Planowanie konferencji to długi proces. Aby wydarzenie odbyło się na odpowiednim poziomie i zgodnie z naszymi oczekiwaniami należy podjąć szereg istotnych działań organizacyjnych. Należy znaleźć odpowiednie miejsce konferencji, zaprosić potencjalnych uczestników (i potencjalnych klientów), wybrać ciekawy temat konferencji i zadbać o tematy poboczne, takie jak np. przerwa kawowa czy organizacja transportu gości. Nasze doświadczenie branżowe sugeruje, że im większe wyprzedzenie, tym mniejsza szansa na niepowodzenie.
Są jednak takie sytuacje, w których nie udaje nam się zaplanować wydarzenia dużo, dużo wcześnie. I wówczas to złożone zadanie musimy rozpracować w zaledwie kilka dni. Spotkaliśmy się z taką sytuacją podczas organizacji konferencji dla klienta z branży szkoleniowej, który zgłosił się do nas z potrzebą organizacji konferencji... last minute!
Charakter wydarzenia: konferencja
Branża: szkoleniowa
Ilość osób: 9
Termin wydarzenia: 20-22/09/2023
Zacznijmy od początku. Jakiś czas temu firma świadcząca kompleksowe usługi trenerskie dla firm polskich i międzynarodowych zgłosiła się do nas z zapytaniem o możliwość organizacji konferencji. Organizacja podobnych wydarzeń planowana jest zazwyczaj z dużym (nawet rocznym) wyprzedzeniem. Tu jednak nie mieliśmy takiej możliwości - musieliśmy działać natychmiast.
Klient zażyczył sobie zaserwowanie kolacji w dzień przyjazdu (środa wieczorem) oraz obiadu w dzień wyjazdu (piątek popołudniu). Dla każdego z uczestników zarezerwował pokój jednoosobowy z widokiem na Wawel. Co ważne, noclegi dla uczestników konferencji były rozliczane bezpośrednio z nimi. W tym przypadku Organizator nie pokrywał kosztów.
Co więcej, nasz Klient poprosił dodatkowo o pokój lub mniejszą salę konferencyjną dla trenera gratis. Na miejsce wydarzenia z kolei wybrał salę konferencyjną z oknami.
Kolejnym wymogiem była kawa i przekąski, serwowana w przerwach konferencyjnych. Uczestnicy eventu zostali również zaproszeni na obiad każdego dnia samej konferencji.
Jak poradziliśmy sobie z tym wyzwaniem?
Po kontakcie telefonicznym i wglądzie w kalendarz wydarzeń, a następnie ustaleniu dostępności sali konferencyjnej, od razu wzięliśmy się do pracy. Szybka odpowiedź mailowa, zawierająca kosztorys wydarzenia została zaakceptowana przez Klienta. To był znak, że czas przejść do działania.
W pierwszej kolejności wysłaliśmy Klientowi zdjęcia wszystkich przestrzeni, co było dla niego niezwykle ważnym czynnikiem przy planowaniu programu. Przygotowaliśmy również propozycje gastronomiczne zarówno na obiady, jak i przerwy kawowe.
Po zakończeniu rozpisania budżetu zajęliśmy się formalnościami: podpisaniem umowy oraz wpłatą zaliczki, a także ustaliliśmy najbardziej szczegółowy harmonogram.
Zaczęliśmy od dokładnego rozplanowania przestrzeni oraz przebiegu konferencji. Ustaliliśmy zapotrzebowanie na sprzęt konferencyjny oraz godziny przerw kawowych i obiadowych.
Kluczową kwestią było zapewnienie uczestnikom komfortowych warunków dotarcia na miejsce konferencji. W związku z tym, że był to międzynarodowy event, konieczne było zorganizowanie transferu z i na lotnisko. Organizator poprosił również o przygotowanie dla gości krótkiej wycieczki po mieście, którą wkomponowaliśmy w program konferencji.
W czasie trwania konferencji każdy z uczestników konferencji mógł liczyć na pełne wsparcie na każdym etapie działań. W organizację wydarzenia zaangażowany był dział techniczny, personel hotelu oraz pracownicy restauracji. Podłączenie sprzętu, nagłośnienia, przygotowanie materiałów konferencyjnych czy wody dla uczestników i czuwanie nad porządkiem w czasie przerw stanowiły dla nas nadrzędne kwestie. Zależało nam, aby dla organizatorów i uczestników czas spędzony w naszym centrum konferencyjnym był pozytywnym i komfortowym doświadczeniem.
Ważnym jest, że żaden z uczestników konferencji nie czuł się zagubiony - już od samego początku mógł liczyć na pomoc portiera. Każdy z gości został odpowiednio powitany i zapoznany z przestrzenią konferencyjną. Każdy znał też harmonogram wydarzenia.
Czy mimo poukładanej pracy i dobrej organizacji ominęły nas nieoczekiwane wydarzenia? Niestety nie :) Pojawiła się nagła potrzeba wydrukowania dokumentów i zmiana godziny zwiedzania miasta, ale i z tym daliśmy radę.
Powyższy case pokazuje, że organizacja konferencji w Hotelu Kossak to gwarancja bezproblemowego przebiegu wydarzenia. A także - pełnego wsparcia na każdym jego etapie.
Organizując kilkudniową konferencję klient mógł liczyć na zorganizowanie dogodnych warunków hotelowych dla uczestników. Co jest niezwykle ważne w branży konferencyjnej.
Ponadto, na czas konferencji zaserwowaliśmy catering poprzedzony degustacją, a także dostosowaliśmy dodatkowe elementy wydarzenia do grupy docelowej (np. zwiedzanie miasta w języku angielskim). Uczestnicy konferencji mogli również liczyć na piękny widok na Wawel. Nie tylko podczas konferencji, ale i po niej - z własnego pokoju.
Zastanawiasz się jak bez pośpiechu zorganizować konferencję krok po kroku? Przeczytaj nasz ostatni wpis na blogu: Organizacja konferencji w hotelu- case study lub zgłoś się do naszego działu sprzedaży i marketingu - zrobimy to za Ciebie!
Pamiętaj też, że w Centrum Konferencyjnym Hotelu Kossak zorganizujesz nie tylko konferencję, ale i podobne wydarzenia: spotkania biznesowe, szkolenia czy prezentacje. I to nie tylko w Centrum Konferencyjnym, ale i w Apartamencie czy restauracjach (w tym Cafe Oranżeria na dachu).
In order to provide services at the highest level, the Website uses cookies saved in the browser's memory. Detailed information about the purpose of their use, including processing of user activity data and advertising personalization, as well as the possibility to change cookie settings, can be found in the Privacy Policy. By clicking ACCEPT ALL, you consent to the use of technologies such as cookies and to the processing by Osti-hotele Ostrowska, Ostachowska-Jarocka Spółka komandytowa, Plac Juliusza Kossaka 1, 31-106 , Kraków, of your personal data collected on the Internet, such as IP addresses and cookie identifiers, for analytical and marketing purposes (including automated ad targeting, measuring their effectiveness, and processing user data for analytical purposes). You can change cookie settings and detailed consent preferences in .