Spotkania biznesowe mogą mieć różne formy: konferencje, szkolenia, zebrania, prezentacje czy rozmowy w niewielkim gronie. Niezależnie od rodzaju spotkania, należy pamiętać, że jego odpowiednie przygotowanie znacząco może wpłynąć na efekt.
W Hotelu Kossak organizujemy spotkania biznesowe dla osób prywatnych, mniejszych firm i dużych przedsiębiorstw. Każdorazowo przykładamy dużą wagę do detali dbając o komfort uczestników spotkania.
Wydawać by się mogło, że małe spotkanie to mały kłopot, ale bywa, że zorganizowanie takiego wydarzenia to niemałe wyzwanie. Tak było w przypadku spotkania biznesowego organizowanego dla firmy z branży rachunkowej. Sprawdź, jak poradziliśmy sobie z tym casem.
Charakter wydarzenia: spotkanie biznesowe
Branża: księgowa/rachunkowa
Ilość osób: 14
Wymagania Klienta:
Sala konferencyjna oraz nocleg dla 14 osób
w trakcie spotkania - lunch oraz przerwa kawowa
na koniec - uroczysta kolacja
dla każdej z Izb (było ich 14) osobna faktura.
Po kontakcie telefonicznym Klient otrzymał od nas mailowo najważniejsze informacje, takie jak cena, zdjęcia wnętrz (zarówno sal konferencyjnych, jak i foyer czy restauracji) oraz propozycje gastronomiczne. W związku z koniecznością wystawienia 14 faktur musieliśmy zebrać od każdego zamawiającego dane, oraz dopilnować, aby odpowiednie faktury trafiły do odpowiednich rąk.
Wraz z organizatorem rozpoczęliśmy planowanie spotkania biznesowego, rozdzieliśmy zadania między pracowników i zabraliśmy się do pracy. Organizatorowi zostawiliśmy przygotowanie merytoryczne i temat spotkania, natomiast dla nas ważne było:
ustalenie godzin spotkań (agendę spotkania otrzymał każdy z uczestników),
potwierdzenie ostatecznej liczby uczestników (potwierdzenie przybycia to jedna z bardziej istotnych kwestii organizacji szczególnie niewielkich spotkań biznesowych)
ustalenie układu i wyposażenia sali (sale konferencyjne w Hotelu Kossak dają możliwość różnych układów, w zależności od tego jaka jest forma spotkania: układ teatralny, szkolny lub wspólny stół to najczęściej wybierane opcje).
Wybraliśmy również menu i dopięliśmy ustalenia na temat godzin przerw i posiłków. Co więcej - uczestnicy spotkania przyjeżdżali do hotelu w różnych porach, dlatego umożliwiliśmy im zameldowanie w pokojach w każdym możliwym momencie.
Organizator i uczestnicy spotkania mogli liczyć na pomoc naszego personelu na każdym etapie trwania wydarzenia. Podłączenie sprzętu (w tym ekranów z logo firmy), sprawdzenie nagłośnienia, regularne donoszenie wody czy notatników to ważne kwestie podczas organizacji spotkań biznesowych. Jak zwykle mieliśmy rękę na pulsie i byliśmy gotowi na pomoc w trudnych sytuacjach lub gdy pojawią się problemy techniczne. Na bieżąco staraliśmy się pomagać uczestnikom, np. drukując dokumenty w trakcie spotkania.
Po przybyciu gości przyszło nam ich oficjalnie powitać, oraz zaprosić uczestników do sali konferencyjnej. Dbaliśmy również o ich komfort w czasie trwania spotkań, a także o czystość w przerwach - czystość sal i foyer to dla nas priorytetowe tematy.
Co więcej - dopilnowaliśmy aby wszystkie posiłki, (w tym uroczysta kolacja) odbyły się o czasie. A podczas uroczystej kolacji zapewniliśmy gościom degustację menu, aby w pełni trafić w gusta i okazać zainteresowanie osobom biorącym w niej udział.
Na koniec pobytu podziękowaliśmy każdemu z gości oraz organizatorowi, a także przeprowadziliśmy ewaluację projektu. To dla nas standardowa procedura (nie tylko w spotkaniach biznesowych), aby poznać odczucia Klientów.
Klient otrzymał od nas szybkie i prawidłowe rozliczenie usługi i co najważniejsze - po wszystkim czuł faktycznie, że z jego barków została częściowo zdjęta odpowiedzialność za organizację spotkania.
Zatem jeśli spoczywa na Tobie organizacja spotkania biznesowego (zebrania lub szkolenia) - zaufaj w nasze umiejętności i skontaktuj się z nami!
I daj się realnie odciążyć ➡ https://hotelkossak.pl/kontakt
