniem dla uczestników.
PROTIP: Jeśli chcesz postawić na mniej aktywne spędzanie czasu zaproś zespół muzyczny, grupę taneczną lub artystów kabaretowych. Przygotują dla Ciebie program rozrywkowy dopasowany do Twoich pracowników.
Biorąc udział w konferencji, która odbywa się w Krakowie, lub organizując konferencję w Hotelu Kossak możesz liczyć na pełne wsparcie również podczas organizacji imprez firmowych i integracyjnych.
Prócz komfortowego noclegu w pokojach z widokiem na Wawel oraz smacznych śniadań w formie bufetu, zaproponujemy Ci wiele możliwości wspólnego spędzenia czasu wolnego.
Kraków to idealne miejsce na imprezę firmową. Pozwala na realizację niemal każdego z tematów przewodnich imprez firmowych- od spędzania czasu na świeżym powietrzu i gry terenowe po imprezy tematyczne w klubie lub restauracji (np. jednej z naszych restauracji hotelowych). Oczywiście w organizacji weźmiemy pod uwagę listę gości, jak i Twoje (Wasze preferencje). Gwarantujemy, że wszyscy będą zadowoleni i napojeni pięknem, jakie Kraków ma w sobie.
