menu
Rezerwuj
12 °C - Newsletter
12 °C 
Konferencja firmowa to jedno z najczęstszych wydarzeń branżowych. Niejednokrotnie to nie tylko czas szkoleń i przekazania sobie ważnych informacji, ale i powód do integracji. Jak więc rozpocząć planowanie konferencji, by sprostać wszystkim wymogom? Przede wszystkim rozpocząć od harmonogramu prac i ustalić najważniejsze założenia dla firmowego wydarzenia.
Organizacja konferencji to duża odpowiedzialność. Warto zastanowić się i dokładnie zaplanować czas wykonania określonych działań, aby w dniu konferencji wszystko było dopięte na ostatni guzik. Dobrym pomysłem jest przygotowanie na samym początku listy z harmonogramem wszystkich zadań niezbędnych do zrealizowania przed wydarzeniem. Dodatkowo, przez cały czas trwania przygotowań dobrze jest utrzymywać stały kontakt z prasą i nie zapomnieć o promocji wydarzenia w mediach społecznościowych.
1. Zdecyduj się na odpowiednią przestrzeń konferencyjną - wybór miejsca to zdecydowany numer jeden w trakcie organizacji konferencji. Pamiętaj, że kontaktując się z wybranymi obiektami konferencyjnymi, warto zaproponować kilka alternatywnych terminów organizacji wydarzenia (to zmniejsza prawdopodobieństwo odmowy operatora sali ze względu na wcześniejszą rezerwację). Po otrzymaniu informacji zwrotnych i wyborze najkorzystniejszej oferty najlepiej od razu umów się na podpisanie umowy (w ciągu najbliższego miesiąca).
WSKAZÓWKA
Jeśli organizator konferencji, oprócz sali, ma zapewnić pokoje dla gości konferencji oraz miejsce na kolację i catering, powinien on zająć się wyborem właściwego obiektu już około pół roku przed spotkaniem. Miejsca na największe i najważniejsze spotkania rezerwowane są nawet z rocznym wyprzedzeniem.
2. Ustal budżet wydarzenia.
3. Zaplanuj tworzenie materiałów promocyjnych, aby przyciągnąć uczestników (m.in. logotyp, zaproszenia dla uczestników, plakaty promujące event, banery, identyfikatory dla uczestników konferencji).
WSKAZÓWKA
Jeśli to duże wydarzenie przemyśl stworzenie profesjonalnej strony internetowej (dedykowany landing page z harmonogramem wydarzenia)
4. Stwórz listę potencjalnych mówców - a następnie wyślij do nich zaproszenia, podając temat konferencji biznesowej.
5. Uruchom system rejestracji - w tym celu sprawdza się wykorzystanie strony internetowej konferencji, na której dostępne będą pełne informacje o wydarzeniu (jego program, data i miejsce organizacji oraz cena wejściówek). Już na tym etapie powinno się też zaplanować wstępną aranżację sali (np. układ teatralny, szkoleniowy). Dlaczego? Ponieważ limit miejsc, zawsze idzie w parze z możliwościami obiektu konferencyjnego – to ile osób będzie mogło się zarejestrować, będzie wynikało wprost z wielkości sali, na której mają się odbywać panele dyskusyjne.
1. Stwórz bazę kontaktów - na dwie miesiące przed warto wiedzieć, jacy są potencjalni uczestnicy. Z takim wyprzedzeniem będą mieli szansę zaplanować swój kalendarz z uwzględnieniem swojego udziału w konferencji.
WSKAZÓWKA
Do osób, które nie zareagowały na zaproszenie, informację o zbliżającym się evencie można skierować raz jeszcze (np. w okresie miesiąca przed dniem organizacji eventu).
2. Ustal catering na czas konferencji (przerwa kawowa, lunch itd.).
3. Stwórz program konferencji na czas po zakończeniu oficjalnej części wydarzenia (np. zwiedzanie miasta, impreza integracyjna).
