Dobrze poprowadzone spotkanie biznesowe to połowa sukcesu. Bo pełen sukces jest wtedy, gdy jesteś zadowolony z jego efektu. Jednak na tę pierwszą połowę dobrze jest się przygotować, a na nią składa się nie tylko przygotowanie merytoryczne, ale i znalezienie odpowiedniego miejsca (sali konferencyjnej) czy sporządzenie planu wydarzenia. Tylko odpowiednie miejsce, da Ci możliwość swobodnego przeprowadzenia spotkania. Sprawdź zatem, co wziąć pod uwagę przy wyznaczaniu lokalizacji i jak się zachować w trakcie spotkania biznesowego.
Spotkanie biznesowe najlepiej rozpocząć od znalezienia miejsca. Musi być ciche i dostosowane do ilości uczestników, jak i charakteru spotkania. Najlepiej zwrócić uwagę na takie kwestie jak:
wielkość sali konferencyjnej (lub restauracji)
możliwy catering
czy wyposażenie sali (tak, aby problemy techniczne nie były powodem stresów).
Dopiero po znalezieniu właściwego miejsca warto zaplanować plan wydarzenia (agendę) czy ostatecznie ustalić temat spotkania.
Gdy już przyjdzie moment spotkania biznesowego pamiętaj, by nie działać spontanicznie, a zawsze zgodnie z planem. Miej określone ramy dla poszczególnych zagadnień. A w przypadku dużej ilości uczestników spotkania - określone ramy dla poszczególnych wystąpień.
Jako lider spotkania musisz na wstępie określić charakter zebrania, a później monitorować jego całość. Musisz również potrafić zaciekawić, dlatego zadbaj o prezentację multimedialną lub inne ciekawe materiały, które pomogą poprowadzić spotkanie.
Podczas spotkania biznesowego nie zapominaj również o etykiecie. To, w jaki sposób się zachowasz będzie wpływało na wizerunek firmy.
Poniżej krótka ściąga z najważniejszych zachowań wynikających z biznesowej etykiety. Znając je unikniesz powszechnych błędów już na starcie.
WITANIE
1) Witającym jest ten, który wchodzi do danego miejsca. Jeśli w pomieszczeniu pojawi się przełożony osoba niższa rangą zobowiązana jest wstać.
2) Gdy przedstawiamy siebie lub innych zawsze należy podać imię i nazwisko danej osoby.
3) Jeśli podajemy dłoń – uścisk powinien być zdecydowany, ale nie gwałtowny.
4) Nigdy nie podajemy ręki przez stół czy biurko.
5) Zawsze pierwsze podają rękę kobiety. Podobnie ma się sprawa z osobami starszymi o wyższym stanowisku i prestiżu.
6) Niedopuszczalne jest przywitanie się w płaszczu czy czapce. Najpierw należy się rozebrać.
WYGLĄD
1) Ubiór musi być schludny, staranny i czysty, a nawet dopasowany do pory dnia. Dla przykładu czarny garnitur nosimy wieczorami w ciągu dnia wybieramy szare , popielate lub grantowe.
2) U kobiet na czarną listę trafiają: mini spódniczki, obcisłe stroje, ubrania z odsłoniętymi ramionami i obuwie odkrywające palce czy stopy.
3) Niemile widziane w pracy są również długie, rozpuszczone włosy, ostry makijaż i intensywne perfumy, długie pomalowane paznokcie i biżuteria – takie rzeczy zostawiamy na wieczorne wyjścia.
WIZYTÓWKI
1) Wizytówki wręczamy zawsze na końcu spotkania.
2) Wręczanie wizytówek zawsze powinno się odbywać na zasadzie wymiany (jeśli jej nie mamy podajemy powód i obiecujemy kontakt; zapis na podarowanej wizytówce wbrew krążącym opiniom nie jest niczym niekulturalnym).
Poza planem czy odpowiednim ubiorem dobrze również mieć łatwość przeprowadzania luźnych rozmów. Zacieśniają one więzy, wzbudzają sympatię i finalnie - wspierają negocjacje.
Te krótkie, niezobowiązujące rozmowy to tak zwane small talki. Ważnym ich elementem jest jest aktywne słuchanie, które oznacza szacunek dla drugiej osoby i pozwala prowadzić dialog.
Przeprowadzając small talk pamiętaj jednak, by nie poruszać tematów drażliwych. Odpada więc polityka, religia czy wątki z życia osobistego. Warto natomiast porozmawiać o wydarzeniach kulturalnych , sposobach spędzania wolnego czasu czy na temat wystroju miejsca w którym się właśnie znajdujesz Najlepsze tematy do zainicjowania rozmowy to te neutralne i wywołujące pozytywne skojarzenia.
Wiesz już jak przeprowadzić spotkanie, czego unikać i o czym pamiętać. Wiesz również czego wymagać od miejsca, w którym odbędzie się Twoje spotkanie biznesowe. Tak się składa, że w Hotelu Kossak posiadamy kilka sal, które będą idealne pod konferencje, szkolenia czy właśnie spotkania o różnej ilości uczestników. Co więcej - posiadamy również dwie restauracje (na partnerze i na dachu hotelu), które będą ustronnym miejscem, gdy w grę wchodzą ważne ustalenia.
Zgłaszając się do nas możesz liczyć na nasze wsparcie - pomożemy Ci w idealnym spotkaniu biznesowym. Nasze sale posiadają odpowiednie wyposażenie technologiczne, a nasza obsługa chętnie pomoże we wszystkich podłączeniach. Co więcej - ugościmy Ciebie i Twoich gości znakomitym cateringiem, który umili omawiane kwestie w trakcie spotkania.
ZAPLANUJ SPOTKANIE BIZNESOWE JUŻ TERAZ!
📞 +48 12 379 59 24
✉️ maria.kozeniuk@osti-hotele.pl
