Koniec i początek roku sprzyja organizacji konferencji, warsztatów czy spotkań biznesowych. To czas podsumowań i szkoleń - wchodzenia w nowe.
W Hotelu Kossak pod koniec 2023 mieliśmy okazję zorganizować warsztaty biznesowe dla grupy inżynierów. Szkolenie zostało połączone z przerwą kawową i lunchem.
Znalezienie idealnego miejsca, które spełniałoby wszystkie wymagania zarówno logistyczne, jak i techniczne, było kluczowe dla sukcesu tego przedsięwzięcia. Sprawdź, jak poradziliśmy sobie z tym wyzwaniem.
Charakter wydarzenia: warsztaty dla inżynierów
Firma: producent urządzeń telekomunikacyjnych
Ilość osób: 25-28
Głównym wyzwaniem było zorganizowanie warsztatów na wysokim poziomie, które obejmowałyby nie tylko przestrzeń konferencyjną z projektorem, ale również ciągłą przerwę kawową trwającą 3,5-4 godziny i uroczysty lunch.
W grę wchodziły także dodatkowe usługi, takie jak parking dla gości, pomoc w układaniu sali i przenoszeniu sprzętu.
wynajem centrum konferencyjnego
przerwa kawowa na 3,5-4h
finger food
uroczysty lunch
parking
odpowiedni układ sali
materiały reklamowe (rollup, specjalnie wydane menu)
pomoc obsługi: pakowanie prezentów, montaż telewizora, rozłożenie gadżetów dla każdego z uczestników, przygotowanie recepcji bezpośrednio przed salą, wydruk dokumentów, kierowanie gości na parking
stała koordynacja wydarzenia
oficjalne przywitanie organizatora i uczestników.
Oczywiście - podjęliśmy się kompleksowej organizacji wydarzenia. Aby wszystko poszło jak należy, nasz zakres usług musiał obejmować:
Przygotowanie przestrzeni: sala konferencyjna została wyposażona w niezbędny sprzęt, w tym projektory i systemy audio, przy jednoczesnym zapewnieniu komfortu i funkcjonalności przestrzeni.
Serwis gastronomiczny: zapewniliśmy pełne i nieprzerwane wsparcie w formie przerw kawowych oraz specjalnie przygotowanego menu na lunch. Restauracja Cafe Oranżeria, położona na VII piętrze, zaoferowała uczestnikom warsztatów klimatyczny widok, co było istotnym elementem podnoszącym jakość spotkania.
Co więcej - każdy z uczestników, przed spożyciem lunchu, mógł degustować propozycje z menu. Natomiast w trakcie samego wydarzenia oprócz kawy czy herbaty pojawiły się też finger foody, który dodały koloru całości wydarzenia.
Logistyka i wsparcie techniczne: ponieważ nasz hotel nie posiada parkingu, zadbaliśmy o rezerwację okolicznych miejsc parkingowych. Nasz personel zatroszczył się o odpowiednią nawigację w tym kierunku - każdy z uczestników wiedział jak się poruszać na trasie hotel - parking.
Kolejno - odpowiednio (bo oficjalnie) przywitaliśmy gości. W końcu gościmy tak, jakbyśmy sami chcieli być ugoszczeni. Od samego wejścia każdy wiedział gdzie się udać, a przed samą salą konferencyjną ustawiliśmy specjalną recepcję, dzięki czemu każdy z uczestników mógł liczyć na natychmiastową pomoc (sala konferencyjna znajduje się na VI piętrze, a stała rejestracja na parterze, stąd też było to dużym ułatwieniem). Zajęliśmy się również kwestią prezentów i gadżetów dla uczestników - wszystko zostało zapakowane i ustawione według wytycznych organizatora.
Z kolei dział techniczny zapewnił pełne wsparcie na każdym etapie przygotowań - czy to w temacie organizacji sali czy technicznym przygotowaniu do warsztatów (podpięcia itp.). Pomogliśmy w montażu telewizora czy w wydrukowaniu dokumentów w czasie trwania wydarzenia.
Personalizacja i elastyczność: przez cały czas przygotowań, wykazaliśmy się dużą elastycznością w planowaniu wydarzenia. Za każdym razem staraliśmy się dostosować do potrzeb organizatora - od ustalenia godzin konferencji, przez układ i wyposażenie sali, po ostateczne potwierdzenie liczby uczestników.
Wzorowa współpraca - naszym bezpośrednim zlecającym była agencja eventowa, która była odpowiedzialna za znalezienie odpowiedniego miejsca dla klienta. Wspólnie zadbaliśmy o minimum formalności, a także o takie kwestie jak materiały reklamowe (rollup, opracowane graficznie menu). Dopilnowaliśmy o terminową dostawę przesyłki kurierskiej, a przez cały czas trwania współpracy z agencją - o dobre zgranie. Powodzenie tego wydarzenia rzutowało na nasz wspólny sukces.
Przez cały czas przygotowań dbaliśmy przede wszystkim o poczucie bezpieczeństwa naszego klienta. Dzięki profesjonalnej organizacji mogliśmy zapewnić szereg korzyści:
Pewność i spokój: wszystkie formalności zostały załatwione sprawnie, od podpisania umowy z firmą eventową, przez wpłatę zaliczki, po kompleksową obsługę dnia wydarzenia.
Wsparcie na każdym kroku: stała koordynacja wydarzenia, przygotowanie specjalnego menu i zapewnienie komfortu gościom, to tylko niektóre z elementów, które podkreślają kompleksowe podejście naszego hotelu do organizacji wydarzeń.
Elastyczność i dostosowanie do potrzeb: możliwość bieżącej modyfikacji rezerwacji, stały kontakt mailowy oraz rozliczenie pod pakiet konferencyjny VAT 23% pokazują, że nasz obiekt - Hotel Kossak jest elastyczny i otwarty na potrzeby klienta.