4. Wybierz sposób prezentacji podczas konferencji (druk lub online).
5. Zamów materiały promocyjne (papier, teczki, długopisy, drobne upominki dla gości)
6. Przygotuj ankiety podsumowujące - umożliwią one wszystkim gościom wydarzenia wyrażenie opinii o organizacji eventu.
1. Wydrukuj materiały promocyjne.
2. Przypomnij o wydarzeniu (mailowo lub telefonicznie).
3. Stwórz godzinowy program eventu (agenda).
4. Potwierdź ustalenia związane z wynajmem sali konferencyjnej, sprzętem audio-video, rezerwacją noclegów i cateringiem.
5. Przygotuj pakiety dla prasy (teczka z informacją prasową o wydarzeniu, pakiet informacji o partnerach wydarzenia), jeżeli w wydarzeniu uczestniczą przedstawiciele mediów.
6. Zweryfikuj jakość sprzętu i możliwości audio/video wynajętego miejsca, a w razie potrzeby zapewnij odpowiedni sprzęt (mikrofony, głośniki, ekrany, projektory) z zewnętrznego źródła.
WSKAZÓWKA
Sprawdź również dostęp do gniazdek elektrycznych dla prelegentów i uczestników.
7. Przygotuj miejsce rejestracji uczestników - a właściwie uzgodnij tę kwestię z operatorem wynajmowanego obiektu (warto wykorzystywać jego infrastrukturę i ustalić miejsce rejestracji w dobrze oznaczonym, specjalnie do tego przygotowanym miejscu).
No dobrze, wiesz już co wziąć pod uwagę przy organizacji konferencji. Jednak, żeby wydarzenie w pełni się udało, to pełniąc rolę organizatora konferencji, potrzebujesz pełnego wsparcia. Tak się składa, że w Hotelu Kossak do organizacji konferencji podchodzimy kompleksowo - od planowania, przez wdrażanie, aż po przejrzyste formalności.
Po pierwsze w Hotelu Kossak dysponujemy trzema salami (A, B, C), których układ możemy dowolnie modyfikować. Przy połączeniu wszystkich trzech sal możemy uzyskać powierzchnię nawet 140 m2, a do każdej z sal dopasować dogodny układ (teatr, wspólny stół, szkolny, układ u, układ e).
Poza salami A, B, C posiadamy również dwie nieco bardziej kameralne, idealne do spotkań biznesowych: Percheron i Apartament. Percheron posiada 70m2 i jest salą bardzo reprezentatywną, a Apartament liczy 21m2 i jest idealny do dyskretnych spotkań biznesowych.
Kolejnym ważnym aspektem jest pełne wyposażenie sal. Dbamy o to, by każdy event przebiegał bez zarzutów i w pełnym komforcie. To, co możemy zaproponować to:
Natomiast podczas trwania wydarzenia zapewniamy wsparcie techniczne i organizacyjne.
Będąc w temacie zapewniania uczestnikom komfortowych warunków konferencji, nie sposób nie wspomnieć o cateringu. W Hotelu Kossak przyjmuje on wiele postaci, a najpopularniejsze pozycje to: przerwa kawowa oraz lunch.
Jeśli jednak konferencja firmowa przyjmuje charakter nieco bardziej oficjalnego wydarzenia - możliwe jest również przeprowadzenie kolacji firmowej. Na dachu Hotelu Kossak znajduje się Restauracja Cafe Oranżeria z przepięknym widokiem na Wawel.
Na sam koniec warto wspomnieć, że to, co najbardziej wyróżnia Hotel Kossak to doskonałe położenie. Znajdujemy się 900 metrów od rynku głównego w Krakowie! Taka lokalizacja powoduje, że niejednokrotnie przy organizowaniu konferencji planujemy również czas poszkoleniowy. W jaki sposób? Dzięki zaufanej siatce kontaktów szykujemy wycieczki po malowniczym Krakowie.
Jednak jak zwiedzanie to i ... spanie! W końcu intensywny dzień szkoleń, a później emocjonujący wieczór potrafi powalić z nóg. W Hotelu Kossak dysponujemy wieloma, komfortowymi pokojami, które pomogą w regeneracji. A jeśli konferencja przyjmuje postać dwudniowej - to nie tylko nasze pokoje, ale i strefa SPA pozwoli w dalszym przyswajaniu ważnej wiedzy.